Une HOA (association de propriétaires) est une personne morale habilitée à appliquer les lois sur les conventions convenues par les propriétaires par l’intermédiaire d’un conseil d’administration. La plupart des HOA opèrent dans des maisons en rangée ou des condominiums. Les unités unifamiliales subdivisées peuvent créer un HOA lors de la construction du développement. Il existe deux options pour gérer une HOA: par le biais d'une société de gestion ou par le biais des propriétaires. Si la HOA est gérée par les propriétaires, certains éléments et procédures doivent être examinés et pris en compte dans la gestion de la HOA.
Élection du conseil
Lorsque les propriétaires assument la responsabilité de la gestion d’un HOA, la première chose à faire est de créer un conseil d’administration. Ceci est accompli en ayant une élection pour les postes de président, vice-président, secrétaire et trésorier. Chaque unité au sein de la HOA dispose d'une voix. Si un propriétaire n'est pas présent à l'élection, il peut envoyer son vote par procuration ou par l'intermédiaire d'un autre membre de l'unité. Une fois les dirigeants élus, une réunion doit être convoquée pour examiner leurs responsabilités et les règlements de la HOA. Les règlements peuvent être ajustés en fonction de la nouvelle structure HOA avec le consentement des propriétaires.
Examen de la Convention
Une convention HOA décrit en détail les responsabilités de la direction ou du conseil d’administration impliquant le propriétaire de la maison en ce qui concerne des questions relatives aux questions de propriété internes et externes, à la responsabilité fiscale et pour assurer que les propriétaires se conforment aux règles établies et contenues dans les documents constitutifs de HOA. Si un engagement n'a pas été établi, le conseil d'administration doit travailler avec les propriétaires pour créer un engagement juste, approprié et applicable. Une fois que le pacte est établi, le conseil d’administration se réserve le droit de faire appliquer les violations qui enfreignent les règles du pacte.
Probleme juridique
Dans chaque organisation, même une HOA, il existe des problèmes juridiques à prendre en compte, tels que les problèmes d'évaluation, de constitution en société et de reporting fiscal. Lorsqu'un propriétaire de maison prend possession d'un HOA, ces éléments sont importants. La HOA doit être enregistrée auprès du bureau du secrétaire d'État concerné. Si la HOA est enregistrée, le conseil d’administration doit veiller à ce que les rapports d’état relatifs aux activités de la HOA soient archivés et à jour. Si la HOA n'est pas inscrite auprès du bureau du secrétaire d'État concerné, le conseil d'administration et les propriétaires doivent élaborer des statuts indiquant les objectifs et les activités de la HOA. Les questions de comptabilité et de déclaration fiscale sont critiques pour le fonctionnement d'une HOA. Si la HOA dispose d'un système de comptabilité, un auditeur financier devrait être chargé d'examiner les rapports comptables et les documents fiscaux afin de vérifier leur conformité aux lois fédérales et aux lois des États.
Formation HOA
Le manque de formation et de temps est l’un des problèmes rencontrés par les propriétaires qui reprennent une assurance habitation. De nombreux propriétaires ne sont pas familiarisés avec le processus organisationnel ou n'ont pas le temps de participer à la HOA. Les membres élus du conseil peuvent ne pas avoir l'expertise nécessaire pour organiser des réunions, dresser des plans, ou les compétences nécessaires pour communiquer avec les autres membres du conseil et les propriétaires. La formation HOA est disponible pour les propriétaires et les membres du conseil d’administration dans divers domaines des activités HOA, allant de la formation des membres du conseil d’administration à la création d’une communauté HOA dynamique.
