Lorsque vous organisez une réunion de club, vous communiquez avec tous les membres du club en même temps, planifiez les activités futures du club et prenez des décisions importantes. Pour bien organiser la réunion, vous devez être organisé et avoir un plan. L'animateur de la réunion maintient l'ordre pendant toute la réunion tout en abordant tous les sujets à l'ordre du jour de la réunion.
Préparez-vous à l'avance. Décidez quels sont vos objectifs pour la réunion et formez un plan d’action spécifique pour les atteindre. Faites une liste des sujets que vous allez aborder et faites des copies de cette liste pour les distribuer aux membres du club.
Créez une atmosphère invitante. Servez des rafraîchissements avant la réunion et faites jouer de la musique douce lorsque les membres du club entrent dans la salle de réunion. Cela créera une atmosphère qui encourage les membres à se détendre et à socialiser avant le début de la réunion.
Commencez à l'heure. Faites une annonce cinq minutes avant de commencer. Au fur et à mesure que les membres du club trouvent des places, distribuez des copies de l’ordre du jour de la réunion. Cela permet aux membres du club de revoir l’ordre du jour avant de commencer.
Présentez les nouveaux membres du club. Les sessions de brise-glace sont le meilleur moyen de présenter les nouveaux membres. Demandez-leur d'indiquer où ils ont grandi, où ils sont allés à l'école et pourquoi ils ont décidé de devenir membres de votre club.
Examiner les procès-verbaux de la réunion précédente. Cela rappelle aux membres du club les actions entreprises lors de la dernière réunion et donne aux nouveaux membres une meilleure compréhension des sujets de la réunion.
Restez sur la tâche. Suivez toujours l'ordre du jour de la réunion. Si quelqu'un souhaite discuter d'un sujet qui ne figure pas à votre ordre du jour, notez-le sur une feuille séparée et abordez-le lors de la prochaine réunion.
Prévoyez du temps pour les questions et les réponses. Les membres du club auront probablement des questions, alors soyez prêt à y répondre. Demandez à ceux qui ont des questions de lever la main et d’appeler chaque membre individuellement. C’est également un bon moment pour encourager les membres du club à faire des suggestions pour les réunions futures.
Terminez à l'heure. Avoir une heure de fin spécifique aide à garder le facilitateur sur la bonne voie. Si les membres du club ont d'autres questions ou préoccupations, invitez-les à vous parler après la levée de la réunion.
