Un mémorandum d’affaires, ou mémo, est l’un des moyens les plus simples d’informer vos collègues et les membres du personnel d’une réunion à venir. Un avis de convocation efficace fournira les informations de base de la réunion de manière claire, concise et professionnelle.
Information pertinente
- Suivre un format général en quatre points pour la rubrique, qui devrait inclure À, De, Rendez-vous amoureux et Assujettir dans la circulaire relative à votre réunion du personnel _._ Le champ «À» devrait inclure toutes les personnes invitées à la réunion. “De” indiquera votre nom et le titre du poste. Datez l'avis le jour où il est distribué. Écrivez le sujet de la note dans le champ «Objet», par exemple «Réunion des gestionnaires le 15 août 2019».
- Énoncer le but de la réunion dans le paragraphe d'introduction avec toutes les informations de base pertinentes, y compris l'heure et le lieu. Par exemple, «Le but de la réunion est de discuter du plan d’intéressement des employés révisé. La réunion commencera à 15 heures. dans la salle de conférence principale et dure une heure. Tous les gestionnaires et superviseurs sont tenus d’assister à la réunion. "
- Fournir un résumé de ce qui sera couvert pendant la réunion dans le corps du mémo. Tenir le brief d'information, si possible; laissez les détails à discuter lors de la réunion. Par exemple, «à la suite de vos commentaires, la société déploiera le nouveau plan d'intéressement des employés le 1er septembre 2019. Le nouveau plan récompensera les équipes de vente, plutôt que les seules personnes qui atteignent leurs objectifs mensuels et trimestriels. Nous reconnaissons les avantages des équipes de vente travaillant en équipe et espérons favoriser cette tendance par des incitations financières. ”
Conseils
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Toutes les informations contenues dans la notification doivent être pertinentes pour la réunion. Évitez d'inclure des informations relatives à des problèmes liés à l'entreprise qui ne seront pas abordés lors de la réunion.
Avant la réunion
- Informer les destinataires des avis s’ils doivent se préparer de quelque manière que ce soit ou lisez les documents avant d'assister à la réunion. Voici un exemple: «Vous recevrez par e-mail le format et les politiques du plan d’incitation révisé d’ici la fin de la journée. Veuillez revoir les documents à l'avance pour être prêt à discuter du contenu et demander des éclaircissements là où c'est nécessaire. ”
- Indiquez aux invités quand l'ordre du jour de la réunion sera distribué. Par exemple: "Je distribuerai l’ordre du jour par courrier électronique au moins 24 heures avant la réunion. Veuillez examiner l’ordre du jour dès sa réception."
- Demandez aux invités de vous informer immédiatement s'ils ne peuvent pas assister à la réunion.afin que vous puissiez planifier un moment pour examiner les informations avec eux. Même si vous envoyez une note de réunion obligatoire, certains employés ou invités peuvent être en vacances ou hors de la ville pour un voyage professionnel.
Conseils
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Informez les invités si vous êtes prêt à répondre à l’avance aux questions sur le sujet de la réunion ou si toutes les précisions doivent être traitées lors de la réunion. Indiquez un numéro de téléphone ou une adresse électronique si vous souhaitez répondre aux questions à l'avance.
