Les dirigeants d’une entreprise considèrent souvent la gestion de la trésorerie comme une pratique de grande envergure qui peut imprégner la culture d’exploitation de l’organisation - couvrant chaque segment, fonction, unité opérationnelle, processus et mécanisme. Les procédures relatives aux comptes de décaissement, en particulier ceux qui concernent des sorties de fonds importantes et des investissements à long terme, sont au cœur des politiques de gestion de la trésorerie.
Définition
Une entreprise utilise des comptes de décaissement pour contrôler l’argent qu’elle récupère pour des dépenses aussi diverses que la paie, les litiges, les amendes réglementaires, l’entretien des équipements et les fournitures de bureau. Tout compte sur lequel l'entreprise s'appuie pour surveiller ce qui sort et ce qui arrive dans les caves de l'entreprise est considéré comme un compte de sortie. Compte tenu de l’importance de ce compte, la formulation et l’adoption des procédures de décaissement font l’objet de nombreuses réflexions stratégiques. De cette manière, les contributions directes des chefs de département et des responsables des opérations renforcent l’autorité du manuel des politiques d’entreprise et améliorent le flux narratif sous-jacent, critères importants permettant aux employés de comprendre clairement comment débourser des fonds, à quel moment, auprès de qui demander l’approbation et la validation. comment déclarer les envois de fonds.
Surveillance de l'activité commerciale
Pour une entreprise, un manuel de procédure de paiement bien conçu fournit aux chefs de secteur les leviers nécessaires pour surveiller l'activité de l'entreprise, rendre compte de l'argent de l'entreprise avec précision et empêcher le détournement d'actifs, en particulier le vol de trésorerie. Par exemple, le trésorier de l'entreprise peut collaborer avec le personnel du service de comptabilité pour jeter les bases d'une gestion efficace de la trésorerie, en inculquant aux subordonnés l'importance d'éléments tels que le suivi des chèques, la surveillance des comptes de paiement et les rapports financiers périodiques. Cette dernière pratique est essentielle pour savoir combien d’argent est sorti des comptes de décaissement au cours d’une période donnée, par exemple un mois ou un trimestre.
Coût du risque
Dans les économies modernes, le leadership d'une entreprise ne laisse peut-être pas beaucoup de latitude dans la manière dont les employés gèrent les comptes de décaissement, craignant qu'une approche sans faille en matière d'administration de la trésorerie ne coûte de l'argent aux entreprises. En effet, les cadres supérieurs doivent gérer intelligemment les fonds de la société pour que les investisseurs et les prêteurs perçoivent l’organisation comme un risque de crédit moins élevé. Sinon, les créanciers peuvent augmenter le coût d'emprunt de la société et imposer des taux d'intérêt plus élevés, ce qui constitue un développement défavorable pour l'entreprise, en particulier si elle a besoin d'argent frais pour faire face à l'ennui de la concurrence, accroître ses ventes et faire tout ce qu'une entreprise doit faire pour rester en activité. temps.
Outils et implication du personnel
Le personnel des comptes créditeurs travaille en collaboration avec les trésoriers et les gestionnaires financiers de l'entreprise pour contrôler le montant des comptes de décaissement et déterminer pourquoi l'organisation doit distribuer l'argent. Pour effectuer leurs tâches efficacement, ces professionnels utilisent des outils aussi variés que des logiciels de gestion de trésorerie, des programmes d'analyse financière, des logiciels de planification des ressources de l'entreprise et des applications de gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs.
