Les départements des finances font partie intégrante d'une organisation et fournissent le carburant nécessaire à sa poursuite. En communiquant, en gérant judicieusement les fonds et en restant informés des opportunités disponibles, les services financiers peuvent garantir un flux de fonds régulier dans l'organisation.
Développer un budget précis
Les services financiers s'efforcent d'élaborer un budget réaliste indiquant clairement les dépenses de l'organisation. Ce faisant, ils aident toutes les branches de l’organisation à planifier leurs activités. Le budget doit clairement indiquer combien les départements peuvent dépenser pour chaque activité ou nécessité, par exemple pour du nouvel équipement. Pour créer un budget précis, le service des finances doit communiquer efficacement avec les chefs des autres services afin de déterminer leurs besoins et de modifier des objectifs irréalistes.
Coordonner avec d'autres départements
Un département financier doit également s’efforcer de coordonner le flux de fonds avec les activités de l’organisation, en utilisant une planification à long terme tout en se préparant aux besoins à court terme. Cela implique un timing, en s'assurant que l'organisation dispose de fonds suffisants pour ses activités en cas de besoin. En d’autres termes, si un organisme reçoit une subvention importante en novembre mais a besoin de fonds pour un nouveau projet en juillet, le département financier et les autres départements doivent déterminer s’ils peuvent obtenir des fonds suffisants ou s’engager plus tard.
Procurer des fonds
Le département des finances doit décider du montant de la dette que l’organisation devrait avoir, en gardant à l’esprit sa capacité à rembourser cette dette. Le ministère doit ensuite choisir les sources de financement - prêts, stocks et subventions - qui répondent le mieux aux besoins et aux objectifs de l’organisation. Ensuite, il doit rechercher les opportunités disponibles et les taux d’intérêt, le cas échéant, et appliquer ces opportunités. De même, le département des finances devrait investir judicieusement les fonds qu’il reçoit pour les faire grandir.
Rembourser les dettes
Les ministères des finances doivent rembourser les créanciers de leurs organisations de manière juste et dans les délais. Cela montre aux créanciers qu’on peut faire confiance à l’organisation et gère ses fonds avec sagesse, ce qui les rend plus susceptibles de continuer à investir dans l’organisation. En outre, le service financier doit décider du montant des excédents budgétaires à partager entre les actionnaires pour encourager les investissements.
Maintenir la transparence
Un service financier doit rechercher la transparence de ses opérations pour que les investisseurs, clients ou autres personnes associées à l’organisation sachent qu’ils peuvent faire confiance à son personnel. Cela signifie fournir des informations financières complètes et précises à toutes les parties prenantes. Pour atteindre cet objectif, le ministère devrait tenir des registres minutieux de toutes les transactions et communiquer clairement avec quiconque demande de l'information.
