Que vous ayez une petite ou une grande entreprise, il est important de stocker et de gérer correctement les documents créés au cours de votre activité. Ceux-ci peuvent inclure n'importe quoi, des fichiers numériques et des déclarations de revenus aux contrats et rapports de projet. C'est là qu'intervient la gestion des documents et des enregistrements. Ses principaux objectifs sont de traiter les informations enregistrées, d'améliorer les processus de travail généraux et de récupérer plus rapidement les données. Il existe plusieurs types de systèmes de gestion des enregistrements, chacun présentant des caractéristiques distinctes.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des documents?
Les factures ou les reçus d’entreprise manquants, les documents mal classés et les fichiers corrompus sont autant de plaintes courantes des propriétaires d’entreprise. Entre 2005 et 2018, plus de 22 millions d’enregistrements ont été exposés aux États-Unis à la suite de violations de données. De plus, les employés passent la moitié de leur temps à rechercher des informations relatives à l'activité de leur entreprise. Plus de 26% affirment que la gestion des données dans leurs organisations est quelque peu chaotique.
Les entreprises grandes et petites sont tenues de conserver leurs archives pendant un certain temps. Les relevés bancaires et les relevés de carte de crédit, par exemple, doivent être conservés dans un endroit sûr pendant au moins sept ans. Il en va de même pour les documents de préparation des déclarations de revenus. Les relevés de compte de placement, les chèques annulés et les talons de chèque de paie doivent être conservés pendant au moins un an.
Et si ces documents sont perdus ou endommagés? Imaginez que vous allumez votre ordinateur pour vous rendre compte qu'il a été piraté. Si votre immeuble de bureaux prend feu, tous vos fichiers risquent d'être perdus pour toujours. Bien sûr, vous pouvez toujours conserver les copies dans un emplacement différent, mais cela nécessiterait plus d'espace et des coûts plus élevés.
Un système de gestion des enregistrements, également appelé système RMS, peut tout simplifier. Ce type de logiciel vous permet de stocker, de trouver et d’utiliser des documents officiels comme preuve de transactions, de paiements et d’autres opérations commerciales. Les derniers programmes de gestion des documents et des enregistrements comportent des fonctionnalités avancées telles que des outils de recherche, des fonctionnalités de numérisation, des outils de conservation et de classification, des fonctions de suivi de la conformité, etc.
La gestion des enregistrements garantit non seulement que vos fichiers seront facilement disponibles chaque fois que vous en avez besoin, mais elle peut également améliorer le flux de travail et la productivité au sein de votre organisation. Les employés pourront récupérer rapidement des données, traiter des informations, identifier le propriétaire de chaque série d'enregistrements et éliminer les données redondantes.
Logiciel de gestion des enregistrements en nuage
Avec un système de gestion des enregistrements basé sur le cloud, vous avez tous vos documents en un seul endroit. Cette solution de stockage numérique agit comme un entrepôt pour les fichiers au sein de votre organisation, vous permettant d'y accéder à tout moment, n'importe où. C'est particulièrement utile pour les entreprises avec des équipes distantes ainsi que pour celles ayant des bureaux dans plusieurs endroits.
Ce type de logiciel RMS protège vos fichiers et élimine le besoin de programmes supplémentaires pour effectuer des sauvegardes de routine. De plus, il permet aux utilisateurs d'attribuer des fichiers spécifiques à d'autres membres de l'équipe et d'envoyer des notifications en temps réel plutôt que d'envoyer des courriels. Les données étant stockées sur les serveurs de l'hôte, elles sont moins vulnérables aux cyberattaques.
Logiciel de gestion des enregistrements d'entreprise
Les grandes entreprises optent généralement pour un logiciel de gestion des enregistrements d'entreprise. Ces programmes ont des capacités avancées et peuvent stocker, organiser et traiter de grandes quantités de données. Avec un système RMS d'entreprise, il vous sera plus facile de gérer les enregistrements physiques et numériques, de suivre l'état et l'emplacement de chaque fichier et de transférer vos données des systèmes hérités vers le logiciel le plus récent.
Pour de meilleurs résultats, choisissez un programme doté de contrôles d'accès sécurisés, d'une indexation des données en temps réel et de mécanismes de gestion de l'élimination. Un système RMS d'entreprise fiable vous permet de mettre des enregistrements en attente, d'effectuer des recherches en texte intégral et d'importer des enregistrements physiques et numériques dans n'importe quel format, à partir de n'importe quelle source. Ces fonctionnalités peuvent rationaliser les opérations de votre entreprise et conduire à une meilleure prise de décision.
Ces types de logiciels de gestion des enregistrements peuvent être subdivisés en plusieurs autres catégories. Les systèmes de gestion de contenu, les systèmes de gestion de documents et les systèmes d’imagerie numérique ne sont que quelques exemples parmi d’autres. Le choix dépend des besoins et du budget de votre entreprise.
