Un banquet est un événement qui rassemble des personnes qui participent à une organisation commune ou qui partagent un objectif commun pour le dîner. Souvent, lors de ces événements, les organisateurs de banquets célèbrent un exploit ou collectent des fonds pour une cause. Si vous êtes chargé de préparer le prochain banquet de votre organisation, gardez quelques points clés à l'esprit lorsque vous vous lancerez dans ce projet.
Mettre en place un comité de planification si vous avez besoin d’aide pour mettre sur pied le programme du banquet. Vous pouvez assigner à chaque personne la responsabilité de chaque événement du programme que vous développez.
Déterminez les participants clés qui seront honorés ou présentés au banquet. Par exemple, si vous organisez une activité de financement, vous devez inviter les représentants de l'organisation qui recevra le chèque.
Estimez le nombre total de participants, y compris les lauréats et votre équipe, afin de pouvoir réserver un emplacement pour accueillir le groupe pour le dîner. Établissez le prix des billets pour votre banquet (le cas échéant).
Établissez une date et une heure précises pour votre dîner de banquet qui soient compatibles avec les horaires de tous les participants clés. Réservez un emplacement et un traiteur pour la date le plus tôt possible. Assurez-vous de réserver du matériel pour le banquet, y compris un podium et un microphone pour les conférenciers.
Dressez la liste des événements avec l’aide de votre comité. Commencez par une introduction pour accueillir les invités, puis passez aux remarques clés des personnalités de marque. Prévoyez au moins un bloc d’heure pour les invités avant le début du programme. Identifiez le centre d'intérêt de l'événement et placez-le vers le milieu de l'horaire, suivi des remarques de clôture. Vous pouvez ensuite renseigner d'autres éléments clés que vous souhaitez ajouter à la planification en fonction de votre événement spécifique.
Embauchez un graphiste pour créer des invitations à envoyer à la liste d'invités souhaitée, ainsi que des tickets à distribuer aux invités rémunérés. Demandez au concepteur de créer un programme imprimé à distribuer lors de l'événement une fois que vous avez confirmé l'horaire et les principaux participants.
Annoncez le banquet s'il est ouvert au public dans votre journal local, vos petites annonces et sur les babillards électroniques. Fournissez des informations sur les endroits où les invités peuvent acheter et récupérer des billets, ainsi que les informations de contact pour vous ou les membres de votre comité de banquet.
