De nombreuses entreprises émettent des chèques à partir de leur service des comptes fournisseurs afin de respecter leurs obligations financières. Ces obligations financières comprennent les paiements des fournisseurs, les intérêts versés aux prêteurs ou les obligations fiscales du gouvernement. Le service des comptes fournisseurs reçoit une facture ou une demande de chèque qu'il utilise pour sauvegarder le paiement effectué. Les chèques offrent plusieurs avantages aux entreprises.
Piste de papier
L'un des avantages de l'utilisation des chèques réside dans la trace papier laissée par le chèque. Chaque chèque crée un document papier qui indique qui a reçu le paiement, le jour où le paiement a été effectué et le montant en dollars du paiement. La société peut vérifier quand le chèque est effacé de la banque, ainsi que les informations concernant le signataire du chèque. La trace papier créée par le chèque permet à l’entreprise de conserver sa comptabilité. Certaines entreprises utilisent des chèques en double, conservant une copie du chèque pour ses propres dossiers. Les employés de ces entreprises peuvent se reporter à des vérifications antérieures lorsque des questions se posent.
Sécurité
Les chèques papier offrent l'avantage d'une sécurité accrue pour les paiements envoyés par la poste. Seul le destinataire désigné peut présenter un chèque sur papier pour le paiement. Si le destinataire refuse de recevoir le chèque, la société peut contacter la banque pour vérifier qui a présenté le chèque. Tout écart peut être résolu directement avec la banque. De plus, certains propriétaires de petites entreprises pourraient envisager de payer des vendeurs ou des prêteurs avec de l'argent. Cash ne fournit aucune preuve écrite que le paiement a été effectué et laisse au propriétaire de l'entreprise le droit de se voir facturer le montant.
Contrôle
Les chèques papier donnent à l'entreprise la possibilité de contrôler les paiements effectués. Le service des comptes fournisseurs dispose de plusieurs mesures de contrôle pour s’assurer que les chèques sont libellés avec le bon montant pour le destinataire approprié. Un employé peut autoriser la rédaction d'un chèque après avoir examiné la documentation de sauvegarde. Un autre employé imprime réellement les chèques. Un cadre supérieur signe les chèques. Cela permet à trois employés de participer au processus de paiement par chèque, minimisant ainsi le risque d'erreur ou de fraude. Les entreprises utilisent également des chèques pré-numérotés. Les chèques pré-numérotés permettent à l'entreprise d'identifier immédiatement les chèques manquants et de prendre des mesures pour empêcher leur encaissement.
Flotte
Un dernier avantage à utiliser des contrôles implique le float. Float fait référence au temps qui s'écoule une fois que la société a imprimé le chèque jusqu'à ce que l'argent quitte le compte bancaire de la société. Dans de nombreux cas, le flotteur n’existe que pendant un jour. Toutefois, la société gagne des intérêts pour cette journée supplémentaire avant que le chèque ne soit présenté pour paiement.
