Pour que la communication puisse avoir lieu, l’auditeur doit comprendre ce que veut dire l’expéditeur - un processus plus facile à dire qu’à faire. La communication est confuse par un certain nombre de problèmes, notamment l'utilisation abusive de mots et des messages non verbaux tels que le ton de la voix et l'expression du visage.
Le processus de communication complexe, multicouche et dynamique peut être efficace pour transmettre un message si l'expéditeur reconnaît les nombreux obstacles à la communication et prend des mesures pour les surmonter. Par exemple, l'expéditeur doit comprendre que l'interprétation d'un message par l'auditeur dépend de son cadre de référence personnel.
Reconnaître la perspective
Les auditeurs regardent toute discussion de leur cadre de référence personnel, qui inclut leurs priorités, leurs valeurs personnelles et culturelles et leurs antécédents éducatifs, professionnels et familiaux. Il appartient au locuteur de le reconnaître et de créer un message que le destinataire peut déchiffrer efficacement.
Évitez les stéréotypes de votre public
Il est nécessaire de prendre en compte le cadre de référence réel de l'auditeur, plutôt que ce que vous supposez qu'il est basé sur votre stéréotype. Le cadre de référence de chaque personne est unique. Par conséquent, supposer que l'auditeur reflète un stéréotype commun en raison de son âge, de son sexe ou de sa culture est inapproprié et problématique.
Sachez que les auditeurs peuvent recevoir un message différent
Lorsqu'un auditeur entend un message qui ne correspond pas à ses croyances et à ses suppositions personnelles, il aura du mal à le comprendre ou à prendre des mesures pour y répondre. Par conséquent, il est important qu'un orateur répétez le message fréquemment et reformulez-le si nécessaire.
Former une relation et ensuite communiquer
Si un auditeur ne connaît pas un locuteur ou n’a pas confiance en ses informations d’identité ou son expertise, il est susceptible d’ignorer le message ou de minimiser la probabilité que le message soit valide. C’est une bonne idée que l’orateur tente de nouer une relation avec un auditeur avant de tenter de le persuader de prendre des mesures.
Accepter que le jargon puisse être une communication négative
Les personnes qui ne connaissent pas ou n'utilisent pas de termes particuliers peuvent considérer que ces termes sont insultants ou croient que le locuteur tente de tromper. N'utilisez le jargon que lorsque vous êtes sûr qu'il sera bien compris par l'auditeur. Sinon, limitez votre discours à un langage concis et clair.
Chronométrez votre message de manière appropriée
Pour vous assurer de garder l’attention de l’auditeur, transmettez votre message quand il ya peu de chances que son attention soit interrompue par un autre bruit. Assurez-vous qu'elle fait attention pour maximiser la possibilité qu'elle conservera les informations.
Pratiquer la divulgation complète
Un auditoire peut être conscient du fait qu'un orateur dissimule certaines informations pour éviter de traiter les éventuels effets négatifs de leur partage. Fait assez souvent, retenir des informations détruit la confiance et endommage les relations. Il est préférable de parler honnêtement et de transmettre toutes les mauvaises nouvelles directement et de manière uniforme à tous les auditeurs, quel que soit leur rôle dans une organisation.
