La méthodologie 5S est dérivée d'un système japonais visant à ramener de l'ordre et de l'organisation sur le lieu de travail. La raison d'être de la méthodologie 5S est qu'un lieu de travail est plus efficace lorsqu'il est organisé et lorsque ces normes d'organisation sont respectées. Par conséquent, appliquer la méthodologie 5S signifie trouver des moyens efficaces de trier (seiri), de mettre de l’ordre (seiton), de briller (seiso), de normaliser (seiketsu) et de maintenir (shitsuke) des pratiques bien ordonnées sur le lieu de travail. La créativité et la participation des employés sur le lieu de travail sont importantes pour la mise en œuvre de ce système.
Faites un tri sur le lieu de travail pour retirer les objets inutiles, tels que les papiers et les machines. Passez en revue, puis supprimez toutes les applications ou tous les processus qui vous font perdre du temps, tels que les logiciels complexes ou une machine à imprimer redondante. Conservez les informations, processus, logiciels, machines et éléments nécessaires au poste de travail.
Configurez le poste de travail en ordre en mettant en place des systèmes de stockage appropriés. Placez les articles plus gros et plus lourds sur le sol et fixez les armoires et les bacs de rangement pour ranger les articles plus petits. Demandez l'aide d'un professionnel en informatique ou d'un fournisseur pour créer des systèmes de documentation en ligne et de stockage d'informations plus simples. Étiquetez les espaces de stockage, tels que les armoires, pour faciliter l'identification et la récupération des informations et des éléments.
Faites briller le lieu de travail en nettoyant régulièrement les postes de travail avant qu'ils ne deviennent trop sales. Attribuez les tâches d’entretien ménager en créant un journal dans lequel chaque personne s’engage dans une tâche qui contribuera à la propreté du lieu de travail. Configurez des canaux de communication simples en créant des tableaux d’affichage ou en utilisant des stick-ons pour organiser les tâches.
Standardisez les modifications apportées en créant des politiques et des directives sur les meilleures pratiques. Incluez les employés sur le lieu de travail lors du brainstorming et écrivez les étapes spécifiques qui seront entreprises pour déterminer ce qui est nécessaire, et comment stocker efficacement les objets et les informations, et comment garder le lieu propre. Affichez ces directives sur un tableau d’affichage visible par tous.
Soutenir la nouvelle culture de l'ordre et de l'organisation. Récompenser ceux qui contribuent de manière significative aux meilleures pratiques établies et ceux qui développent de nouvelles méthodes d’application de la méthodologie.
Conseils
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Les nouveaux employés sur le lieu de travail doivent recevoir une orientation sur le système organisationnel du lieu de travail. Sinon, les nouveaux employés risquent de ne pas comprendre la méthodologie des 5S sur votre lieu de travail et ainsi de perturber (involontairement) le système lui-même.
