En affaires, de nombreux fournisseurs accordent à leurs clients un type de crédit appelé comptes créditeurs, qui leur permet de payer un produit ou un service après sa réception. Les "factures fournisseurs" désignent des documents qui enregistrent les montants dus à des fournisseurs pour des biens destinés à une entreprise. Lorsqu'une facture est reçue mais non payée, elle est considérée comme une facture avec des comptes fournisseurs. Une fois la facture payée, elle est retirée du fichier et enregistrée en tant que dépense.
Utilisations pour les factures fournisseurs
Les factures fournisseurs sont utilisées pour enregistrer et suivre les montants financiers dus aux fournisseurs pour des fournitures et services spécifiques. La facture est placée dans un fichier "comptes créditeurs" indiquant que la créance est due et est supprimée du fichier lorsque le montant a été payé. Souvent, les entreprises enregistrent les transactions dans leurs grands livres une fois la facture établie. En affaires, les factures fournisseurs sont utilisées pour les dettes à court terme qui sont payées une fois le produit ou le service reçu. Les dettes à long terme telles que les marges de crédit, les hypothèques immobilières et les contrats de location de véhicules sont classées et comptabilisées différemment.
Factures comptes fournisseurs dans le ménage
Les ménages utilisent des factures et des fichiers de comptes fournisseurs pour les factures des ménages. À la maison, un fichier de comptes fournisseurs serait mis de côté et toutes les factures mensuelles à payer manuellement seraient placées dans ce fichier en tant que factures de comptes fournisseurs. Les factures seraient ensuite classées dans les écritures annuelles de la famille une fois payées. Les factures des comptes fournisseurs à domicile sont des factures telles que les factures d’entreprise électrique, les factures de téléphone, les factures de télévision et d’Internet, les abonnements à des journaux et d’autres coûts mensuels. Garder une trace des factures telles que les factures des compagnies d'électricité, des factures de téléphone, de télévision et Internet, des abonnements à des journaux et d'autres factures mensuelles payées manuellement.
Informations à rechercher dans les factures des comptes fournisseurs
Lors de la réception d'une facture de comptes fournisseurs, il est préférable de vérifier toutes les données de la facture en s'assurant de son exactitude. Vérifiez toutes les informations par rapport aux produits ou services reçus de la société qui a émis la facture. Les informations à rechercher incluent; le numéro de la facture, la date de création de la facture, la date de facturation, les destinataires de la facture, les produits ou services inclus dans la facture, la quantité et les coûts de ces produits ou services, le type et les frais d’expédition, où les produits ou services ont été expédiés, le paiement du compte doit être envoyé à, votre numéro de client, le sous-total et les taxes incluses dans la facture, ainsi que les informations du fournisseur.
Conseils pour les fichiers de comptes fournisseurs
Développez un système de réception et d’archivage des factures et enregistrez la méthode à enseigner à tous les employés. Pour les entreprises, il est essentiel que tous les documents et dossiers soient cohérents. Disposer d'un manuel décrivant comment recevoir et archiver les documents associés aux factures des comptes fournisseurs aide les employés à recevoir correctement vos produits, à effectuer les paiements et à archiver correctement les documents à chaque fois. Demandez à un "vérificateur de faits" de vérifier les documents comptables avant de les finaliser dans vos fichiers. Cela permet de s’assurer que rien n’est oublié lorsque vous êtes facturé et vous évite de payer pour des articles que vous n’avez pas reçus. Numérisez toutes les factures de comptes fournisseurs dans une base de données électronique séparée de votre ordinateur. Rangez les documents et faites référence à la copie électronique à l'avenir, contribuant ainsi à préserver l'original et à réduire la paperasserie qui encombrerait votre espace de bureau.
