Si vous exploitez une entreprise, il y a de fortes chances que vous ayez au moins un travailleur 1099. Les membres de ces équipes peuvent faire économiser de l’argent aux entreprises tout en leur offrant de la flexibilité. Leur popularité n’est donc pas surprenante. Malheureusement, il est souvent difficile de savoir qui devrait recevoir un 1099. La ligne de démarcation entre un employé et un entrepreneur indépendant est devenue de plus en plus maigre dans l'économie du spectacle, mais si vous mal classifiez les travailleurs, vous risquez des pénalités et du potentiel de l'IRS. procès. En règle générale, toute entreprise de votre entreprise qui paie plus de 600 dollars et qui n'est pas un employé à temps plein devrait probablement recevoir un formulaire 1099, à quelques exceptions près.
Qui obtient a1099?
L'année d'imposition touche à sa fin et vous vous demandez si vous devez envoyer un formulaire 1099-MISC embêtant. Eh bien, la bonne nouvelle est qu’ils ne sont pas aussi compliqués à envoyer que vous le pensez - mais comment décidez-vous qui en recevra un? Vous devrez peut-être envoyer plus de 1099 messages que prévu.
Selon la Société pour la gestion des ressources humaines, vous devez déposer un 1099 pour tout entrepreneur qui a payé 600 $ ou plus. Cela comprend les espèces provenant des loyers, des prix, des récompenses et tout autre paiement de revenu. Si vous avez payé 599 $ ou moins à un consultant, ils doivent toujours payer leur juste part d'impôt. vous n'êtes simplement pas responsable de l'alerte de l'IRS.
Qu'en est-il des subventions ou des bourses? C'est un peu une zone grise. Bien que certaines universités classent 1099-MISC pour les boursiers et les boursiers, elles ne le font généralement que si l'argent n'a pas été donné pour les services rendus. En d'autres termes, c'était un prix. Même dans ce cas, l’IRS prétend que certains paiements de bourses d’études imposables n’ont pas à leur être signalés. Si l'argent provient de services rendus, comme une subvention pour effectuer des recherches, vous devez alors remplir un formulaire W-2.
Les redevances sont une chose totalement différente. Vous devez envoyer un 1099 à toute personne à qui vous avez versé au moins 10 $ sous forme de redevances ou de courtier au lieu de dividendes d'intérêts exonérés d'impôt. Vous ne savez pas si vous avez payé une redevance? Ce sont des paiements versés aux propriétaires légaux de propriétés, brevets, œuvres protégées, franchises et marques de commerce. Par exemple, le service de diffusion en continu Spotify verse des redevances à des auteurs-compositeurs indépendants pour chaque flux de leur chanson. Si l'étiquette détient les droits d'auteur de la chanson, elle la paye et l'étiquette recevra 1099 €. Les redevances peuvent également être payées pour les ressources naturelles. Dans l’industrie pétrolière et gazière, les entreprises versent des redevances aux propriétaires et leur envoient ensuite 1099 $ pour les ressources qu’elles extraient de leurs propriétés.
De plus, vous devrez envoyer un 1099 pour tout produit brut payé à un avocat, à condition que le montant soit supérieur à 600 $. Ce revenu est différent de ce que vous paieriez à un avocat pour ses services réguliers, par exemple son taux horaire de consultation ou de rédaction d'un contrat. C'est plus souvent ce que vous payeriez dans le cas d'un accord de règlement. Dans le cas tragique du décès d’un employé, vous devrez déclarer le salaire qu’il doit encore à sa succession avec un 1099.
L'IRS indique également que les entreprises devraient utiliser un 1099-MISC pour déclarer les "ventes directes d'au moins 5 000 dollars de produits de consommation destinés à la revente ailleurs que dans un établissement de vente au détail permanent" et à "toute personne à qui l'employeur a retenu l'impôt fédéral sur le revenu en vertu de la règles de retenue de sauvegarde."
Qui ne reçoit pas un 1099? Si vous remboursez un employé pour ses dépenses professionnelles, vous devriez le faire sur un W-2. En règle générale, vous évitez également d’utiliser un 1099 lorsque vous effectuez des paiements à d’autres sociétés, à des employés réels ou à des organisations exonérées d’impôt.
Étant donné que le choix de celui qui obtient un 1099 est complexe et peut aller à des choses aussi spécifiques que la déclaration des paiements en espèces pour le poisson et la vie aquatique, vous devriez consulter un comptable si vous n’êtes toujours pas sûr.
1099 contre W2
1099 et W2 sont deux formes d’impôt différentes. Vers la fin de l'année d'imposition, les entreprises remplissent un formulaire 1099-MISC pour les entrepreneurs indépendants et un W-2 pour les employés. Les travailleurs W-2 voient généralement leurs charges sociales automatiquement déduites et payées à l'IRS par l'intermédiaire de leur employeur, tandis que 1099 vendeurs sont tenus de payer leurs propres taxes, y compris une taxe supplémentaire sur le travail indépendant, sur une base trimestrielle.
Le formulaire qu'une personne reçoit au cours du processus d'intégration détermine si vous envoyez un 1099 ou un W-2 pour déclarer son revenu à la fin de l'année. Si vous embauchez un entrepreneur indépendant qui obtiendra un certificat 1099-MISC, il devra remplir un formulaire W-9 lors de son embauche. Cela leur demande leur numéro d'identification de contribuable ou leur numéro d'identification d'employeur. N'oubliez pas que les entrepreneurs indépendants sont considérés comme des entités commerciales et non comme des individus. Un formulaire W-4 devrait être remis aux nouveaux employés. Cela aide un employeur à savoir combien d’argent doit être retenu pour les impôts fédéraux. Les formulaires W-4 demandent un numéro de sécurité sociale parce que la personne est considérée comme une personne et non comme une entreprise.
Qu'est-ce qui détermine un fournisseur 1099?
La ligne de démarcation entre un vendeur 1099 et un employé est parfois très mince, et les grandes entreprises sont tombées dans le bain de bataille pour ne pas être en mesure de discerner la différence. Microsoft, qui a engagé des pigistes pour compléter son équipe centrale à la fin des années 80 et au début des années 90, est l’un des cas les plus importants. En tant que sous-traitants, ces nouveaux employés ne bénéficiaient pas d'avantages sociaux, y compris un plan d'entreprise 401 (k), des options d'achat d'actions à prix réduit et une assurance maladie, et Microsoft ne payait pas de taxe de sécurité sociale ni de salaire. Le seul problème était que Microsoft ne traitait pas ces employés comme 1099 travailleurs.
Les sous-traitants de Microsoft ont travaillé sur le site avec les employés réguliers de la société, remplissant les mêmes fonctions et travaillant aux mêmes heures. Finalement, l'IRS a vérifié les charges sociales de la société, a déterminé que les sous-traitants étaient des employés et contraint Microsoft à payer les arriérés de taxe et les heures supplémentaires. Microsoft a également perdu une plainte en justice de la part de travailleurs mal classés qui ont demandé à bénéficier de tous les avantages sociaux pour toute la durée de leur contrat. En gros, vous ne voulez pas finir comme Microsoft. Alors, comment faites-vous la différence? Cela a tout à voir avec qui contrôle le travail. Un ouvrier 1099 probablement:
- Fait leurs propres heures: Les employés sont disponibles pour un nombre défini d'heures régulières, tandis que les contractants indépendants ont généralement des horaires flexibles et ne peuvent être tenus responsables que pour des réunions organisées à l'avance et dans des délais convenus.
- Ne fonctionne pas dans votre bureau: Il peut y avoir des réunions sur site ou des travaux devant être effectués au bureau, mais un entrepreneur indépendant ne travaille généralement pas toute la journée pendant de longues périodes.
- A son propre équipement: Les entrepreneurs indépendants possédant leur propre entreprise, ils disposent de leur propre équipement. Si vous achetez un ordinateur portable ou un téléphone portable professionnel à un sous-traitant, vous constaterez qu'il s'agit bien d'un employé, du moins aux yeux de l'IRS.
- N'exécute pas des fonctions essentielles indéfiniment: 1099 travailleurs peuvent effectuer des tâches essentielles à la réussite de votre entreprise, mais ils ne remplissent généralement pas les fonctions essentielles de manière permanente. Par exemple, vous pouvez engager un entrepreneur pour concevoir le site Web de votre agence de publicité, mais pas un entrepreneur pour diriger votre équipe de vente.
- Fonctionne pour d'autres clients: C'est le plus facile à dire. Si vous vous attendez à ce qu'un fournisseur 1099 passe au moins 35 heures avec votre entreprise, il y a fort à parier qu'il n'a pas le temps avec d'autres clients. Dans ce cas, ils sont probablement mal classés et devraient être des employés.
Encore confus? Selon le New York Times, la plupart des employeurs ont tendance à mal classer les travailleurs lorsqu'ils embauchent quelqu'un pour un poste temporaire ou à temps partiel. Le nombre d'heures travaillées par une personne ne dicte pas si une personne est ou non un entrepreneur, mais bien qui le fait quand et comment. Si vous dictez où, quand et comment un employé doit travailler, ce sont probablement des employés. Par exemple, vous avez un projet dû à la fin du mois. Vous demanderiez à votre employé de venir au bureau de 9 heures à 17 heures. jusqu'à la fin du projet. Vous demanderez à votre contractant 1099 de définir son propre calendrier tant que le projet sera terminé à la fin du mois.
Si vous êtes toujours confus, il est préférable de parler à un consultant en ressources humaines ou à un avocat fiscaliste.
Un formulaire 1099 peut-il être écrit à la main?
Taper un formulaire 1099 est parfois une tâche fastidieuse, surtout si votre entreprise ne dispose pas d'Adobe Reader Pro, qui permet de modifier facilement et rapidement les fichiers PDF. Alors, que faites-vous une fois que vous avez téléchargé le 1099 à partir du site Web de l'IRS? La bonne nouvelle est que vous pouvez rédiger le formulaire à la main si vous envoyez moins de 250 lettres. Bien sûr, l'IRS exhorte les employeurs à classer leurs formulaires par voie électronique, car il utilise moins de ressources que le courrier postal. Si vous suivez cette voie, la saisie de votre formulaire est inévitable.
Si vous choisissez d'écrire à la main vos formulaires 1099, surveillez votre écriture. L'IRS recommande les caractères d'imprimerie (il ne faut pas confondre un "L" pour un "I") et encourage tout le monde à utiliser de l'encre noire. L'IRS utilise des machines pour lire les formulaires 1099. Si votre écriture est trop maladroite, des erreurs se produiront.
Pourquoi employer 1099 travailleurs
Vous vous demandez peut-être pourquoi votre entreprise choisirait d’engager un travailleur 1099 plutôt qu’un employé en premier lieu. Personne n'est meilleur qu'un autre, mais 1099 travailleurs peuvent offrir certains avantages aux entreprises en expansion ou aux opérations saisonnières.
En fin de compte, 1099 travailleurs finissent par épargner beaucoup d'argent aux entreprises. C'est pourquoi l'IRS a sévi contre les entreprises qui classaient leurs employés dans une mauvaise classification en tant que sous-traitants. Une entreprise n'a pas à offrir aux entrepreneurs des prestations de santé coûteuses et ne paie pas les taxes de chômage, les charges sociales, les accidents du travail et l'invalidité comme ils doivent le faire pour les employés W-2. Ils ne paient pas non plus les entrepreneurs pour les vacances et ne sont pas responsables du coût des congés de maladie et des pensions. On estime que les entrepreneurs peuvent faire économiser environ 30% à une entreprise par rapport à un employé régulier.
Au-delà de cela, les entrepreneurs offrent un meilleur rapport qualité-prix car ils ne sont soumis ni à des mandats au salaire minimum ni à des heures supplémentaires. Vous savez exactement ce que vous payez au début, peu importe la durée d'un projet. Bien sûr, il n’est pas très éthique de payer vos entrepreneurs moins que le minimum de l’État, surtout parce qu’ils doivent payer des taxes supplémentaires.
1099 employés n'équivalent pas seulement à des économies. Ils offrent aux entreprises une flexibilité et une productivité immédiate. Les entrepreneurs indépendants indépendants n'ont généralement pas besoin du même type de formation pratique que les employés. Ils sont déjà les maîtres de leur propre entreprise. Les entreprises choisissent souvent de faire appel à des sous-traitants, ce qui facilite le recrutement par rapport à la recherche individuelle d'un employé. Remplir un rôle est presque instantané.
Les entreprises choisissent également de faire appel à des entrepreneurs lorsqu’elles testent les eaux. Peut-être que vous ne savez pas s'il faut développer ou non. Peut-être êtes-vous trop prudent lorsque vous embauchez un employé à temps plein parce que vous avez déjà été brûlé. Les contractants ont un faible engagement et vous n'êtes pas obligé de renouveler le contrat une fois qu'il expire. Cette solution est idéale pour les entreprises confrontées à une demande saisonnière élevée ou à une croissance rapide dans un secteur instable.
