Lorsque vous louez au lieu de posséder des biens, vous faites la promesse de payer le loyer, les frais d’entretien et d’autres dépenses au propriétaire. L'argent que vous payez chaque mois ou trimestre s'appelle une charge de loyer. Cet argent est enregistré dans votre compte de résultat au cours du mois auquel se rapporte le loyer. Le loyer payé d'avance est le loyer que vous payez avant la date d'échéance. Il représente un paiement anticipé pour un avantage futur, vous l'enregistrez donc comme un atout pour l'entreprise.
Qu'est-ce que le loyer prépayé?
Lorsqu'une entreprise loue des locaux tels qu'un bureau, un magasin de détail ou un bâtiment d'usine, le loyer est généralement dû à l'avance pour le mois ou le trimestre couvert par le paiement du loyer. Par exemple, le loyer de juin peut être dû le 31 mai ou le 1 er juin. De nombreuses entreprises paient le loyer par chèque. Cela signifie qu'ils doivent être organisés et recevoir le chèque par la poste quelques jours avant la date d'échéance. Sinon, le locateur pourrait ne pas recevoir le chèque de loyer à temps et l’entreprise pourrait subir de graves conséquences commerciales telles que des intérêts, des frais de retard et un éventuel avis d’expulsion.
Le loyer prépayé est simplement le montant payé pour le loyer avant la période de location à laquelle il se rapporte. Lorsque vous écrivez un chèque en mai couvrant le loyer de juin, vous avez effectué un paiement de loyer prépayé. Certaines entreprises peuvent pré-payer le loyer de quelques jours chaque mois pour que le chèque de loyer parvienne à l’heure. D'autres choisissent de payer plusieurs mois de loyer à l'avance pour des raisons commerciales, par exemple, pour obtenir un rabais sur le loyer ou pour avoir l'assurance de savoir que le loyer est bien payé. Quelles que soient vos raisons, si vous ouvrez le chéquier avant l'échéance du loyer, vous payez le loyer.
Que sont les frais de location?
Les dépenses de loyer sont tous les coûts associés à la location d'un bien immobilier au cours d'une période de déclaration. Il comprend évidemment le loyer que vous payez chaque mois ou chaque trimestre, mais inclut également les autres frais nécessaires à l’utilisation d’un bien. Par exemple, vous pouvez débourser plus d’argent pour couvrir des dépenses telles que l’assurance, l’entretien, la réparation des parties communes du bâtiment et la sécurité.
Les frais de location sont des coûts fixes, par opposition aux coûts variables, ce qui signifie que vous devez les payer tous les mois ou tous les trimestres, quelle que soit la quantité de produit que vous fabriquez. Même si vous arrêtez vos opérations pendant un mois, vous devez toujours payer votre loyer et vos autres engagements de location. En tant que tel, les charges de loyer peuvent être une perte substantielle pour le résultat d’exploitation d’une entreprise.
Quelles sont les différences entre les loyers payés d'avance et les frais de location?
En termes simples, la différence est simple: une charge de loyer est le montant que vous devez payer en vertu d'un contrat de location et un loyer payé d'avance correspond à toute dépense de loyer que vous payez avant la date d'échéance. En termes comptables, les choses se compliquent un peu.
Les frais de location entrent généralement dans la catégorie des frais de vente, des frais généraux et des frais d’administration qui figurent dans le compte de résultat. Les autres frais de vente, dépenses administratives et autres frais généraux comprennent des dépenses aussi diverses que les salaires, les fournitures de bureau, les assurances et les litiges. Les dépenses de location sont classées dans les frais de vente, dépenses administratives et autres frais généraux, car une entreprise utilise ses biens immobiliers pour fonctionner et gagner de l'argent.
Les entreprises de fabrication peuvent traiter leurs dépenses de loyer légèrement différemment. Il est beaucoup plus courant pour ces entreprises d’inclure les frais de location dans les frais généraux d’usine. En effet, le loyer des locaux d’usine est lié à la production: sans une usine, il n’y aurait pas de produit. Les loyers non liés à la production, tels que les bureaux, sont facturés à SG & A. Au bout du compte, peu importe la catégorie dans laquelle la dépense de loyer apparaît - l’effet final est le même.
Quel est l'effet final? Chaque fois que vous accumulez une dépense de loyer, vous créditez le compte de caisse et débitez la dépense de loyer / le compte de frais généraux. Dans le compte de résultat, les frais de vente, dépenses administratives et autres frais généraux sont classés en tant que produits et figurent dans le même bloc que les autres frais, tels que l’amortissement et le coût des produits vendus. Le total des revenus moins le coût des biens vendus donne votre bénéfice brut. La marge brute, moins les dépenses d’exploitation - S & D - correspond au bénéfice d’exploitation. Le revenu d’exploitation mesure le montant de vos revenus qui deviendra éventuellement un profit après que les comptables ont déduit des éléments comme des impôts. Ainsi, plus vos dépenses de loyer sont élevées, plus le revenu d’exploitation sera bas. Les dépenses de loyer ont un impact direct sur le montant des liquidités dans votre coffre-fort d'entreprise.
Pour comprendre comment le loyer payé d'avance correspond à cette analyse, vous devez savoir qu'une entrée de dépense de loyer indiquera le coût d'occupation de l'espace pendant la période indiquée dans le compte de résultat, même si le loyer n'a pas été payé dans cette période. Ainsi, si la société ABC prépare son compte de résultat pour le mois de juin et que son loyer s'élève à 5 000 dollars, alors ABC enregistrerait une charge de loyer de 5 000 dollars. La société fait la même entrée, qu’elle ait payé le loyer en juin ou en mai.
Pour remédier à cette anomalie temporelle, l’entreprise doit enregistrer le montant du loyer payé à l’avance qui n’a pas encore été consommé. Cela se fait dans la section Actif à court terme du bilan. Pour revenir à l'exemple ci-dessus, si ABC payait le loyer en mai, le paiement anticipé de 5 000 $ serait enregistré comme actif à court terme jusqu'à ce que le coût soit réellement engagé. Aux fins de la comptabilité, le loyer prépayé est un avantage dont l’entreprise n’a pas encore profité, mais dont elle jouira ultérieurement. C'est un atout pour l'entreprise.
Pourquoi les entreprises utilisent le loyer prépayé
Les entreprises utilisent principalement le loyer payé d'avance pour des raisons commerciales. L'une des clauses essentielles d'un bail commercial concerne la date d'échéance du paiement du loyer. Habituellement, le loyer annuel est dû en 12 paiements égaux quelle que soit la date spécifiée dans le contrat de location ou en quatre paiements égaux. Lorsque le loyer est payé tous les trimestres, le bail précisera les quatre dates de paiement du loyer, à savoir le 1er janvier, le 1er avril, le 1er juillet et le 1er octobre. Il n’ya pas de magie dans ces dates, elles sont tout simplement apparues par convention.
Ce que vous constaterez, cependant, c’est qu’il vous sera toujours demandé de payer un loyer un ou trois mois à l’avance, ce qui donne lieu à une situation de loyer prépayé. Les banques et les prêteurs hypothécaires insistent généralement pour que les propriétaires perçoivent les paiements de loyer avant le paiement de l'hypothèque pour la même période; il y a plus de chances que le versement hypothécaire soit couvert par les revenus locatifs. Vous aurez donc de la difficulté à trouver un propriétaire qui vous laissera payer le loyer en retard.
Dans certains cas, vous pouvez choisir de payer plus d’un loyer à l’avance. Par exemple, vous pouvez proposer de payer le loyer d'une année complète à l'avance pour sécuriser une propriété particulière lorsque la concurrence est féroce. Vous pouvez également accepter de payer quelques mois de loyer à l’avance en échange d’un autre édulcorant, par exemple 10% de réduction sur le loyer. Chaque entreprise aura ses propres facteurs commerciaux pour mettre une enveloppe d’argent sur la table.
La seule chose pour laquelle vous ne pouvez pas utiliser le loyer payé d’avance est d’obtenir des déductions fiscales supplémentaires. En règle générale, une entreprise demande une déduction l'année même où elle paie ses dépenses. Donc, si vous payiez une prime d'assurance de 2 000 $ en 2018, vous demanderiez la déduction en 2018. Maintenant, imaginez que vous ayez un contrat d'assurance pluriannuel à un taux de 2 000 $ par an. Si vous le souhaitez, vous pouvez payer les primes 2018 et 2019 en même temps et déduire le versement de 4 000 $ en 2018. Cela peut être avantageux en fonction de votre situation fiscale. Malheureusement, le loyer payé d'avance est une exception à la règle de déduction lorsque vous payez. Si vous payez 50 000 $ en juin pour un loyer d'une année, vous ne pouvez déduire que sept mois de ce loyer le 31 décembre.
Exemples de frais de location
Une caractéristique importante de la location commerciale est que le loyer reste rarement constant pendant toute la durée du bail. La plupart des entreprises signent des contrats de location d'une durée de cinq ou dix ans, prévoyant que le loyer augmentera chaque année, sous la forme d'une augmentation à pourcentage fixe ou en fonction de l'inflation. Plutôt que de prendre en compte les fluctuations des loyers, il est courant de répertorier les dépenses de loyer d'une entreprise comme un montant constant d'un mois à l'autre. C'est ce que l'on appelle la méthode de comptabilisation linéaire.
Par exemple, supposons que la société XYZ signe un contrat de location d'un an pour le 1er janvier. Le loyer est de 2 000 USD par mois pour les six premiers mois. Après cela, le loyer est de 2 500 $ par mois. En utilisant la méthode linéaire, XYZ calculera la moyenne du paiement du loyer pour toute la durée du bail. Dans cet exemple, le loyer est de six mois à 2 000 dollars et de six mois à 2 500 dollars ou un total de 27 000 dollars. Divisez ce montant par la durée du bail de 12 mois et vous obtenez un paiement moyen de 2 250 $ par mois. La société enregistre cette charge de loyer dans le compte de résultat mensuel.
Bien entendu, les chiffres relatifs aux loyers ne correspondent pas à la réalité. Au cours des six premiers mois, XYZ verse 250 $ de moins que la charge de loyer enregistrée chaque mois. Au cours du deuxième semestre, il paie 250 $ de plus. Pour rapprocher ces différences, la société doit utiliser un compte de charges de loyer différé.
Tout simplement, XYZ Company ajoutera 250 $ par mois au compte de charges de loyer reporté de janvier à juin, puis déduira 250 $ du compte de charges de loyer reporté de juillet à décembre. En décembre, le compte affichera un solde nul. L'utilisation du compte de charges de loyer reporté permet de s'assurer que la société XYZ enregistre les charges de loyer conformément aux règles linéaires, tout en enregistrant le loyer réel payé au compte de résultat.
Comptabilité des loyers payés d'avance
Le loyer payé d’avance est présenté comme un actif à court terme dans le bilan de la société. Chaque fois que la société verse un loyer à l'avance, elle doit débiter le compte d'avance de loyer du compte d'actif à court terme, puis inscrire simultanément une écriture de crédit sur le compte de caisse. Ainsi, si la société XYZ payait la totalité du loyer annuel de 27 000 dollars à l’avance, elle débiterait les actifs prépayés actuels de 27 000 dollars et les crédits en espèces de 27 000 dollars.
La société XYZ doit ensuite effectuer une écriture de correction pour comptabiliser la partie du loyer payée d'avance qu'elle utilise chaque mois. Pour ce faire, il transfère les charges payées d’avance dans le compte de résultat de la période au cours de laquelle la société utilise le loyer. Ainsi, à un moment donné au cours de chaque mois du bail de 12 mois, il comptabiliserait (débitera) une charge de loyer de 2 250 dollars et utiliserait (créditera) l'actif payé d'avance de ce même montant. Cela impute finalement le paiement anticipé aux dépenses.
En résumé, lorsqu’il s’agit de paiements anticipés de loyers, enregistrez le loyer payé d’avance en tant qu’actif dans le bilan jusqu’au mois au cours duquel il a été utilisé. Ensuite, vous facturerez des dépenses. Si vous oubliez de transférer le paiement anticipé dans le compte des charges de loyer dans le mois auquel se rapporte le loyer, vos états financiers surestimeront l'actif et sous-déclareront la dépense. Il est essentiel de garder une trace de la section des loyers prépayés du compte d'actifs courants et de mettre à jour la liste avant de fermer les livres à la fin de chaque mois.
