Une entreprise se constitue en déposant un document de formation conformément à la loi en vigueur, généralement auprès du bureau du secrétaire d’État où l’entreprise souhaite s’installer. Ce document de constitution est appelé «statuts constitutifs» dans la plupart des États, mais il est également connu sous le nom de «certificat de constitution en personne morale» ou de «charte» dans certains États ayant l'habitude d'utiliser une terminologie différente. L’entreprise est considérée comme incorporée à partir du moment où le bureau de l’État accepte le dépôt et appose le sceau ou le cachet de l’État sur le document, conférant l’autorité nécessaire pour exercer ses activités dans cet État. La marque de l’État sur les statuts constitue la preuve officielle de la constitution, indiquant la date exacte à laquelle l’État a accepté le dépôt et la société a été créée en tant qu’entité reconnue.L'État maintient le registre des dépôts et fournit des copies certifiées conformes et des certificats sur demande afin de garantir au public que la société est enregistrée auprès de l'État et qu'elle est en règle.
Récépissé de dépôt
Lors du dépôt des statuts de constitution auprès de l'État, l'entreprise recevra un accusé de réception par la poste. À moins que les commandes commerciales (et payent) une copie certifiée conforme des articles au moment du dépôt des documents, le reçu peut être le seul envoi renvoyé par l'État pour vérifier que le dépôt a été accepté. Ce récépissé doit être conservé dans les archives de l’entreprise. Dans de nombreux cas, le fait de brandir le récépissé de dépôt original avec une copie simple (non certifiée) des statuts constitue une preuve suffisante de la constitution en société, ce qui évite de payer des copies certifiées conformes des statuts chaque fois que la société doit fournir des documents officiels..
Copie des statuts
Les statuts sont un document public. Tous les États gèrent une base de données d'images des dépôts et la plupart des États rendent cette base de données disponible sur Internet. Tout membre du public peut accéder à la base de données et, si la fonctionnalité est disponible, télécharger une copie des statuts constitutifs déposés auprès de l'État (sinon, une personne peut appeler le bureau de l'État pour en commander une copie).
Ce téléchargement aura la marque d'état et une page de garde indiquant la date d'enregistrement de la société, mais il ne s'agira que d'une copie. Cette version, ainsi que le récépissé de dépôt, peuvent constituer une preuve suffisante de constitution en société pour ouvrir un compte bancaire, mais ne suffiront probablement pas pour satisfaire aux exigences de diligence raisonnable pour une demande de prêt. La meilleure solution consiste à avoir au moins une copie certifiée conforme des statuts dans le registre des sociétés.
Une demande de copie certifiée est facilement faite au moment du dépôt moyennant le paiement d’une taxe supplémentaire et entraîne le retour du récépissé du dépôt et une copie des articles avec un cachet national ou un sceau en relief. Une copie certifiée conforme des articles peut également être obtenue à tout moment après le dépôt en présentant une demande écrite et en payant la taxe.
Certificat d'incorporation
Quelques États (comme le Missouri, le Nouveau-Mexique et la Géorgie) délivrent ce qu'ils appellent un "certificat de constitution" une fois qu'une entreprise a déposé ses statuts. Dans certains cas, des frais sont facturés au moment du dépôt pour produire le certificat. Dans ces États, lorsqu'une preuve de constitution en société est demandée, un certificat de constitution original est la seule preuve acceptable. Si une entreprise a une copie estampillée ou certifiée conforme des articles mais pas de certificat, elle rencontrera probablement des problèmes. L'entreprise peut demander à l'État d'obtenir un duplicata du certificat moyennant le paiement d'une redevance.
Certificat de bonne réputation
Un certificat de bonne réputation est une autre preuve de constitution acceptable qui peut remplacer une copie certifiée conforme des statuts. Il s'agit d'un document émis par l'État qui vérifie qu'une entreprise est enregistrée auprès de l'État à une date donnée et est actuellement active et à jour pour tous les dépôts d'état requis. Ce certificat est également placé sous scellés. Il peut être commandé à tout moment auprès de l'État, généralement moyennant le paiement d'une taxe.
Faire des affaires
L'État contrôle la constitution en société et est la seule entité qui peut établir définitivement quand une société est enregistrée auprès de l'État et si elle est actuellement autorisée à faire des affaires. Toutefois, il n’est pas nécessaire que les statuts constitutifs soient mis à jour avec les informations les plus récentes concernant qui contrôle la société et si elle fonctionne conformément au plan. Souvent, lorsque la preuve d’incorporation est demandée, le sens est élargi pour inclure la fourniture d’une preuve de propriété, d’une preuve d’opération, d’une preuve d’adresse ou d’une preuve du signataire autorisé.
Ainsi, alors que des articles certifiés ou un certificat de membre en règle constituent une preuve technique de la constitution en société, une entreprise peut également être invitée à fournir une copie de ses règlements, des procès-verbaux des réunions du conseil, une résolution d'entreprise autorisant une action spécifique ou une facture de service public. établir l'adresse, ou d'autres choses qui vérifient son autorité et son intention de faire des affaires dans l'état.
