Les entreprises, organisations ou universités souhaitant organiser des téléconférences régulières doivent disposer du matériel informatique adéquat leur permettant de gérer le nombre de participants attendu à chaque fois. Lorsque vous achetez ou louez le matériel nécessaire, vous devez également sécuriser le logiciel approprié et les licences correspondantes pour que le matériel de téléconférence fonctionne correctement. Un personnel informatique interne est en mesure de gérer la configuration requise. Les organisations dépourvues de personnel informatique peuvent faire appel à un consultant pour l'assister dans la configuration.
Serveur / processeur
Toute configuration de téléconférence fiable nécessite d’abord un ou plusieurs serveurs fiables et hautes performances. Le processeur doit être rapide, supérieur à 3 MGhz, avec une RAM d'au moins 1 Go et une interface Ethernet d'au moins 100 Mo, pouvant accueillir de 50 à 100 appelants. Si des participants appellent depuis plusieurs sites, tels que leurs propres bureaux distants, leurs propres serveurs ou équipements téléphoniques peuvent gérer leur propre extrémité de la téléconférence. Toutefois, si vous configurez des fonctionnalités de téléconférence sur plusieurs sites d'entreprise ou campus universitaires, vous souhaiterez peut-être installer des serveurs fiables sur tous les sites où des personnes participeront à la conférence. Ces serveurs ne doivent pas nécessairement être aussi grands que le bureau principal ou le campus hébergeant la téléconférence, sauf s’il y aura un grand nombre de participants à chaque emplacement.
Connexion Internet
Pour organiser efficacement des téléconférences ou participer à des téléconférences, vous avez besoin d'une connectivité Internet haut débit d'au moins 10 Mbits / s pour chaque tranche de 50 appelants que vous prévoyez d'avoir participé à un appel donné. Les grandes entreprises, universités ou organisations peuvent le faire avec leur propre réseau local à haut débit; Cependant, pour la plupart des entreprises, le moyen le plus économique de réaliser cela consiste à louer un serveur pour gérer cette connectivité via une installation de colocalisation.
Matériel de voix sur IP
Vous pouvez héberger les téléconférences les plus réussies via une connexion voix sur IP (VoIP), réalisée avec un serveur VoIP. Ce matériel est disponible auprès de votre fournisseur Internet ou de votre entreprise de fournisseur de matériel technologique. Il n'est pas essentiel que chaque personne appelant à la téléconférence dispose de son propre matériel VoIP sur ses sites. Là encore, le matériel et les logiciels VoIP doivent être installés sur tous les campus d’une entreprise ou d’une université si la téléconférence est mise en place pour une organisation à plusieurs établissements comptant de nombreux participants sur chaque site.
Composants du système sonore
Selon la configuration de votre téléconférence, vous aurez peut-être besoin d'un système audio avec haut-parleurs. Si vous organisez une téléconférence avec des groupes de personnes dans différents lieux et que plusieurs personnes se trouveront dans chaque salle, vous devrez disposer d'un système de sonorisation pour chaque lieu afin que tous les participants puissent entendre. Un système audio efficace pour une téléconférence comprendra un port MIDI avec synthétiseur commandé par MIDI, des entrées audio analogiques et numériques, un mélangeur audio à faible bruit (contrôlable par logiciel) et des haut-parleurs.
Casques (facultatif)
Pour les téléconférences dans lesquelles chaque participant se trouve dans un emplacement distinct sur son propre ordinateur, chaque participant qui participera à la conférence aura besoin d'un casque avec microphone intégré et de fonctions de sourdine pour bloquer le bruit ambiant jusqu'à ce que quelqu'un soit prêt à parler. Pour les participants qui écoutent seulement la téléconférence, un casque standard fera l'affaire.
