Quels que soient les efforts que vous déployez pour les éviter, des barrières de communication se dresseront entre les employés, les gestionnaires et les clients. Un échec de la communication peut entraîner des retards inutiles, de la frustration et éventuellement une perte d'activité. La bonne nouvelle est qu'il existe des moyens de surmonter les obstacles à la communication pour que votre entreprise continue de fonctionner correctement.
Quels sont les obstacles à la communication dans les affaires?
Les obstacles à la communication peuvent être rencontrés partout dans le monde des affaires, de la hiérarchie moyenne aux relations externes. Des problèmes de communication surviennent au niveau organisationnel, par exemple lorsque les membres de l'équipe sont isolés ou individuellement, lorsqu'une personne interprète mal ou ignore ce qu'une autre personne dit. Elles peuvent provenir de trop de distractions au travail ou d’un manque de clarté au sujet d’un projet. Voici quelques exemples d’obstacles courants à la communication dans votre entreprise:
- Distraction. Si vous n'êtes pas présent dans une conversation, cela peut entraîner une mauvaise communication. Qu'il s'agisse d'interruptions multiples, de tâches multiples ou que vous vous précipitez à votre prochaine réunion, la distraction est un obstacle à la communication qui peut causer de nombreux problèmes. Il est également facile d'y remédier si vous apprenez à vous concentrer et à être présent dans le moment présent.
- Mauvaise gestion. Lorsque les employés n’apprécient pas leurs gestionnaires ou n’ont pas l’impression de pouvoir leur parler ouvertement, les canaux de communication sont rapidement fermés. Les gestionnaires qui ne donnent pas d’information, n’écoutent pas les problèmes, ne peuvent pas parler ouvertement des activités de la société ou ne posent pas de questions à leur personnel, ne créent pas d’obstacles à la communication.
- Manque de conversation. Bien sûr, le meilleur moyen de communiquer est d’avoir une conversation. De nos jours, cependant, les gens sont plus enclins à envoyer des textos ou des courriels lorsqu'ils ont un problème à discuter. Ce type de conversation unilatérale conduit souvent à des malentendus et à de la frustration inutiles et peut être une perte de temps. Un problème qui peut être traité en face-à-face en une conversation directe de 15 minutes devient un échange de mots angoissant qui dure toute la journée et qui n’a pas de solution.
- Barrières physiques. Lorsque la direction s'isole à un autre étage du bâtiment que le reste de la population active ou que des équipes de travail sont affectées à des bureaux distincts, des barrières physiques sont créées qui entraînent une mauvaise communication.
- Différences de personnalité. Il y a de fortes chances que plusieurs types de personnalités flottent autour de votre entreprise. Il y a également de bonnes chances que certaines de ces personnalités ne se ressemblent pas et aient des styles de communication différents, ce qui peut donner lieu à des incompréhensions, à des stéréotypes et au silence.
- Manque de clarté. Lorsque vous traitez avec les parties prenantes, les clients et le personnel, il est important d’avoir des règles claires pour la société. Ne pas le faire si souvent crée de la confusion et de la frustration, ce qui pousse les gens à ne pas vouloir faire affaire avec vous.
Si vous prenez le temps d'évaluer votre lieu de travail pour savoir comment les gens communiquent, vous découvrirez probablement ceux-ci et d'autres exemples courants d'obstacles à la communication. Certains peuvent être résolus plus rapidement que d'autres, mais ils nécessitent tous une participation volontaire et de bonnes compétences en communication de la part de votre équipe.
Exemples d'obstacles à la communication
Tous les obstacles à la communication ne sont pas évidents. On dirait que vous conversez et que vous êtes productif, mais ce n’est que plus tard que vous réaliserez que rien n’a réellement été accompli. Voici comment une réunion d'équipe avec un responsable peut être criblée d'obstacles à la communication:
L’équipe rencontre le responsable à 10h00 pour passer en revue un prochain événement de réseautage. Les membres de l'équipe arrivent rapidement, mais le responsable a une conversation téléphonique. Tout le monde s'assied maladroitement dans la salle sans savoir quand la conversation se terminera ni quand la réunion commencera réellement.
Dix minutes plus tard, le responsable concentre son attention sur les personnes présentes dans la salle et demande un ordre du jour pour la réunion. Personne n'en a, alors quelqu'un se démène pour en écrire un rapidement. Ce faisant, le directeur est distrait par un autre appel téléphonique, qui l'oblige à quitter le bureau dans 15 minutes pour rencontrer quelqu'un en dehors du site. Cela aboutit à une réunion précipitée où les gens ne posent pas beaucoup de questions parce qu'ils veulent couvrir le plus de matériel possible dans le temps maintenant limité.
Une fois que la réunion est terminée et que tout le monde est de retour dans son bureau, l'équipe peut comprendre un certain nombre de choses: ils n'ont pas traité de points importants devant être discutés, ils se sont sentis bousculés et ignorés par le responsable tout en essayant de discuter de ce qu'ils avaient fait. et ils ne sont pas plus avancés dans leur planification de la prochaine activité de réseautage qu’ils ne l’étaient avant la réunion. Les obstacles à la communication ont entraîné une perte de temps et un manque de productivité pour toutes les personnes impliquées.
Les autres obstacles à la communication sont flagrants, comme le membre de l’équipe qui omet toujours votre échéance d’affectation sans vous donner de raison, ou le responsable qui syntonise et joue avec son téléphone à chaque fois que vous essayez d’entamer une conversation. Ce sont peut-être des lourdeurs administratives qui empêchent de nouvelles idées de se concrétiser ou le manque de socialisation au sein du bureau entre les travailleurs de différents niveaux de l’entreprise.
Problèmes de communication externe
Si vous travaillez dans une entreprise qui sert les clients, les communications externes sont tout aussi importantes. Par exemple, si vous n'indiquez pas clairement la durée des prix de vente, vous risquez de vous retrouver avec des clients en colère en leur demandant de ne payer que le prix de vente un mois plus tard. Si vous fournissez des informations sur le service clientèle sur votre site Web mais ne parvenez pas à contacter directement votre service clientèle, vous risquez de recevoir des plaintes du public sur vos pages de médias sociaux au lieu d'une plainte qui aurait pu être traitée rapidement et en privé.
Peu importe si les obstacles à la communication sont évidents ou subtils, ils ne font rien pour aider une entreprise à réussir. En fait, ils peuvent causer beaucoup plus de problèmes que prévu.
Chutes des obstacles à la communication
Vous pensez peut-être que vous n’avez pas besoin de consacrer du temps à la communication au sein de votre entreprise, mais l’ignorance des problèmes de communication a de nombreuses conséquences. Les obstacles à la communication entraînent la frustration des employés et des clients qui ne se sentent pas entendus. Lorsque cela se produit, le personnel devient moins motivé, ce qui entraîne un manque de productivité, de créativité et d'innovation. L'absence de communication efficace avec les clients et les clients peut même entraîner une perte d'activité.
Si les employés n’ont pas l’impression que ce qu’ils disent a de l’importance ou n’a aucun impact, ils peuvent tout à fait cesser de parler et ne pas communiquer lorsque quelque chose ne va pas ou si une date limite va être manquée. Cela se traduit par des inefficiences, des erreurs et une culture d'entreprise qui encourage l'isolement au lieu du travail d'équipe.
Lorsque les gens n’ont pas l’impression de disposer de voies de communication ouvertes, beaucoup s’arrêtent et ne font que passer à la vitesse supérieure. Ce n’est probablement pas ce que vous souhaitez dans votre entreprise. C’est pourquoi il est nécessaire de donner la priorité à une bonne communication entre votre personnel et en externe avec les clients, les fournisseurs et les clients.
Comment surmonter les obstacles à la communication
Le meilleur moyen de surmonter les obstacles à la communication est de les prévenir en premier lieu. Pour ce faire, définissez une politique clairement définie pour votre entreprise, qui encourage la communication. Cela peut être aussi simple que de fixer une brève réunion matinale pour traiter des problèmes et des projets ou une hiérarchie plus complexe qui définit les personnes à qui s'adresser en cas de problème. De cette façon, tout le monde sait qu’il a une chance de se faire entendre.
Cette politique de communication doit être écrite et révisée avec toutes les nouvelles recrues, ainsi que régulièrement revue et mise à jour afin de refléter les technologies actuelles et les pratiques de la société. Si nécessaire, une formation aux techniques de communication et à vos politiques de communication spécifiques peut être utile, en particulier pour ceux qui ne sont pas les meilleurs communicateurs.
Même lorsque les gens savent qu’ils ont un moyen de se faire entendre, il est toujours important que les employés participent activement à l’amélioration de la communication au sein de l’entreprise. Encouragez votre personnel à:
- Parlez en personne. Dans la mesure du possible, discutez en personne. De cette façon, il n’ya pas de confusion quant au ton ou au sens. Si tel est le cas, il peut être traité immédiatement, en éliminant les frustrations et les problèmes de communication. Encouragez le personnel à prendre le téléphone et à parler s’il ne peut se rencontrer en personne, surtout si le problème est compliqué. N'utilisez le courrier électronique et le texte qu'en dernier recours ou pour une question rapide.
- Limitez les distractions. Les conversations exigent à la fois parler et écouter. Assurez-vous de bien écouter en limitant les interruptions, en posant votre téléphone et en vous concentrant sur ce que dit l'autre personne. Cela aidera à surmonter les obstacles à la communication et à faire en sorte que la personne se sente entendue et valorisée. Les distractions doivent être limitées, que ce soit en personne ou au téléphone.
- Ayez une politique de porte ouverte. Encouragez une politique de porte ouverte afin que les gens sachent qu'ils peuvent parler aux responsables ou aux autres équipes chaque fois qu'ils en ont besoin. Cette politique devrait s’étendre aux parties prenantes et aux clients, qui doivent avoir l’impression de pouvoir contacter une personne appropriée de votre entreprise chaque fois qu’ils ont un problème ou une préoccupation.
- Créer des opportunités sociales. Les gens sont plus susceptibles de dialoguer avec des personnes qu'ils connaissent. La création d'opportunités sociales au sein de votre entreprise et la création d'événements de mise en réseau pour des clients externes peuvent aider les personnes à mieux se connaître et à ouvrir les lignes de communication. Une fois que les personnes se sont rencontrées et ont eu une conversation, elles se sentiront probablement plus à l'aise pour parler à l'avenir.
- Rester simple. Un autre obstacle commun à la communication est de faire bonne impression. Sois toi même. Abandonnez le jargon ou le vocabulaire formel en échange d'histoires personnelles et d'un langage clair et concis. Soyez amical, chaleureux et authentique. S'il s'agit d'une relation professionnelle, maintenez vos limites tout en restant sensible au problème.
- Soyez affirmant. Il est important de reconnaître les expériences des autres et de réagir en conséquence. Surveillez le langage corporel et les émotions et écoutez les mots échangés. Soyez respectueux des informations que vous recevez et des sentiments qui pourraient en découler. Posez des questions, soyez positif et fournissez des commentaires utiles et positifs lorsque vous le pouvez.
- Considérons la culture. Tenez compte des expressions, des gestes et des convictions religieuses et politiques associés à différentes cultures lorsque vous conversez afin que votre message ne soit pas mal interprété. Il est également important de vérifier les généralisations et les stéréotypes sur les groupes culturels avant de tirer des conclusions. La façon dont les gens pensent, réagissent et voient le monde peut varier considérablement en raison de la culture.
- Prioriser. Concentrez-vous uniquement sur les informations que vous souhaitez transmettre au lieu d'effectuer un vidage d'informations. Trop d’informations en même temps peuvent entraîner l’écoute de l’auditeur, ce qui entraîne de l’inaction. En ne présentant que des informations pertinentes, vous communiquez plus clairement ce qui est important et ce que le destinataire doit faire.
- Corrigez votre langage corporel. La communication ne vient pas seulement de mots. Cela vient aussi de votre corps. Comment vous asseoir et bouger lorsque vous conversez avec quelqu'un en dit souvent plus que les mots ne le peuvent jamais. Établir un contact visuel et utiliser des gestes non verbaux appropriés vont un long chemin. Évitez de paraître ennuyé, stressé ou distrait pour empêcher quelqu'un de vouloir vous parler.
Avec des politiques, des formations et des pratiques clairement définies, vous pouvez empêcher les obstacles à la communication de ralentir votre activité, ce qui augmentera l'efficacité.
