Avec des attentes élevées définies par des associations caritatives telles que les défis Livestrong, le défi Pan-Mass et d’autres événements cyclistes reconnus au niveau national, il peut sembler impossible d’organiser votre propre activité de financement cycliste. Mais si vous vous arrêtez dans la préparation du trajet, si vous comprenez les problèmes juridiques et logistiques que vous rencontrerez et si vous savez quelles ressources sont disponibles, planifier un trajet en vélo pour amasser des fonds devrait se dérouler sans encombre.
Préparation
Sélectionnez une date pour l'événement en fonction d'autres événements sportifs dans la région ou de collectes de fonds susceptibles de nuire à votre public cible. Choisissez une date de pluie si le public cible est varié dans l’expérience du cyclisme ou s’adresse aux familles et aux enfants. Toutefois, si la course de bienfaisance est destinée aux cavaliers expérimentés ou aux vététistes, la météo ne devrait pas les dissuader de rouler.
Former un comité de pilotage comprenant au moins un coordinateur d’événement et un coordinateur de bénévoles ayant l’expérience de l’organisation d’un événement cycliste et / ou participant en tant que coureur à des événements similaires. Ils vous aideront à éviter de négliger les détails importants pour les cyclistes et les balades à vélo.
Établissez un budget, des dépenses et un objectif de collecte de fonds ciblé.
Sélectionnez un emplacement et un emplacement de secours (idéalement quatre à six mois à l'avance.) Vous aurez besoin de suffisamment de temps pour obtenir les autorisations, soumettre les autorisations nécessaires et coordonner les municipalités pour verrouiller les détails de l'événement. N'oubliez pas le lieu de sauvegarde et soyez prêt à agir rapidement si votre premier choix est refusé.
Choisissez l'itinéraire à vélo. Pour un événement de vélo de montagne, associez la difficulté du sentier au niveau d’expérience des coureurs. Vous voudrez peut-être sélectionner un itinéraire et demander à des pilotes plus expérimentés de suivre plusieurs itinéraires. Marquez clairement les sentiers avec des flèches et des marqueurs d’avertissement qui ne peuvent pas être confondus avec les marqueurs de sentiers existants. Pour une promenade en vélo de route, proposez un ensemble d'options de distance pour les coureurs. En règle générale, un ensemble d'itinéraires de 10, 25 ou 50 milles satisfera la plupart des cyclistes de bienfaisance. Si vous vous sentez aventureux, choisissez un itinéraire de 75 km ou 100 km. Utilisez le plus long itinéraire comme "base" pour toutes les autres distances; pour les distances plus courtes, déterminez les points de retournement. Développez une feuille de repère tour à tour.
Établissez des aires de repos tous les 10 miles pour un événement de vélo de route et tous les 3 miles pour un événement de vélo de montagne. Pour chaque aire de repos, organisez un groupe de volontaires (de préférence doté d’une expérience médicale), d’eau, de nourriture, de premiers soins, un lieu sûr pour le cycliste et un moyen d’aller à la salle de bain.
Lieu, sponsors, inscription
Communiquez avec les municipalités, les comités des parcs et des loisirs et les services de police dans les environs. Si vous organisez une randonnée à vélo de montagne, vous devrez probablement faire une demande de permis pour utiliser la propriété et prendre des dispositions pour obtenir une assurance. Pour une promenade sur la route, certains cantons exigent la présence de la police et l’autorisation de poster des pancartes faisant la promotion de la manifestation et indiquant les parcours.
Adressez-vous à des magasins de bicyclettes locaux, à des centres sportifs et extérieurs et à des propriétaires de gymnases pour obtenir une assistance mécanique, envoyer des invitations à leurs clients et fournir des volontaires ou gérer une zone de repos en échange de services de marketing. Si vous envisagez de fournir des sacs de butin aux participants, demandez aux propriétaires de magasins de vélos de donner des articles pour les sacs.
Contactez les supermarchés et les magasins d'alimentation locaux pour faire don de nourriture et d'eau avant, pendant et après le trajet en échange de publicité. Demandez aux entreprises locales de sponsoriser une aire de repos en leur fournissant de la nourriture, de l'eau, un support mécanique et / ou un port-a-pot et en invitant des employés qui ne travaillent pas pendant les heures de votre événement à gérer l'aire de repos. Invitez les propriétaires d’entreprise à former des équipes pour participer à votre événement.
Publiez votre événement sur Active.com ou BikeReg.com pour accepter les inscriptions de participants. Active.com a une plus grande visibilité et peut attirer des non-cyclistes à l'événement. BikeReg.com ciblera spécifiquement les cyclistes.
Organisez le support EMT, les wagons de soutien, les jalons de parcours, les dossards (les commanditaires de RoadID conduisent et peuvent fournir des dossards dans le cadre de leur soutien) et un horaire de bénévolat. Contactez les services d’incendie, les clubs Lions et les ambulances bénévoles pour leur fournir un soutien médical.
Souscrire une assurance «événement spécial» au besoin. La plupart des départements des parcs et des loisirs vous indiqueront quelles sont leurs exigences en matière d’assurance. Gardez à l'esprit que les coûts et les exigences varieront considérablement en fonction de l'état de votre événement, du fait que votre randonnée se déroule ou non sur une propriété locale ou locale et du nombre de coureurs prévus.
