"5S" est un outil permettant de piloter le système de production Toyota (TPS), un système de gestion complet et une philosophie d'entreprise centrée sur l'élimination des déchets dans les processus afin d'accroître l'efficacité. 5S représente une partie du système global et est utilisé pour permettre la gestion visuelle. Le but de 5S est de rendre les problèmes faciles à repérer. Les problèmes rencontrés dans tout processus représentent un gaspillage, ce qui à son tour représente une inefficacité. Le nom "5S" provient des cinq termes utilisés pour identifier chaque étape à suivre lors de l'utilisation de cet outil.
Seiri, terme japonais prononcé «Say-Ree», est traduit en anglais par le verbe «trier» ou «séparé». Triez tous les éléments de chaque poste de travail et séparez les besoins quotidiens des besoins inutiles. Marquez les éléments qui sont rarement ou rarement utilisés et déplacez-les hors de la station. Les articles étiquetés seront par la suite éliminés ou déplacés vers une autre zone en fonction d'une évaluation des besoins couvrant l'ensemble de l'atelier ou une partie d'une installation.
Seiton, prononcé «Say-Ton», signifie «mettre en ordre» ou «redresser». Organisez les articles nécessaires aux emplacements désignés et marquez visuellement leur place. Décrivez l'emplacement autour d'un équipement en marquant le sol avec de la peinture. Si l'équipement est déplacé dans une autre zone, la marque restera comme une indication claire de l'équipement manquant. Décrivez chaque outil dans son espace sur un panneau perforé avec du ruban adhésif. Si l'outil n'est pas à sa place à la fin d'un quart, les employés sauront le chercher et le remettront à sa place afin qu'il soit prêt pour le prochain quart. Le but est de rendre visibles les conditions anormales afin que des mesures puissent être prises immédiatement pour corriger la situation. Des conditions anormales entraînent un gaspillage ou une inefficacité, par exemple lorsqu'une personne doit perdre du temps pour trouver un outil manquant.
Seiso, prononcé "Say-So", signifie "briller". Après avoir trié et mis les choses en ordre, effectuez un premier nettoyage en profondeur de chaque zone de travail. Le nettoyage devrait alors devenir une activité quotidienne. Le fait de toujours garder la zone autour d'un équipement propre permettra de reconnaître facilement les problèmes tels que les fuites d'huile. Il est également important de garder les débris du sol afin d’éliminer les obstacles susceptibles d’empêcher la fluidité du processus ou les risques de chute. Même du papier sur le sol peut représenter des problèmes entraînant des pertes. Une étiquette jetée sur le sol peut signifier que le produit, quelque part dans l’usine, n’est pas correctement identifié.
Seiketsu, prononcé «Say-Ket-Soo» signifie «normaliser». Maintenant que tout est en ordre et en ordre, recherchez les meilleures pratiques sur tous les postes de travail. Établissez des règles et des normes associées à ce qui a été fait à chacune des trois étapes précédentes. Expliquez clairement les normes qui doivent être respectées à chaque station en les définissant dans des instructions de travail, en affichant des supports visuels ou d’autres méthodes significatives pour les employés.
Shitsuke, prononcé «Shi-Tsu-Kay», signifie «soutenir». C'est l'étape la plus difficile à réaliser. Pour maintenir le cycle des 5S, tous les employés doivent avoir l’habitude de chercher des objets qui ne sont pas à leur place, d’identifier les objets inutiles laissés dans chaque zone de travail et de ramasser les débris chaque fois qu’ils sont repérés. Il faut déployer des efforts constants pour reconnaître les déchets et prendre des mesures pour améliorer le flux entrant et sortant de chaque poste de travail. Shitsuke nécessite généralement un changement de culture organisationnelle et nécessitera toujours un engagement de la direction.
Conseils
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Une communication et une formation cohérentes et continues, ainsi qu'un système de récompense, contribueront à promouvoir les philosophies 5S au sein d'une organisation. Des audits quotidiens ou hebdomadaires effectués par chaque employé sur chaque poste de travail, suivis d’audits aléatoires occasionnels par la direction, peuvent aider à transformer les pratiques 5S en habitudes.
Attention
De nombreuses organisations ont tendance à s'arrêter à l'étape 2. Une fois qu'il y a une place pour tout et que tout est à sa place, l'activité peut stagner. Si cela se produit, de nouvelles choses vont s'accumuler jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de place pour tout et que rien ne soit à sa place.
