Les quatre composants de communication sont l’encodage, le décodage, le support de transmission et le retour. L'expéditeur d'un message de communication personnel ou professionnel le code et le transmet au destinataire via un ou plusieurs médias, qui le décode et répond en fournissant un retour d'informations. En affaires, des communications efficaces permettent de conclure des accords, permettent aux gestionnaires de motiver leurs employés et aident les entreprises à interagir avec leurs parties prenantes. Une mauvaise communication peut entraîner un moral bas, une perte de productivité et un manque de confiance.
Codage
Le premier composant de communication est le codage, qui consiste à traduire des idées et des concepts en symboles et en gestes. L'expéditeur commence par décider du message à transmettre. Les bonnes idées sont souvent perdues si le processus d’encodage est bâclé. Par exemple, des conversations confuses avec des faits non pertinents et une logique compliquée pourraient rendre impossible un dialogue clair et productif sur les faits, selon John P. Kotter, professeur à la Harvard Business School, et Lorne A. Whitehead, professeur à l'Université de la Colombie-Britannique. Les stratégies de communication trompeuses, telles que la peur, peuvent susciter de l'inquiétude face aux risques imaginaires, ce qui peut également détourner les gens d'une bonne idée. L'écrivain Business Theodore Kinni a écrit dans Harvard Business School Working Knowledge que le pouvoir des communications peut être maximisé en interprétant les faits et pas seulement en les récitant, et en utilisant les émotions et les symboles pour amplifier les messages et communiquer instantanément avec les employés.
Moyen
Le message codé est transmis via un support ou un canal. Les deux catégories de canaux d’affaires de base sont l’oral et l’écrit. Les communications orales peuvent être effectuées par téléphone ou en utilisant des technologies basées sur Internet telles que la téléconférence virtuelle et les diffusions Web. La communication écrite comprend des rapports et des mémos sur des supports traditionnels sur papier ou sur des supports électroniques. Les canaux oraux sont plus rapides car l'expéditeur et le destinataire peuvent utiliser des signaux verbaux et non verbaux pour transmettre des messages et fournir des réponses presque instantanément. C'est pourquoi les cadres voyagent partout dans le monde pour conclure des accords commerciaux, car il peut être difficile d'établir une relation personnelle et de créer une relation de confiance en utilisant des courriels et des réunions virtuelles.
Décodage
Le décodage est la tâche du destinataire du message. Cela implique d'interpréter les messages verbaux et non verbaux transmis par l'expéditeur. Pour une communication professionnelle réussie, les processus d’encodage et de décodage doivent être synchronisés. Cela nécessite une confiance entre le destinataire et l'expéditeur. Les différences culturelles jouent souvent un rôle dans l'instauration de cette confiance, notamment dans l'interprétation des communications non verbales. Par exemple, pointer du doigt est acceptable en Amérique du Nord mais considéré comme impoli dans de nombreuses régions d’Asie.
Retour d'information
Le retour d'information est la dernière étape du processus de communication au cours duquel le destinataire répond au message de l'expéditeur. Ce signal peut être verbal - par exemple, "Oui, je pense que c'est une excellente idée" - ou non verbal, comme un soupir ou une longue pause pour indiquer un désaccord. Le retour permet à l'expéditeur de prendre des mesures correctives en retransmettant ou en reformulant un message mal compris. Toutefois, les commentaires doivent être fournis rapidement, car les retards peuvent tuer des idées commerciales et entraîner des occasions d’affaires perdues.
