Les organismes de bienfaisance ont l'avantage de demander aux partisans de faire la fête dans un but précis. Organiser une collecte de fonds pour un cocktail favorise la prise de conscience et amasse des fonds en même temps. Du petit bar à l’argent au gala de l’année, planifiez votre soirée de financement pour réussir.
À thème ou non à thème
Les cocktails de bienfaisance sont de toutes formes et de toutes tailles. Collaborez avec votre personnel et vos bénévoles pour définir une vision claire de ce que sera la vôtre. Les événements à thème peuvent être aussi simples que la cravate noire ou complexes comme une boule de mascarade. Les collectes de fonds organisées dans les bars peuvent comprendre des dégustations de vin, des échantillons de bière, des toasts au champagne ou des panés complets. Un cocktail de vacances pourrait être une cravate noire avec des chapeaux de père Noël. Un gala sur le thème de l’été pourrait intégrer un concept de fête du thé Mad Hatter. Votre concept détermine le type de nourriture, de boisson et de divertissement que vous souhaitez offrir, afin que vous puissiez identifier les sponsors à suivre.
Demander des dons
Le cœur de la collecte de fonds est la demande. Selon votre type de cocktail de collecte de fonds, vous voudrez demander des dons de nourriture, de boissons, de divertissements et de publicité. Si vous souhaitez boire de la bière et du vin, assurez-vous de demander aux brasseries et aux vinificateurs locaux de s’associer à l’événement en y servant des échantillons. Contactez les musiciens pour qu'ils donnent des performances. Les restaurants locaux donnent parfois des échantillons lors d’un cocktail en tant que partie don et partie marketing pour leur entreprise. Adressez-vous aux médias et aux sites Web pour voir s’ils envisageraient d’être un sponsor de la marque de l’événement en échange de l’aider à le faire connaître. Selon les lois sur les boissons alcoolisées de votre région, les distributeurs d’alcool ont parfois des promotions leur permettant également de faire des dons. Demandez à tout le monde et demandez grand. Si vous êtes rejeté, remerciez le donateur potentiel pour son temps et passez au prochain donateur potentiel.
Réservation d'un lieu
Si votre organisation ou organisme de bienfaisance ne dispose pas d'un espace approprié pour la tenue d'un cocktail, vous devrez trouver un lieu. Faites une liste de vos endroits idéaux et demandez-leur s'ils peuvent vous accueillir. Demandez leur un don ou un tarif réduit. Des lieux uniques comme un jardin botanique, un bateau-mouche ou un théâtre communautaire aident à développer l'intérêt pour votre événement car ils proposent leur propre tirage. Les restaurants et les discothèques peuvent avoir des salles privées à votre disposition. De nombreux hôtels ont encore des salles de bal. Mais veillez à choisir le lieu qui convient le mieux au nombre de personnes que vous comptez recevoir.
Budgétisation et fixation des prix
Maintenant que vous avez fait don de biens et de services, vous pouvez déterminer le montant de vos dépenses supplémentaires en nourriture, boissons, décor et publicité. Une fois que vous avez une idée précise du coût de la nourriture, des boissons, du lieu de rendez-vous et des divertissements, déterminez combien vous allez dépenser en décorations et en publicité, y compris les coûts d'impression. Divisez le total de ces billets par le nombre de billets que vous êtes sûr de pouvoir vendre. Le nombre résultant est votre coût par personne présente. Si vous vendez des billets, vous voudrez peut-être doubler ce nombre afin de déterminer le prix du billet. Si vous ne faites que du cash-bar, ce chiffre pourrait bien correspondre au coût moyen de votre boisson. Prenez en compte le montant que vous souhaitez augmenter, réduisez votre budget partout où vous le pouvez et concentrez-vous sur la vente de votre événement.
Marketing et vente de billets
Si vous vendez des billets, demandez à votre personnel, à vos bénévoles et à vos sponsors d'aider toute personne à vendre des billets pour l'événement. Tirez parti de chaque option de calendrier communautaire gratuit en ligne et imprimée dans toute votre communauté. Contactez les médias et les sites Web de votre ville et demandez-leur de mentionner votre collecte de fonds. Donner des billets gratuits en promotion. Mettez des tracts et si cela est dans votre budget, faites de la publicité autant que vous le pouvez.
