La gestion des voyages englobe une grande variété de services de voyages d’affaires pour les entreprises. Contrairement à une agence de voyage standard qui gère uniquement les réservations d’hôtels, de vols et de voyages au sol, les sociétés de gestion de voyages offrent aux entreprises des services de gestion complets couvrant tous les domaines, de la planification à la définition de la politique de voyages d’entreprise.
Intégration d'entreprise
Les sociétés de gestion de voyages collaborent souvent avec le service financier ou administratif d’une société pour fournir des services internes couvrant tous les aspects des voyages d’affaires de la société, notamment l’élaboration de la politique de la société et sa mise en œuvre. Les services peuvent également inclure l’audit des dépenses, l’identification des problèmes fiscaux, la planification des itinéraires et la logistique. En outre, ils peuvent conseiller les dirigeants sur les mises à jour et les changements affectant le secteur des voyages.
Partenariats stratégiques
Grâce à des partenariats stratégiques avec des fournisseurs privilégiés et à l’utilisation de logiciels et de technologies de pointe, les gestionnaires de voyages gèrent les négociations des fournisseurs dans le but de déterminer les remises et d’obtenir les meilleurs tarifs de voyage, y compris les forfaits d’hôtel, les repas, les taxis et les services de voiture pour les voyageurs d’affaires..
Connexions globales
Les sociétés de gestion de voyages ont souvent des succursales dans d'autres pays ou travaillent en partenariat avec d'autres sociétés internationales pour fournir des informations importantes aux voyageurs d'affaires internationaux. Ces informations peuvent comprendre les exigences en matière de passeport, les coutumes culturelles, la traduction, l'échange de devises, les lois internationales et les avertissements concernant la sécurité des voyageurs.
Services Tout Compris
En tant que service opérationnel au sein d'une entreprise, une société de gestion de voyages établit des profils de voyage et coordonne les informations sur les conférences, les itinéraires, les autorisations de voyage et les dépenses professionnelles autorisées. Elle peut également transmettre des données directement aux employés à l'aide de portails Web et s'intégrant à des logiciels courants tels que Microsoft Outlook. et Excel. La société peut également gérer les processus et les formulaires relatifs aux dépenses d’entreprise lors du retour des employés.
Planification et gestion financière
En plus de fournir des services de voyage, une société de gestion de voyages d’entreprise fournit des données complètes et des rapports continus sur les dépenses de voyages d’affaires afin d’aider les entreprises à examiner et à budgétiser les coûts de voyages d’entreprise. Ils conseillent également les dirigeants sur les meilleures pratiques et aident au développement d'initiatives futures et de politiques de voyage.
