Le cycle de décaissement de trésorerie fait partie du processus de comptabilité d'entreprise. Certaines ressources de comptabilité d'entreprise considèrent ce cycle comme un processus en soi, alors que d'autres le considèrent comme une partie d'un processus comptable plus large. Comprendre le cycle de décaissement en espèces implique d'examiner son objectif, ses étapes et les différents employés impliqués dans ce processus. Le chef des finances aide à établir les procédures de décaissement des espèces dans les entreprises.
Décaissement
Le cycle de décaissement est le processus par lequel une entreprise achète des articles, allant de pièces pour un processus de fabrication à des biens pour la vente commerciale, avec des ressources en espèces. Ce processus repose en grande partie sur les décisions et l’approbation du service de comptabilité d’une entreprise. Dans une entreprise de grande taille ou bureaucratique, le cycle de décaissement des fonds implique une poignée de départements autres que la comptabilité, notamment les achats, la réception et la production. Le décaissement en espèces peut impliquer non seulement de l'argent physique, mais également toutes les ressources en espèces, telles que les chèques et les marges de crédit.
Les étapes du cycle
Le point de départ d'un cycle de décaissement dépend du plan comptable d'une entreprise donnée. Expliqué de manière linéaire, le cycle fonctionne comme suit: une entreprise décide d’acheter un article ou un groupe d’articles. Le service des achats passe un bon de commande que le service de la comptabilité approuve en fonction des ressources de trésorerie disponibles. Le service destinataire reçoit la commande du fournisseur à crédit. Le service de la comptabilité crée tous les documents nécessaires à l'achat et paie le fournisseur. Le paiement du fournisseur constitue le décaissement effectif.
Le cycle de dépenses
L'auteur James A. Hall affirme dans son livre «Accounting Information Systems» (Systèmes d'information comptable) que le cycle des décaissements en espèces fait partie d'un processus plus vaste appelé le cycle des dépenses. Selon Hall, le cycle de décaissement des fonds et le système achats / comptes créditeurs constituent les deux éléments de la première partie du cycle de dépenses. Dans ce cycle, le système achats / comptes fournisseurs détermine les besoins en matériaux d'une entreprise et achète les articles en fonction de ces besoins. Ce système enregistre tous les achats entrants en tant que stock et crée des comptes pour chaque fournisseur. Au cours du cycle de décaissement, le service de la comptabilité collecte des informations sur tous les comptes ouverts et les règle au moyen du décaissement. Ce cycle est plus ou moins identique au cycle de décaissement en espèces standard, mais se décompose en sous-cycles.
Plus d'informations sur les décaissements
Les décaissements dans les petites entreprises fonctionnent très différemment. Un magasin indépendant, par exemple, peut employer une seule personne qui effectue tous les achats, gère tous les réceptions et équilibre tous les comptes au moyen d’un décaissement. Cette personne gère également la petite caisse pour les achats.
Dans certains cas, un système de décaissement en espèces peut n'avoir aucune relation avec l'achat de matériaux par une entreprise. L'État de Californie, par exemple, appelle le système par lequel il paye les gains de la loterie d'État un cycle de décaissement en espèces. Techniquement, tout cycle par lequel une entité dépense de l'argent en espèces ou par chèque constitue un cycle de décaissement en espèces.
