Il n'y a pas de règles strictes pour écrire à plusieurs personnes, y compris un conseil d'administration, ce qui signifie que vous avez plusieurs options pour adresser votre lettre. En règle générale, vous rédigez une lettre lorsque le conseil est si grand qu'il devient difficile de vous adresser à chaque administrateur individuellement. Pour les plus petits conseils, vous pouvez écrire une lettre distincte pour chaque personne et utiliser la notation "copie conforme" pour faire référence aux autres destinataires.
Lorsque vous écrivez sur un grand tableau
Lorsque le conseil est composé de cinq personnes ou plus (ce nombre est indicatif et non pas une règle), il est courant de préparer une lettre adressée au conseil en tant que groupe et envoyée à la société qu’ils gouvernent. Voici un exemple:
Le Conseil d'administration
Société immobilière ABC
123 rue de la ville
San Francisco, Californie 94105
Vos salutations devraient se lire "Chers membres du conseil d’administration:" ou "Chers membres du conseil d’administration:" suivis de deux points et non d’une virgule. Si vous êtes le propriétaire de l'entreprise ou un autre membre du conseil, il est acceptable d'utiliser les salutations informelles "Cher conseil" ou "Cher tous:"
Utiliser un bloc de distribution
Étant donné que de nombreux conseils se réunissent rarement, peut-être une fois par mois environ, vous voudrez peut-être envoyer une copie de la lettre de groupe à chacun des membres du conseil à leur domicile ou à leur adresse professionnelle permanente. Cela garantit que votre lettre sera lue et pourra être traitée avant la prochaine réunion du conseil. Pour ce faire, écrivez un bloc de distribution à la fin de la lettre énumérant le nom et l'adresse de chaque membre du conseil. Imprimez plusieurs copies de la lettre et envoyez-en une copie à chaque personne figurant sur la liste de distribution.
Lorsque vous écrivez sur un petit tableau
Lorsque vous vous adressez à un conseil d'administration plus petit, par exemple à trois ou quatre administrateurs, vous devez nommer chaque destinataire. Votre bloc d'adresse ressemble maintenant à ceci:
Mme Robin Birch, présidente
M. Jack Haslam, directeur
Dr. Olivia Blower, directrice
Conseil d'administration de la société immobilière ABC
123 rue de la ville
San Francisco, Californie 94105
Votre message d'accueil doit ensuite répertorier les noms des administrateurs dans le même ordre que celui du bloc d'adresse: "Chères Mme Birch, M. Haslam et M. Blower:" Vous pouvez utiliser les prénoms si vous connaissez bien les destinataires et ceci est votre cas habituel. mode de communication. L'étiquette exige que vous envoyiez une lettre distincte à chaque personne. Imprimez et signez ainsi l'original de la lettre et de l'enveloppe pour chaque destinataire.
Utilisation de la notation CC
Lorsque les membres du conseil se trouvent à des adresses différentes, il est judicieux d’écrire une lettre distincte à chaque destinataire. Ici, vous devez utiliser la mention "copie de courtoisie" ou "copie conforme" pour indiquer à chaque destinataire qui a reçu la lettre. Pour ce faire, ajoutez les lettres "cc:" suivies des noms des autres destinataires au bas de la lettre, immédiatement en dessous de votre signature et de votre nom imprimé. Voici un exemple de formatage:
Mme Robin Birch, présidente
Conseil d'administration de la société immobilière ABC
123 rue de la ville
San Francisco, Californie 94105
Chère Mme Birch:
Lettre
Cordialement, votre nom
CC: M. Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
Vous adresseriez votre deuxième lettre à "M. Jack Haslam" et à "Mme Robin Birch et Mme Olivia Blower", etc. C'est une bonne idée de relire toutes vos copies pour vous assurer que vous avez bien indiqué le nom du destinataire et celui de la copie de courtoisie.
