La technologie informatique nous entraîne dans une ère de stockage électronique. Les entreprises de toutes sortes s’orientent vers le bureau sans papier afin de réduire les coûts et d’augmenter leur efficacité. Malgré l’importance croissante des données informatisées, une grande partie des activités exercées repose toujours sur le stockage de documents sur papier. La décision d'utiliser des fichiers latéraux ou verticaux dans un environnement de bureau dépend de nombreux facteurs.
Archivage historique
Au fil des ans, la nécessité de tenir des registres a augmenté avec la croissance démographique et la création de nouvelles entreprises. Des professions telles que le droit et la médecine exigent des enregistrements écrits complets et exacts des relations avec les clients. Les fabricants et les détaillants s'appuient sur les fichiers des clients pour diriger les ventes et enregistrer les achats. Dans le passé, le besoin de stockage de documents a créé des créneaux industriels pour les entreprises qui s'efforcent de répondre à divers besoins en matière de classement. Le stockage de documents sur le lieu de travail a évolué, passant de papiers empilés sur des étagères et dans des casiers à des systèmes de classement bien pensés disponibles chez de nombreux fabricants.
Systèmes de classement verticaux
Les classeurs verticaux sont les plus anciens des classeurs principaux les plus utilisés. Ils peuvent être construits en bois ou en métal et sont disponibles avec deux, quatre ou cinq tiroirs. Les classeurs à deux tiroirs sont produits pour correspondre aux hauteurs de bureau standard en termes de compatibilité de travail. Les classeurs verticaux à cinq tiroirs ont généralement une hauteur de 60 pouces et ne sont pas couramment utilisés dans les bureaux, car les tiroirs supérieurs sont trop hauts pour un accès facile. Ils sont utilisés dans les zones de stockage de masse où l'espace est limité. Les fichiers verticaux sont fournis dans deux tailles de tiroir de base pour accueillir des documents de format lettre et légal standard.
Systèmes de classement latéraux
Les classeurs latéraux offrent des avantages distincts par rapport aux classeurs verticaux. Ils peuvent contenir des documents de format lettre et légal. Les classeurs latéraux offrent généralement un tiers de plus de salle de classement que les tiroirs de classeurs verticaux. Comme ils sont disponibles en hauteur, ils servent à la fois de fichier et de crédence. Les deux tiroirs sont facilement accessibles en position assise. Lorsque le poste de travail requiert la disponibilité immédiate et répétée de certains fichiers, le fichier latéral est une solution de classement idéale. En raison de cette seule fonction, ils constituent le système de classement préféré des cadres et des professionnels.
Conseils de classement
Lorsque vous choisissez des classeurs pour votre entreprise, réfléchissez bien à la manière dont les fichiers seront utilisés et à quel personnel. Les représentants internes des ventes ou les membres du support technique ayant besoin d'un accès rapide aux documents seront mieux servis avec les systèmes de classement latéral. Il est préférable de consulter les professionnels du classement avant de s’engager à classer latéralement ou verticalement. Les grands fournisseurs d’équipement de bureau disposent d’un personnel qualifié pour recommander le type de classement le plus efficace pour une entreprise donnée. Ils proposeront des schémas de planification et de mise en page dans le cadre du processus de vente.
Options à considérer
Consultez plusieurs entreprises de fournitures de bureau lorsque vous envisagez d'utiliser un système de fichiers pour vous assurer de tirer le meilleur parti de votre argent. Envisagez des économies possibles en achetant des objets usagés chez des revendeurs ou lors de ventes aux enchères Si les finances sont serrées, examinez la possibilité de louer le matériel de classement nécessaire.
