Les comptables utilisent souvent des feuilles de calcul comme étape préliminaire pour la préparation des états financiers et la consolidation d’une grande quantité d’informations. La feuille de calcul est un outil permettant de créer une balance de vérification et une balance de vérification ajustée. Il utilise tous les comptes contenus dans les registres comptables de la société, enregistre les écritures d’ajustement et calcule les chiffres définitifs à saisir dans les états financiers. La création d'une feuille de calcul est une étape facultative et est le plus souvent utilisée dans les systèmes de comptabilité manuelle. Une feuille de calcul peut être utilisée comme outil d’analyse dans un système comptable informatisé ou manuel.
Articles dont vous aurez besoin
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Plan comptable
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Solde du compte courant
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Ajustement des informations sur les entrées de journal
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Papier 10 colonnes
Préparation de la feuille de travail
Formatez la feuille de calcul. En commençant par la première ligne en haut à droite de la page, dressez la liste de chacun des comptes à partir du plan comptable complet de la société. La colonne suivante est considérée comme la première colonne de la feuille de calcul. Étiquetez les première et deuxième colonnes "Balance de vérification". Étiquetez les troisième et quatrième colonnes "Ajustements". Nommez les cinquième et sixième colonnes "Balance de vérification ajustée". Étiquetez les septième et huitième colonnes "Compte de résultat". Étiquetez les neuvième et dixième colonnes "Bilan".
Préparez les colonnes de la balance de vérification. Ecrivez le solde actuel de chaque compte dans les colonnes intitulées Balance. Si le compte a un solde débiteur, inscrivez le solde dans la colonne de gauche. Si le compte a un solde créditeur, écrivez le solde dans la colonne de droite. Ajouter le total des débits et des crédits au bas. Ils devraient être égaux. Ajouter le total des débits et des crédits au bas. Ils devraient également être égaux.
Préparez les colonnes d'ajustements. Écrivez les montants de transaction de saisie d’ajustement dans les colonnes intitulées Ajustements. Si le montant de la transaction était un débit, écrivez le montant dans la colonne de gauche. Si le montant de la transaction était un crédit, écrivez le montant dans la colonne de droite. Ajouter le total des débits et des crédits au bas. Encore une fois, ils devraient être égaux.
Préparez les colonnes de la balance de vérification ajustée. Inscrivez le solde ajusté dans les colonnes intitulées Balance de vérification ajustée. Le solde ajusté est calculé en prenant le montant de la colonne Balance de contrôle et en ajoutant le rajustement des colonnes Ajustements. Un solde débiteur est augmenté par un ajustement débiteur. Un solde débiteur est diminué d'un ajustement de crédit. Si un solde débiteur est réduit à moins de zéro, il devient un crédit. La même philosophie s’applique aux soldes créditeurs. Si le solde ajusté est un solde débiteur, inscrivez le solde dans la colonne de gauche. Si le solde ajusté est un solde créditeur, inscrivez le solde dans la colonne de droite. Ajouter le total des débits et des crédits au bas. Les totaux devraient être égaux.
Préparez les colonnes du compte de résultat. Les comptes de produits et de charges sont les comptes du compte de résultat. Les soldes de ces comptes doivent être reportés des colonnes de la balance de vérification ajustée. S'il s'agissait d'un solde débiteur, il devrait rester un solde débiteur. Ajouter le total des débits et des crédits au bas. Les colonnes ne seront pas égales. Cette différence est le revenu net, et il convient de l'ajouter à la colonne du bas pour que les deux colonnes soient égales.
Préparez les colonnes du bilan. Les actifs, les passifs et les comptes de capitaux propres sont les comptes de bilan. Les soldes de ces comptes doivent être reportés des colonnes de la balance de vérification ajustée. S'il s'agissait d'un solde débiteur, il devrait rester un solde débiteur. Ajouter le total des débits et des crédits au bas. Les colonnes ne seront pas égales. Cette différence correspond à la différence dans les colonnes du compte de résultat et correspond au revenu net. Il devrait être ajouté à la colonne du bas pour que les deux colonnes soient égales.
Conseils
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Un logiciel de tableur peut être utilisé à la place du papier à 10 colonnes. L'utilisation d'un tableur peut réduire le risque d'erreur.
Attention
Il est important que les colonnes s’équilibrent à chaque étape. S'ils ne le font pas, la différence se répercutera sur le reste de la feuille de calcul.
