Les entreprises modernes peuvent segmenter la messagerie pour cibler de petits groupes de clients ou transmettre instantanément des informations à une main-d'œuvre nombreuse et dispersée. Cependant, ces opportunités n’ont pas rendu les communications commerciales moins difficiles qu’avant. Alors que les entreprises découvrent rapidement les conséquences de l’absence de communication efficace avec les clients et les parties prenantes externes, communications internes inefficaces peuvent être plus difficiles à repérer jusqu'à ce qu'il soit trop tard.
Problèmes de préférence
Les employés peuvent avoir du mal à concilier leurs préférences en matière de communication avec celles de leurs collègues. Un travailleur âgé pourrait préférer communiquer par téléphone, par exemple, tandis que son collègue plus jeune s'appuie sur des communications électroniques. Si le plus jeune travailleur répond à un message vocal par courrier électronique au lieu de le renvoyer, le travailleur âgé peut se sentir négligé.
Il est préférable d'utiliser la méthode que votre homologue préfère. Si votre contact dans le service informatique répond toujours rapidement à vos e-mails, mais que le retour d'un appel prend beaucoup de temps, relayer vos questions par voie électronique est la solution la plus efficace.
Communiquer les mauvaises nouvelles
Dire à votre patron que vous venez de perdre un compte clé n'est pas chose facile pour la plupart. Il n’est pas non plus facile de relayer l’information à un fournisseur de longue date selon lequel vous transférez votre entreprise à son concurrent. Robert Bies, professeur à la McDonough School of Business de Georgetown, note que cela oblige souvent les gens à attendre plus longtemps pour informer la partie adverse de la mauvaise nouvelle.
Au lieu de cela, Bies suggère une stratégie de communication à plusieurs volets pour surmonter ces défis. Préparer à l'avance les parties prenantes à la mauvaise nouvelle. Diffusez les nouvelles rapidement et honnêtement, puis atténuez-les par les solutions possibles et par toute piste argentée évidente. Vous pourriez par exemple dire que vous avez plusieurs pistes en tête pour remplacer l’entreprise perdue qui nécessiterait moins de déplacements pour votre force de vente.
Conseils
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Certains employés peuvent se sentir mal à l'aise de communiquer franchement avec leurs chefs en raison de leur position au sein de l'entreprise ou de leurs antécédents. Les femmes en particulier pourraient avoir du mal avec cela, selon Deborah Tannen, experte en linguistique.
Trop - ou pas assez
La quantité d'informations à diffuser aux employés et aux parties prenantes externes est un défi constant pour les gestionnaires. Les nouvelles effrayantes, comme une réorganisation, peuvent donner lieu à de fortes réactions si elles semblent sortir de nulle part. En avertissant les individus lors de réunions individuelles ou de réunions plus restreintes, vous pouvez indiquer à un dirigeant qui sera susceptible de s'opposer à la nouvelle et quelles en sont les raisons.
D'autre part, un gestionnaire peut également fournir trop d'informations si la conclusion du message est vague ou ouverte. Annoncer que des mises à pied peut arriver dans un avenir proche, par exemple, est source d’anxiété et peut amener les principaux membres du personnel à essayer d’occuper d’autres emplois. Cela peut également réduire la productivité du bureau si les employés passent leur temps à bavarder et à travailler sur leur CV.
Les communications informelles peuvent se révéler coûteuses
Contrairement aux conversations en milieu de travail, les communications électroniques laissent une trace écrite de ce qui s'est passé. Un courriel rapide peut récapituler une conversation et fournir une confirmation valable au cas où il y aurait des questions plus tard. cependant, conserver des enregistrements du trafic de courrier électronique, du logiciel de discussion en ligne et d'autres conversations électroniques informelles sur le lieu de travail peut être un casse-tête pour ceux en informatique - sans parler de l'équipe juridique. Des conversations apparemment désinvoltes peuvent être coûteuses. Le ministère de la Justice des États-Unis, par exemple, a utilisé les commentaires des forums de discussion pour faciliter le traitement de son cas de manipulation de la monnaie contre de grandes banques telles que UBS, Citigroup et J.P. Morgan Chase.
Gestion de projet
Un rapport de 2013 du Project Management Institute a révélé que pour chaque milliard de dollars dépensé pour des projets, 75 millions de dollars sont risqués uniquement en raison de communications inefficaces. Des lacunes peuvent apparaître lorsque toutes les parties prenantes ne comprennent pas les avantages du projet ou lorsque le langage utilisé pour transmettre les messages n'est pas clair. PMI vous suggère adaptez vos communications aux besoins de chaque groupe de parties prenantes. Une proposition de projet visant à remodeler un site Web, par exemple, peut être axée sur les avantages de haut niveau lorsque vous rencontrez des dirigeants de l'entreprise. Il utiliserait un langage plus technique et des données spécifiques lorsqu’il sera présenté aux personnes qui devront effectuer le travail.
