Lorsqu'une entreprise dépense de l'argent pour payer une dépense, que ce soit en espèces, par chèque, par virement électronique ou par tout autre moyen, cela s'appelle un décaissement en espèces dans le monde de la comptabilité. Un rapport de décaissement en espèces est un enregistrement de chaque transaction impliquant des liquidités versées par la société pour une raison quelconque. Le rapport est généralement généré par le logiciel de comptabilité d’une entreprise, tel que QuickBooks.
Conseils
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Le rapport de décaissement en espèces est un enregistrement de toutes les transactions individuelles impliquant des espèces versées par une entreprise.
Qu'est-ce qu'un décaissement?
Les décaissements représentent les transactions de dépenses individuelles constituant les totaux de dépenses indiqués dans le compte de résultat d’une entreprise. Cela comprend le paiement des salaires et traitements, des stocks, des services juridiques extérieurs, du loyer du bâtiment et de toutes les autres dépenses engagées par l'entreprise. Lorsque l'entreprise paie des factures, elle enregistre les paiements dans un journal des décaissements dans son logiciel de comptabilité.
Le compte de résultat de la société indique les décaissements à un niveau élevé et les dépenses sont présentées à des périodes différentes selon que la société utilise la comptabilité de caisse ou la comptabilité d’exercice.
Le journal des décaissements
En comptabilité, le terme «journal» est utilisé pour décrire une liste de transactions enregistrées qui ont été séparées par type. Une entreprise utilise généralement plusieurs journaux dans son système comptable, tels qu'un journal des ventes, des encaissements, des décaissements et un journal général. Dans de nombreux progiciels de comptabilité, les utilisateurs ne voient pas les journaux individuels.
Ces transactions sont enregistrées dans le journal général de la société car lorsqu'un utilisateur génère des chèques ou saisit des factures dans le système, les écritures sont automatiquement effectuées dans chaque journal spécifique, puis transférées dans le journal général. Cela a éliminé le besoin d'enregistrer manuellement les transactions dans un journal individuel tel que le journal des décaissements. Lorsque les transactions comptables étaient enregistrées à la main, les écritures auraient d'abord été manuellement enregistrées dans un journal des décaissements, puis transférées dans un journal général.
Protéger la trésorerie de la société
L’une des utilisations les plus importantes d’un rapport sur les décaissements est de contribuer au maintien de contrôles internes stricts sur les liquidités laissées par la société afin qu’elles ne se retrouvent pas entre de mauvaises mains. Cela fait partie d'un processus plus vaste de contrôle interne de la trésorerie qui comprend de nombreuses étapes, telles que la séparation des tâches, ce qui signifie qu'aucune transaction financière n'est gérée du début à la fin par un seul employé.
Le rapport sur les décaissements peut donner aux propriétaires d’entreprise les informations nécessaires sur les dépenses pour les aider à les gérer au fil du temps. Par exemple, il montre combien a été dépensé en stocks pour le mois, le montant consacré aux salaires du personnel, au loyer et aux locations et aux dépenses pour des services extérieurs. Le journal des décaissements peut être utilisé comme ressource pour planifier les futures décisions de gestion de trésorerie. Le rapport fournit également un niveau de détail nécessaire pour empêcher toute personne dans l'entreprise de détourner ou de détourner mal de l'argent. Par exemple, l'examen du rapport au fil du temps peut aider à suivre les schémas de paiement afin de détecter les activités inhabituelles ou de détecter et de vérifier des décaissements importants pour s'assurer de leur légitimité.
Lorsque la société débourse de l'argent, elle doit toujours utiliser un chèque préimprimé et numéroté et définir des règles permettant de déterminer les personnes autorisées par la société à autoriser les paiements par chèque. En outre, lorsqu'une entreprise paie des factures, elle doit les marquer comme telles afin d'éviter tout double paiement sans scrupule ou erroné. L'examen mensuel du rapport sur les décaissements est un moyen efficace de résoudre ce problème, ainsi que d'autres.
Il est important pour une entreprise d’avoir un nombre très limité de personnes, peut-être trois ou quatre au maximum, qui ont le pouvoir de signer des chèques d’entreprise. Si un décaissement inhabituel est indiqué sur un rapport de décaissement, il devient simple de retrouver la copie du chèque et de parler à la personne qui a signé le chèque pour vérifier la transaction. Les signataires de chèques doivent avoir un niveau d'autorité significatif et approprié au sein de l'entreprise.
