Que vous soyez une nouvelle organisation à but non lucratif qui cherche à changer le monde ou un petit groupe qui tente de collecter des fonds pour l'uniforme des bandes d'école, accepter et traiter les dons en espèces peuvent être délicats. Les collecteurs de fonds bien intentionnés n’ont pas besoin de faire grand-chose pour se mettre sérieusement à l’eau avec l’IRS; utilisez donc les astuces de ce guide pour gagner du temps et des efforts en établissant des pratiques financières strictes. Découvrez comment traiter les dons en espèces, ouvrir un compte courant et utiliser Internet pour gérer les dons en espèces afin que votre groupe puisse aider les autres plutôt que d'expliquer de manière répétée comment ses efforts sont garantis.
Ouvrez un compte bancaire au nom de votre organisation ou de votre cause. Cela nécessite généralement de la documentation. Amenez donc votre charte, vos règlements administratifs, vos statuts constitutifs et d’autres types de documents pouvant servir de preuve de la mission et des principes de votre organisation.
Mandatez deux personnes pour toutes les transactions en espèces avec votre compte bancaire. Cette "double signature requise" ne coûte plus rien à mettre en œuvre, mais elle rassure aussi bien les donateurs que les membres du fait que votre organisation est en pleine expansion.
Rédigez un "formulaire de don en argent" standard et demandez à chaque donateur d'en remplir un chaque fois qu'une contribution est faite. Ce formulaire doit inclure le nom du donateur, l'adresse et les autres coordonnées, un lieu pour le montant en espèces, la date et indiquer également les conditions dans lesquelles le don - en tout ou en partie - est admissible en tant que déduction fiscale. Ajoutez une ligne pour la signature de la personne qui accepte le don.
Qualifiez chaque don en espèces pour vous assurer qu'il cadre bien avec la mission de votre organisation. Assurez-vous que votre contribution ne comporte aucune "condition" et qu'il n'y a pas de conflit d'intérêts ni de contrepartie implicite dans la contribution avant que votre groupe ne l'accepte.
Acceptez une méthode standard pour traiter les dons de boîtes de contributions. Utilisez ce que l’on appelle un système de comptage à deux mains, obligeant au moins deux membres du groupe à assister à chaque transaction de boîte de dons. Le contrôle physique de ces boîtes doit être rigoureusement surveillé. Conservez un registre détaillé des heures, des dates et des personnes comptant, transférant, déposant ou déplaçant de toute autre manière les fonds de la boîte de dons.
Fixez des limites de compte-rendu pour les dons en espèces afin de créer des contrôles légaux. Certains groupes exigent un consensus avant qu'un montant déterminé puisse être accepté (par exemple 1 000 USD) afin de garantir le suivi de certains intérêts particuliers pour le compte du groupe.
Pensez à utiliser un service tiers, tel que Paypal, pour traiter les cadeaux en espèces. Aucun site Web n'est requis (bien que de nombreux clubs trouvent qu'il est facile de se connecter à Paypal via un lien vers une page d'accueil) et les supporters peuvent faire des dons en toute sécurité depuis leur banque ou leur carte de crédit. Le parcours papier est complet et facile à utiliser. Paypal peut également configurer des abonnements mensuels automatiques pour les donateurs fréquents.
Configurez des feuilles de calcul Excel (ou un autre logiciel de base de données) pour suivre toutes les encaissements. Découpez des dons en espèces, des chèques, des transactions par carte de crédit, des produits Pay Pal et des recettes auxiliaires pour garder une trace de la provenance des liquidités du groupe pour les efforts de marketing futurs.
Travaillez avec un banquier ou un comptable si votre adhésion ne comprend pas un membre de l'équipe à l'aise avec les finances. Envoyez toujours une lettre de remerciement aux donateurs après la réception de leur don en argent. Ce contact supplémentaire, lorsqu'il est envoyé rapidement, rappelle au donateur sa contribution, en dit long sur la gratitude du groupe et ouvre la voie à de futurs appels à la campagne.
