Finie l'époque où les comptables utilisaient des livres de grand livre et un crayon bien aiguisé pour enregistrer les écritures comptables. La comptabilité informatisée est devenue monnaie courante dans de nombreuses entreprises, des entreprises Fortune 100 aux entreprises solopreneur une personne.
En raison d’Internet et de la disponibilité des systèmes en ligne et des ordinateurs de bureau, le coût des logiciels de comptabilité a considérablement diminué, et certains fournisseurs proposent même des systèmes de comptabilité en ligne réduits sans frais. Bien que ces systèmes puissent comporter certaines limitations, telles que l'impossibilité de suivre les stocks, ils offrent généralement suffisamment de fonctionnalités pour les entreprises plus petites ou basées sur les services, telles que les sociétés de conseil et autres sociétés liées aux services.
Qu'est-ce qu'un système de comptabilité informatisé?
Un système comptable informatisé consiste en un logiciel conçu pour suivre toutes les transactions comptables de votre entreprise, dans le but de produire des résultats financiers pour les rapports mensuels, les états financiers annuels, les informations sur les déclarations fiscales et autres configurations de rapports utilisés pour analyser les opérations, l’efficacité et la rentabilité de votre entreprise.
Bien que les systèmes logiciels en ligne gratuits ou peu coûteux n'offrent pas une grande personnalisation à votre entreprise, les grandes entreprises utilisent souvent un progiciel de système de comptabilité informatisé qui a été installé sur ses serveurs centraux et mis à la disposition de plusieurs utilisateurs.
Ce type de logiciel de comptabilité informatisé à grande échelle est souvent très personnalisable. Les entreprises peuvent avoir le logiciel conçu pour prendre en charge plusieurs devises, des entités commerciales situées dans différentes parties du monde et des succursales de la société qui vend différents ensembles de produits. En outre, il peut être personnalisé pour produire un ensemble de rapports financiers qui calculent des indicateurs de performance clés spécifiquement adaptés aux critères de l’industrie et aux critères opérationnels de la société.
Qui utilise des systèmes de comptabilité informatisés?
Il semble que presque tout le monde des affaires peut utiliser un système de comptabilité informatisé de nos jours en raison de la diversité des solutions disponibles pour répondre aux besoins de pratiquement toutes les tailles et tous les types d'entreprises. Par exemple, un logiciel de comptabilité très populaire, Quickbooks, est utilisé depuis de nombreuses années par diverses entreprises, qu’elles soient petites ou moyennes. La société propose à la fois des versions en ligne et des versions de bureau de son logiciel, logiciel qui permet une personnalisation décente à un prix relativement économique.
Mise en place du système
Le travail nécessaire à la mise en place d’un logiciel de comptabilité informatisé varie en fonction de la taille et de la structure de votre entreprise. Par exemple, si vous travaillez en tant que consultant sans employés, vous pourrez peut-être commencer à utiliser immédiatement un logiciel de comptabilité en ligne pour enregistrer vos heures consacrées par client, stocker le nom et l'adresse de tous vos clients, générer des factures et enregistrer les données. paiements de vos clients.
Si vous autorisez les clients à payer dans les 30 jours, par exemple, un logiciel de comptabilité standard intègre le compte de comptes clients, ce qui vous permet d'enregistrer les transactions et de voir ensuite tous vos paiements impayés des clients, ainsi que la date vous avez émis la facture pour que vous puissiez voir l'âge de vos factures en attente.
Pour une entreprise aux opérations plus complexes, la plupart des logiciels vous permettent de concevoir un tableau des comptes avec des codes de compte et des catégories uniques pour votre entreprise et le type d'entreprise. Cela peut aider à garder les données organisées lorsque vous enregistrez des entrées pour certaines unités commerciales ou certains services, par exemple. Cela vous permettrait également de générer un ensemble d’états financiers ou de rapports permettant d’évaluer la rentabilité de votre entreprise par unité ou par département, en fonction de la conception de votre système.
Trésorerie par opposition à la comptabilité d'exercice dans le système
Vous pouvez enregistrer vos opérations comptables sur la base de la comptabilité de caisse ou de la comptabilité d'exercice dans la plupart des logiciels de comptabilité. En termes simples, la principale différence entre les systèmes de comptabilité de caisse et de comptabilité d'exercice réside dans la présence de comptes clients et de comptes fournisseurs. La comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice varient en fonction de la manière dont vous enregistrez le moment de vos encaissements provenant des ventes et de l'argent dépensé pour payer vos dépenses.
Lorsque vous payez des objets ou êtes payé en espèces, les ventes et les dépenses sont enregistrées en temps réel. Lorsque vous utilisez la comptabilité d'exercice, vous enregistrez les ventes lorsque vous les gagnez et les dépenses lorsque vous les effectuez, même si vous n'avez pas encore reçu le produit des ventes ou payé la dépense. Par exemple, dans un système de comptabilité d'exercice, vous créez une entrée chaque mois pour accumuler de l'argent pour une police d'assurance que vous devez payer à la fin de l'année. Vous enregistreriez cette entrée dans un compte d'actif appelé assurance prépayée. Vous enregistreriez la transaction comme si l'argent avait déjà été dépensé en réduisant le solde du compte de caisse de votre entreprise et en augmentant en conséquence le solde de votre compte d'assurance prépayé chaque mois.
Les déclarations de revenus sont-elles en espèces ou sur une base de régularisation?
Les bonnes raisons d'utiliser un logiciel de comptabilité incluent les fonctions de collecte de données et de reporting. Lorsque le temps des impôts arrive, le logiciel facilite beaucoup l’accumulation de vos données de revenus et de dépenses pour compléter avec précision et efficacité les déclarations de revenus fédérales et nationales de votre entreprise.
Les données comptables que vous utilisez pour remplir votre déclaration de revenus peuvent être basées sur la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice, en fonction de la taille de votre société et de la méthode de comptabilité que vous avez choisie. L'IRS a certaines règles qui vous aideront à décider si la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice convient le mieux à votre entreprise.
Par exemple, si votre entreprise génère moins de 1 million de dollars de revenus chaque année, vous pouvez utiliser la méthode de la comptabilité de caisse. Si vous avez des stocks, l'IRS vous oblige à utiliser spécifiquement la comptabilité d'exercice pour la partie des stocks de votre entreprise. À quelques exceptions près, si votre entreprise est une société C, l'IRS vous oblige à utiliser la comptabilité d'exercice pour que vous puissiez produire votre déclaration de revenus selon la méthode de la comptabilité d'exercice.
Lorsque votre entreprise remplira sa première déclaration de revenus, vous choisirez soit la méthode de la comptabilité de caisse, soit la méthode de la comptabilité d'exercice. L’IRS vous demande de choisir la méthode qui donne la vue la plus complète et la plus précise des revenus et des dépenses de votre entreprise. Vous devez également utiliser la même méthode d’une année à l’autre. Sinon, il devient très difficile si l'IRS doit comparer vos données actuelles à vos données historiques. Si vous décidez de changer de méthode de comptabilité, vous devez utiliser le formulaire IRS 3115 pour demander une autorisation.
Fonctionnalité du système
Un logiciel de comptabilité informatisé peut être simple, fournir les bases de la comptabilité, ou vous pouvez utiliser une solution logicielle complète qui offre non seulement une comptabilité, mais également une gestion des stocks, un suivi de la distribution, une fabrication et des travaux en cours, une gestion de la relation client, gestion du temps et des projets et plus encore.
En raison de l'évolution constante des logiciels, les progiciels de comptabilité peuvent effectuer davantage de tâches transactionnelles quotidiennes et vous permettre de faire d'autres tâches à valeur ajoutée dans votre entreprise.
Réfléchissez bien à la façon dont vous envisagez la croissance de votre entreprise et assurez-vous que votre logiciel de comptabilité est évolutif, ce qui signifie qu'il peut accueillir des comptes supplémentaires, des unités commerciales supplémentaires et peut gérer un plus grand nombre d'unités d'inventaire ou être lié à un code à barres tiers. logiciel, entre autres. Si vous exploitez un magasin de détail, par exemple, vous pouvez enregistrer automatiquement les transactions de votre caisse enregistreuse dans un logiciel de comptabilité en fonction du système choisi, en utilisant un lecteur de codes à barres et des étiquettes de produit codées pour saisir les informations dans votre système.
Logiciel de comptabilité
L'utilisation d'un logiciel de comptabilité offre à votre entreprise plusieurs avantages. Tout d’abord, la structure et la discipline d’un système comptable informatisé permettent à votre entreprise de produire des états financiers précis. Cela est particulièrement important si votre société doit les fournir pour des utilisations externes telles que le financement bancaire ou si vous devez présenter vos états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR).
Un logiciel de comptabilité peut vous faire gagner du temps, surtout si vous souhaitez créer un budget ou une prévision. Il vous suffit de générer un rapport de vos données historiques et de le projeter avec quelques ajustements pour produire votre budget ou vos prévisions pour l’année suivante.
Vous pouvez également rationaliser et améliorer l'efficacité de votre processus comptable global, notamment si vous pouvez former plusieurs employés administratifs pour les aider à effectuer certaines des tâches de comptabilité les plus courantes, telles que la saisie de factures dans votre système de paiement, par exemple.
Lorsque vous générez des factures d'entreprise, votre logiciel de comptabilité ajoute automatiquement les montants au solde des comptes clients de votre entreprise. Toutes ces fonctionnalités qui fonctionnent ensemble dans le même logiciel de comptabilité réduisent les erreurs et vous aident à ne laisser aucune transaction glisser entre les mailles du filet.
Contre de logiciel
Il existe quelques inconvénients à l’utilisation de systèmes comptables informatisés, bien qu’ils aient toujours plus de sens que de conserver vos livres avec un grand livre et un crayon. Une fois que vous avez compris les inconvénients potentiels, vous pouvez prendre des mesures pour vous assurer que ces problèmes ne deviennent pas un problème pour votre entreprise. Les systèmes comptables peuvent être complexes et quelque peu difficiles à utiliser par le personnel. Un progiciel de comptabilité nue peut s'avérer juste si vous ou votre personnel n'avez ni la volonté ni l'obligation de comprendre les nuances et les détails de la comptabilité.
Si vous avez une entreprise plus établie ou une structure complexe comprenant des stocks, des travaux en cours, plusieurs entités commerciales et des transactions intersociétés, par exemple, votre société aura besoin d'un système comptable beaucoup plus complexe et de ressources plus formées. personnel pour le gérer.
Vous pouvez avoir des coûts en cours pour un système de comptabilité. Si vous choisissez la version en ligne de Quickbooks par exemple, vous aurez des frais mensuels courants. Les packages logiciels plus volumineux, en particulier ceux installés sur le serveur de votre entreprise, facturent souvent des licences. Par exemple, supposons que votre entreprise compte 10 personnes qui doivent accéder à votre système de comptabilité. Le fournisseur de logiciel peut vous facturer des frais uniques, annuels ou mensuels pour chaque licence d’utilisateur, en plus du coût de base de l’achat du logiciel.
Comme avec n'importe quel logiciel, les développeurs améliorent et mettent à jour constamment le logiciel afin qu'il puisse évoluer avec les changements informatiques ou les changements sur le terrain. Pour cette raison, attendez-vous à des temps d'arrêt occasionnels, en particulier si vous utilisez un logiciel en ligne, et faites des sauvegardes de données régulières un élément important de votre système de comptabilité.
Faites vos recherches lorsque vous sélectionnez le bon logiciel de comptabilité informatisé pour votre entreprise. Ce n'est pas amusant de faire tout le travail pour mettre en œuvre le logiciel et charger vos données, mais seulement après un an ou deux, le logiciel que vous avez choisi a trop peu de fonctionnalités et ne peut pas accueillir votre entreprise en pleine croissance, ou a trop de fonctionnalités superflues. cela le rend plus compliqué que nécessaire.
Le service client est un autre élément crucial. Choisissez donc une entreprise qui peut vous fournir un support de préférence 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et une personne en direct avec laquelle vous pouvez parler plutôt que simplement une base de connaissances en ligne. N'oubliez pas non plus que si vous utilisez un système de comptabilité basé sur un nuage, des informations financières sensibles risquent d'être exposées à des pirates informatiques en ligne. Prenez donc des mesures pour sécuriser la connexion Internet et les données de votre entreprise.
Mise à niveau du système
Si vous avez démarré votre entreprise en utilisant un logiciel de comptabilité simplifié, voire un système de comptabilité manuelle, vous pourrez éventuellement décider de mettre à niveau votre comptabilité informatisée pour amener votre entreprise au niveau supérieur. Pour faciliter la transition et préparer votre entreprise au succès en comptabilité, il est utile de faire quelques travaux préparatoires avant de procéder à la transition vers un nouveau progiciel de comptabilité.
Commencez par nettoyer vos données historiques, car si vous disposez d'informations comptables contenant des entrées incorrectes, mal codées ou incomplètes, ces erreurs seront répercutées sur votre nouveau système et rendront plus difficile l'intégrité des livres comptables.
Passez à votre nouveau système à la fin de l’année ou au moins à la fin du trimestre, afin que vous puissiez avoir une date limite propre. Cela vous aidera à l'avenir lorsque vous devrez revenir sur certaines transactions historiques. Recherchez ensuite les erreurs éventuelles dans le plan comptable de votre société et ajoutez-en de nouveaux si nécessaire. Examinez votre liste de clients, votre liste de fournisseurs, votre liste d’employés et toute autre liste contenue dans votre logiciel de comptabilité qui pourrait inclure des comptes anciens non utilisés ou des entrées en double.
Demandez à votre comptable d’auditer chaque compte du grand livre général sur le solde de vérification de votre entreprise pour vérifier que le solde du compte est réellement exact. Votre nouveau système pourrait ne pas être en mesure de prendre en charge les détails de ces transactions, ce qui signifie que si vous reportez un solde de compte contenant des erreurs, le nouveau système ne contiendra aucune information permettant de résoudre les erreurs ou les inexactitudes. Enfin, consultez votre comptable ou votre CPA pour savoir s'il peut examiner la configuration de votre système et recommander toute modification susceptible de rationaliser ou d'accroître l'efficacité de votre processus de comptabilité.
