La compilation précise des procès-verbaux des réunions permet aux participants de rester concentrés sur les tâches assignées, réduit les problèmes de communication et améliore l'efficacité des réunions suivantes. Les avantages des comptes rendus de réunion clairs et complets signifient que tout propriétaire d'entreprise, dirigeant ou autre dirigeant qui tient régulièrement des réunions doit établir des directives pour la rédaction de procès-verbaux. Ces directives devraient couvrir ce qui se passe avant, pendant et après la réunion.
Avant la réunion
Déterminer qui prend les minutes
Bien qu’il s’agisse d’une tâche apparemment banale, l’enregistrement des procès-verbaux des réunions exige une grande attention aux détails. En conséquence, le preneur de procès devrait avoir une participation minimale à la réunion. Cela permet de concentrer l'essentiel de votre énergie sur l'enregistrement des points essentiels de la réunion.
Conseils
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Les entreprises ont souvent recours à des assistants de direction ou à des réceptionnistes pour rédiger des procès-verbaux, ces derniers ne jouant souvent pas un rôle actif dans la réunion.
Utilisez un formulaire normalisé
Créez votre propre formulaire de procès-verbal normalisé à utiliser pendant la réunion. La normalisation aide le preneur de notes à savoir où mettre les informations et aide également les participants à lire le document ultérieurement. Les informations de base devraient inclure:
- Liste des participants.
- Rendez-vous amoureux.
- Liste de sujets à discuter.
- Plan d'action décidé sur chaque sujet.
- Les responsables de la réalisation de ces actions.
Pendant la réunion
Remplissez les informations essentielles
Avant le début officiel de la réunion, renseignez les informations essentielles telles que les participants et la date. Cela évite une perte de temps inutile lors de la réunion.
Enregistrer uniquement les informations importantes
Les procès-verbaux ne doivent pas transcrire toute une réunion. Au contraire, les procès-verbaux des réunions enregistrent les tâches et les instructions importantes dans un format simplifié. Ainsi, vous devez enregistrer des informations telles que la délégation de tâches, les dates d'échéance, celles affectées à ces tâches et toute autre information apparemment pertinente. Les procès-verbaux des réunions ne doivent pas contenir de discussions générales ni d’informations tangentielles.
Demander des éclaircissements
Le procès-verbal doit refléter avec précision les points saillants de la réunion. Demandez des précisions si des informations discutées au cours de la réunion ne sont pas claires. Ne jamais deviner, ou vous risquez des informations inexactes ou des omissions. Cependant, lorsque vous demandez des éclaircissements, suivez toujours les protocoles de réunion. Certaines réunions adoptent une approche informelle, tandis que d'autres adoptent les règles de procédure structurées de Robert.
Voir les minutes passées
Les procès-verbaux actuels que vous compilez peuvent faire référence aux procès-verbaux des réunions précédentes. Cela nécessite que vous apportiez le compte rendu de la réunion passée à la nouvelle réunion pour que les informations soient facilement accessibles à tous les participants.
Après la réunion
Procès verbal de révision
Vérifiez les procès-verbaux des réunions pour rechercher des erreurs typographiques ou des phrases peu claires. Corrigez-les avant de finaliser les procès-verbaux. Toute erreur peut potentiellement semer la confusion concernant des tâches importantes.
Envoyer aux participants
Envoyez les procès-verbaux aux participants à la réunion pour approbation. Cela donne aux participants l'occasion de poser des questions ou de corriger des erreurs. Informez tous les participants si des changements se sont produits.
Finaliser et classer
Une fois que tous les participants ont approuvé le procès-verbal, signez le document de procès-verbal avec la date d'approbation indiquée à côté de la signature. Ensuite, archivez les procès-verbaux sur votre ordinateur ou dans un dossier contenant d'autres procès-verbaux. Conservez tous les procès-verbaux ensemble, ce qui facilite le transport vers les réunions futures et constitue un emplacement central si quelqu'un doit consulter les documents.
