Le succès ou l'échec d'une organisation dépend souvent de sa capacité à communiquer avec ses membres, selon le département des communications de la California State University. Les nouvelles technologies, associées à des publics diversifiés sur le plan culturel, ont accru l’importance des communications organisationnelles, mais ont également rendu le domaine plus complexe. Comprendre certains des obstacles communs peut améliorer la capacité de communication d'une organisation.
Structure défectueuse
Le public a besoin d'une structure pour comprendre un message et de nombreuses communications sont vouées à l'échec, faute d'une organisation adéquate, selon Lee Hopkins, qui a écrit plus de 130 articles sur la communication d'entreprise. La structure est essentielle, car sans introduction, corps et fermeture, le public aura du mal à retenir, rappeler et traiter les informations. Ces règles s’appliquent à toutes les communications, qu’il s’agisse des courriels ou des présentations publiques, et à des audiences de toutes tailles.
Hypothèses
Deux hypothèses de communication communes sonnent le désastre pour le succès d’une communication organisationnelle. On suppose que tous les membres de l'organisation ont la même base de connaissances que l'expéditeur du message. L’autre pense que l’information se répandra seule et avec précision après seulement un ou deux membres. Free Management Library, un guide en ligne d'articles sur le leadership, recommande aux gestionnaires de communiquer de manière proactive, réfléchie et stratégique avec ses membres. Parmi les recommandations spécifiques de la bibliothèque de gestion gratuite, citons la mise en place de réunions régulières entre les employés et les dirigeants, ainsi qu’entre différents départements. Il est également utile de donner aux employés des copies écrites des descriptions de travail, des manuels de l’employé et d’autres documents essentiels de la société.
Surdépendance de la technologie
Une trop grande dépendance à l'égard des nouvelles technologies telles que les SMS, Twitter ou d'autres sites Web de médias sociaux peut signifier que tous les membres de l'organisation ne comprennent pas littéralement le message. Par exemple, un blog accrocheur ne sera pas aussi utile pour les membres qui doivent effectuer une tâche sans accès à Internet. Jim Shaffer, auteur de "The Leadership Solution", recommande aux responsables des communications organisationnelles de revoir leurs plans afin de s’assurer qu’ils utilisent des méthodes fournissant les informations dont les clients et les employés ont besoin, au lieu de se fier à des formats à la mode ou attrayants.
Trop d'informations
Une autre erreur courante consiste à croire que l'ajout détail après détail d'une communication la rendra plus convaincante alors qu'en réalité, trop d'informations peuvent déstabiliser un public. La simplicité est la clé pour créer des communications organisationnelles qui restent avec un public. Que vous aimiez un produit, compreniez une idée ou possédiez une expérience dans une industrie, tenez-vous-en à deux ou trois points principaux au lieu de parler ou d'écrire sur tout ce que vous savez pour faire passer votre message.
Oublier les non-verbaux
Les responsables des communications organisationnelles doivent être attentifs aux signaux non verbaux qui peuvent améliorer un message préparé ou en altérer complètement le sens. Dans la culture occidentale, le contact visuel, la posture appropriée et les vêtements appropriés à la situation montrent que l'expéditeur du message est intéressé, respectueux, sincère et crédible, selon mindtools.com.
