Les chefs de projet utilisent des outils pour analyser les prévisions, les budgets, les comptes de résultat et autres documents financiers. Pour maximiser la rentabilité et le retour sur investissement des projets, un chef de projet nécessite une connaissance pratique des concepts de base de la finance et de la comptabilité. À l’aide d’outils tels que des feuilles de calcul et des calculatrices en ligne, les chefs de projet analysent les informations financières du projet, appliquent les principes comptables et gèrent les rapports pour assurer le bon déroulement du projet.
L'analyse coûts-avantages
Les chefs de projet effectuent une analyse coûts-avantages lorsqu'ils doivent prendre une décision de projet. Utilisant généralement un tableur tel que Microsoft Excel, Google Spreadsheets ou Quickbooks, ils analysent les coûts associés à un investissement donné calculés sur une période de trois ans afin de générer une valeur actuelle nette, une période de récupération et d'autres mesures nécessaires pour prendre une bonne décision financière. Par exemple, une analyse coûts-avantages pour un projet de développement de la formation implique généralement de mesurer le coût de création du matériel de formation et de soustraire les économies générées par le personnel travaillant plus efficacement. Des analyses coûts-avantages plus complexes impliquent des coûts multiples et de nombreux avantages.
Prévision
Les prévisions de trésorerie aident les responsables de projet à prévoir si les revenus couvriront le coût des opérations. Les chefs de projet peuvent télécharger un modèle depuis un site Web, tel que le site Web de modèles Microsoft Office, ou développer leur propre format. Ensuite, en saisissant les revenus attendus et les dépenses pour chaque mois et en comparant les valeurs à l'aide de formules, le chef de projet peut préparer un relevé présentant des scénarios d'optimisme ou de pessimisme relatifs aux perspectives de trésorerie. En règle générale, les prévisions couvrent un à deux ans. Les prévisions de trésorerie permettent aux responsables de projet de déterminer si une activité est une option viable.
Analyse de rentabilité
Les responsables de projet effectuent une analyse de rentabilité pour déterminer le niveau de production auquel l'argent généré par le produit ou le service généré par le projet est égal au coût de développement. Par exemple, les chefs de projet utilisent des outils en ligne gratuits, tels que le logiciel Project.net, pour gérer un tableau de bord du projet et s'assurer que les tâches du projet produisent des résultats qui facilitent la gestion des projets.
Suivi budgétaire
Les chefs de projet utilisent un logiciel de suivi budgétaire, tel que le logiciel Clarizen, pour déterminer si les investissements dans un projet ont un sens dans le temps, après comparaison de la valeur monétaire actuelle et future. Les outils logiciels permettent aux chefs de projet de définir des taux horaires pour les ressources, de personnaliser les taux de facturation et d’analyser l’utilisation des ressources. Ces outils et techniques permettent de maintenir le projet sur la bonne voie en garantissant que les dépenses, telles que les consultations spécialisées, les licences de logiciel et les coûts en matériel, sont autorisées dans les limites du financement alloué.
