Un rapport de dépenses est un rapport soumis à un client ou à un employeur qui détaille les dépenses qu'un employé ou un entrepreneur a payées lors de l'exécution d'une tâche pour le client ou l'employeur. Les notes de frais sont également tenues par les propriétaires d’entreprise aux fins fiscales.
Une fonction
Un rapport de dépenses documente les coûts liés à l'exécution d'une activité donnée, qui sont transférés à la personne, l'organisation ou la société pour le compte de laquelle l'activité a été réalisée. Normalement, un rapport de dépenses ne détaille que les dépenses que le préparateur aimerait être remboursé. Les reçus et les journaux sont normalement fournis à l'appui d'un rapport de dépenses pour vérifier que les dépenses ont été réellement engagées.
Usage
Un rapport de dépenses est souvent utilisé pour rembourser des entrepreneurs et des employés en s'assurant qu'ils se sont conformés à une politique de dépenses interne ainsi qu'aux règles de l'Internal Revenue Service concernant la déductibilité des dépenses de l'entreprise. Les notes de frais sont également conservées afin de fournir à l'IRS la preuve que certaines dépenses ont été engagées dans le cours des affaires.
Les dépenses les plus courantes pour lesquelles les employés sont remboursés sont les frais de déplacement, de repas et de divertissement.
Frais de voyage
Les billets d'avion, le kilométrage d'un véhicule personnel, les péages, les frais de location de voiture, les chambres d'hôtel, les repas pris sur la route, les pourboires payés aux employés des services hôteliers et les frais de stationnement à l'aéroport sont autant d'exemples des dépenses que de nombreux clients ou employeurs rembourseront si un rapport de dépenses les frais sont fournis.
Frais de repas et de divertissement
Inviter un client potentiel à déjeuner ou célébrer une promotion dans un bar avec un collègue sont deux exemples de frais de repas et de divertissements qu'un client ou un employeur peut rembourser lorsqu'il reçoit un rapport de dépenses. Avant le remboursement, l’employeur ou le client peut exiger des reçus indiquant les pourboires et autres frais de service.
Comptes de frais de carte de crédit
De nombreuses organisations et sociétés exigent que les employés paient leurs dépenses en utilisant une carte de crédit émise au nom de l'employé. L'employé est souvent personnellement responsable du paiement de la facture.
L’organisation ou la société obtiendra une copie de la facture et remboursera les dépenses indiquées sur cette facture de carte de crédit uniquement lorsque des pièces justificatives telles que des reçus, des registres et des justifications commerciales sont fournies sous la forme d’un rapport de dépenses.
Attention
Il est important de comprendre la politique en matière de dépenses ou les attentes du client / employeur avant d’engager des dépenses pour lesquelles un remboursement est attendu. Très peu de choses peuvent dégrader plus rapidement une relation client-entrepreneur ou un lien de travail qu'un désaccord sur de l'argent.
C'est souvent une bonne idée de conserver une copie des reçus avec un rapport de dépenses, au cas où une présentation en double est requise.
