Un système de paie manuel est effectué entièrement à la main; un système informatisé interne comprend un personnel de paie sur place et l'utilisation d'un logiciel de paie; un système externe implique l'externalisation de vos tâches de paie vers une société de paie. L'objectif du système de paie est de s'assurer que les employés sont payés avec exactitude et à temps. Pour atteindre cet objectif, certaines tâches générales s’appliquent.
Articles dont vous aurez besoin
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Circulaire IRS E
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Feuilles de temps / cartes
Figure salaire horaire des travailleurs. Payez les travailleurs à l'heure en fonction de ce que leur feuille de temps / carte reflète. Cela comprend les heures normales, les heures supplémentaires et les jours de prestations, tels que les vacances et les heures personnelles.
Payez les heures normales (celles de moins de 40 ans pour la semaine de travail) et les jours de prestations au taux de salaire normal de l’employé. Payez les heures supplémentaires (celles qui ont plus de 40 ans pour la semaine de travail) à son taux d’heures supplémentaires égal à une fois et demie son taux de rémunération normal. L'employé horaire doit en réalité travailler 40 heures par semaine pour avoir droit à une rémunération pour heures supplémentaires. Par conséquent, s'il travaille 35 heures normales et prend 8 heures de vacances, payez les 43 heures à son taux de rémunération normal.
Par exemple, supposons que l'employé gagne 9 $ l'heure. Sa feuille de temps pour le lundi au vendredi indique à 7h30 et à 17h30. Il prend une heure de déjeuner non rémunéré chaque jour, ce qui laisse neuf heures de travail pour chaque jour, soit un total de 45 heures par semaine.
Calcul régulier: 40 heures x 9 $ = 360 $, salaire hebdomadaire brut brut. Calcul des heures supplémentaires: 5 heures x 13,50 $ (9 $ x 1,5) = 67,50 $, rémunération hebdomadaire brute pour heures supplémentaires.
Calculez le salaire des employés. Payez aux salariés un salaire fixe à chaque période de paie. Par exemple, si le salarié gagne 53 000 $ par an et est payé toutes les deux semaines, le calcul serait le suivant:
Calcul: 53 000 $ / 26 périodes de paie aux deux semaines = 2 038,46 $, une paie aux deux semaines.
Si vous devez répartir la rémunération de la salariée au prorata, par exemple si elle a pris fin au milieu de la période de paie, faites-la en fonction de son taux horaire ou journalier.
Calcul du taux horaire: 53 000 $ / 2 080 (heures de travail annuelles, avantages inclus) = 25,48 $. Calcul du taux quotidien: 53 000 $ / 26 périodes de paie aux deux semaines / 10 jours = 203,84 $, taux journalier.
Soustrayez les retenues statutaires / involontaires et les retenues volontaires du salaire brut des employés pour obtenir le salaire net. Utilisez les tables de retenue d’impôt de l’IRS (Circulaire E; voir Ressources) et le formulaire W-4 de l’employé pour l’année d’imposition appropriée afin de déterminer l’impôt sur le revenu fédéral. La Circulaire E répertorie également les taux d’imposition les plus récents en matière de sécurité sociale et d’assurance-maladie. Utilisez les tables de retenue d’impôt de l’État et le formulaire d’impôt sur le revenu de l’employé pour déterminer l’impôt sur le revenu de l’État, le cas échéant. Si votre État ne facture pas d’impôt sur le revenu, ne le retenez pas sur le salaire de l’employé.
Les déductions volontaires comprennent les assurances médicale, dentaire, vie et invalidité; cotisations de retraite; et les frais de stationnement.
Conseils
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Traitez votre masse salariale en fonction de votre fréquence de paie. Par exemple, traitez une paie hebdomadaire basée sur le salaire d’une semaine et une paie bimensuelle basée sur le salaire de deux semaines.
Le logiciel de paie effectue des calculs de salaire et de déduction, ce qui simplifie le traitement de la paie.
