Le papier à en-tête de la société est utilisé pour la quasi-totalité de la correspondance d’un bureau. Le papier à en-tête offre une apparence professionnelle et est également informatif. En-tête de lettre affiche généralement l’adresse postale de la société, son numéro de téléphone et toute autre information de contact dans l’en-tête ou le pied de page de la lettre. Les autres sociétés et clients potentiels recevront les lettres imprimées sur du papier à en-tête. Il est donc important de savoir comment configurer correctement une lettre commerciale sur le papier à en-tête de la société.
Articles dont vous aurez besoin
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Logiciel de traitement de texte
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Règle
Changer les marges de votre document. Il est plus que probable que votre lieu de travail dispose d’un logiciel de traitement de texte tel que Microsoft Word permettant de taper des lettres. Les marges prédéfinies dans Word seront probablement différentes de celles du papier à en-tête de votre société. Modifiez les marges pour correspondre à votre en-tête en allant dans le menu "Fichier" et en cliquant sur "Mise en page". Augmentez ou diminuez les marges supérieure et inférieure pour permettre le motif préimprimé sur le papier à en-tête.
Aligner à gauche votre lettre. La correspondance commerciale doit être alignée à gauche, ce qui signifie que toutes les parties de votre lettre doivent commencer par la même marge sur le côté gauche de la page. Vous pouvez "justifier" la lettre, ce qui la met en ligne des deux côtés. Mais justifier un bloc de texte laisse souvent de grands espaces entre les mots et les lettres de chaque ligne.
Laissez six espaces entre l'en-tête et la date. Appuyez simplement sur "Entrée" six fois et tapez la première ligne de votre lettre, qui devrait être la date à laquelle vous écrivez la lettre.
Appuyez sur "Entrée" deux fois entre la date et le nom et l'adresse postale du destinataire. Vous devez inclure un titre, tel que M. ou Mme, et suivre le nom du destinataire avec son titre commercial, tel que PDG. Sous le nom, tapez l'adresse postale complète.
Utilisez un nom officiel et deux points pour saluer le destinataire. Dans une lettre informelle, vous tapez «Cher Henry» en guise de salutation. tapez «Cher M. Adams:» dans une lettre officielle.
Appuyez sur "Entrée" deux fois et écrivez le corps de votre lettre. La lettre entière doit être à simple interligne, y compris le corps. Ne pas indenter vos paragraphes. Il suffit de mettre un seul espace entre eux. Espace deux fois à la fin du corps de la lettre aussi.
Fermez et signez la lettre. Dans une lettre professionnelle, vous devez utiliser une clôture formelle, telle que "Sincèrement" suivie d'une virgule. Appuyez sur "Entrée" quatre fois après la fermeture et tapez votre nom. Une fois que la lettre est imprimée sur du papier à en-tête de la société, signez-la dans l’espace situé entre le nom de fermeture et votre nom.
