De nombreuses organisations à but non lucratif et éducatives ont besoin d'un soutien philanthropique pour poursuivre leurs activités. Un banquet de collecte de fonds est l’un des meilleurs moyens de collecter des fonds pour des programmes artistiques, des écoles, des hôpitaux, des groupes de défense des droits et autres. Ces événements peuvent sembler compliqués à planifier et à organiser. Commencez avec une bonne liste de contrôle, créez un calendrier et demandez à des volontaires de vous aider. Commencez des mois avant la date du banquet et réservez votre emplacement, votre restauration, vos talents et vos divertissements à l’avance.
Planifiez l'événement et achetez un livre de planification ou un bloc-notes (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) strictement pour l'événement. Conservez un dossier pour les enregistrements, les contacts, les cartes de visite, les reçus, les listes de bénévoles, les réservations, les menus et tous les détails qui se présenteront avant, pendant et après l'événement. Obtenez un assistant le plus tôt possible, par exemple un coordinateur des bénévoles, et commencez à déléguer des tâches.
Budget de l'événement. Une fois que vous connaissez le nombre maximum de personnes sur le site, indiquez le coût par personne pour les repas, les boissons, les sacs-cadeaux et les autres articles de la liste. Calculez les coûts pour chaque entrée de la liste de contrôle, tels que l'équipement, les coûts de personnel, les loyers, les frais de service, les pourboires, etc. Le prix des billets et les fonds recueillis couvriront ces coûts, mais les dépenses initiales comprendront un certain nombre de dépôts et de frais d’avance.
Localiser et sécuriser une installation pour organiser le banquet. Cela peut être un grand hôtel, un grand restaurant qui accueille des fêtes privées, un bed and breakfast ou une demeure historique. Vous aurez besoin de connaître la capacité maximale pour ne pas surcharger les invitations, ni vendre plus de billets que le nombre de places disponible ne le permet. La plupart des établissements de qualité auront du personnel pour aider à la planification, ainsi que des services de restauration et autres services internes.
Réservez votre maître de cérémonie (MC). Vérifiez auprès des agences de talents locales. Si vous souhaitez réserver un numéro ou une célébrité, vous devrez commencer bien avant la date prévue, car certains ont des horaires très chargés. Contactez les agents et les gestionnaires pour vous divertir et réservez tous les talents.
Commandez des invitations, des billets, des programmes et tout autre matériel imprimé, tel que des brochures de l'organisation pour laquelle des fonds sont collectés. Si vous allez organiser une vente aux enchères, commencez à faire don d'articles. Une équipe de bénévoles peut assumer cette responsabilité. Les enchères silencieuses n'auront pas besoin d'un commissaire-priseur, mais d'une enchère. Décidez si votre MC le fera ou si vous avez besoin d'un autre spécialiste. Envoyer des invitations à la liste des donateurs de l'organisation. Assurez-vous de noter que l'événement est semi-formel. Spécifiez quoi que ce soit en particulier, les clients devront savoir au-delà de la date, de l'heure, du lieu, des invités spéciaux ou des divertissements. Assurez-vous de promouvoir votre vente aux enchères.
Annoncez l'événement par le biais de lettres d'information, de publicités en ligne, de journaux locaux et de stations de radio proposant des messages d'intérêt public à but non lucratif. Les stations de télévision locales peuvent également avoir un calendrier des événements, et les programmes de nouvelles locales peuvent faire une courte interview ou se connecter à l'événement, alors ayez tous les détails à portée de main.
Parlez au chef de la salle ou faites la queue devant un traiteur. Décidez si vous souhaitez un buffet ou un service complet, des plats cuisinés. Dis-lui ton budget et le nombre de personnes attendu. Cela peut être finalisé à mesure que vous vous rapprochez, mais il est toujours préférable de se préparer pour plus de personnes que prévu, plutôt que de ne pas répondre aux besoins réels.
Restez en contact régulier avec les bénévoles, les collègues et tout le personnel travaillant pour l'événement. Affectez un assistant spécial à chaque célébrité ou groupe de divertissement pour vous aider dans toutes vos tâches pendant l'événement. Rencontrez tous les volontaires à l'avance pour vous assurer qu'ils savent comment s'habiller, quoi faire, où être quand, etc.
Arrivez au lieu de l'événement beaucoup plus tôt dans la journée pour décorer et aménager l'espace. Si vous partez préparer vous-même, revenez avec suffisamment de temps pour rencontrer des invités spéciaux, célébrités et divertissements et les diriger vers l'endroit où ils vont s'asseoir, travailler ou attendre dans les coulisses. Si vous rencontrez un groupe live, ils se présenteront tôt pour mettre en place et vérifier le son. Assurez-vous que les derniers détails sont réunis et profitez de l'événement. Ensuite, assurez-vous que tout est nettoyé et que tout le personnel ou le personnel clé est payé. Ramassez les enveloppes de dons et remettez-les à la personne appropriée représentant l'organisation.
