Google Documents est un puissant outil de partage de fichiers que les entreprises peuvent utiliser pour publier leurs horaires de travail. Vous pouvez accomplir cela en créant le programme directement dans Google Docs. Lorsque vous publiez régulièrement l'horaire de travail d'un employé, vous évitez les problèmes de communication qui pourraient conduire à des quarts de travail non couverts par des employés qui ne réalisaient pas qu'ils étaient censés travailler.
Utiliser des modèles d'horaire de travail gratuits
Google Documents gère une vaste bibliothèque de modèles gratuits et prêts à l'emploi. Pour accéder à un modèle, ouvrez un nouveau document Google Documents, puis recherchez des modèles avec les mots "horaire de travail". La plupart des horaires de travail des employés utilisent un format hebdomadaire, car les employeurs publient toutes les semaines. Si aucun modèle ne répond aux besoins de planification, créez une planification personnalisée dans un autre programme.
Créer un horaire personnalisé
À l'instar de Google Documents, Google Sheets propose des modèles que les gestionnaires peuvent personnaliser. Vous les trouverez dans les feuilles du menu Galerie de modèles. Choisissez simplement Planifier dans la liste, puis personnalisez les champs en remplaçant les données de modèle par les dates de planification et les noms des employés. Supprimez les lignes et les colonnes non nécessaires.
Créez un calendrier en partant de zéro en ouvrant un nouveau fichier. Cliquez sur Démarrer une nouvelle feuille de calcul sur la page principale et utilisez l'en-tête pour attribuer un titre au document: "Planification hebdomadaire" ou un autre nom de votre choix. Utilisez la première ligne pour définir les dates couvertes par la planification.
Créez ensuite un graphique dans lequel les en-têtes de colonnes horizontales répertorient les jours de la semaine et les lignes répertorient les horaires. Insérez les noms des employés dans les zones correspondantes. Enregistrez le fichier dans Google Documents sous un nom de fichier approprié.
Gérer les autorisations des employés
Les employeurs veulent que les employés lisent l’horaire et téléchargent peut-être un fichier à sauvegarder sur des ordinateurs personnels ou des appareils. Cependant, les employés ne devraient pas être autorisés à modifier le calendrier. Par défaut, Google Documents permet aux employés de lire et de télécharger des fichiers qui leur sont partagés.
Partagez des fichiers en cliquant sur l'icône avec la silhouette d'une personne et le signe plus qui représente "Partager". Entrez les adresses électroniques des employés avec lesquels vous souhaitez partager le fichier. Vérifiez les autorisations avant d'envoyer le lien du courrier électronique pour vous assurer que le document est en lecture seule.
Pour les autorisations, choisissez "peut afficher" plutôt que "peut modifier", puis sélectionnez le bouton Partager pour publier la planification pour les employés. Les employés reçoivent un e-mail les informant de la publication d'un nouvel horaire. L'e-mail comprend un lien vers le calendrier.
Définir des horaires réguliers
Garder un modèle d'horaire facilite la planification hebdomadaire. Définissez un jour et une heure standard pour publier le programme et le partager à tous les employés par courrier électronique au même moment.
Nommez les fichiers de programme de manière simple, par exemple "Programme du 15 janvier". Cela réduit la confusion et permet aux employés de noter rapidement les divergences ou les problèmes d'horaire. Créez des stratégies d'entreprise obligeant les employés à fournir les notifications souhaitées concernant les modifications apportées à l'horaire.
