Les communications de bureau peuvent être principalement dictées par le courrier électronique et la messagerie instantanée, mais presque tous les bureaux reçoivent et traitent toujours une énorme quantité de documents. En effet, selon l’Environmental Protection Agency des États-Unis, un employé de bureau moyen traite environ 10 000 feuilles de papier chaque année, soit environ deux livres de produits de papier et de carton par jour. De meilleures procédures de gestion du courrier de bureau peuvent contribuer dans une large mesure à assurer un flux de communication interne et externe fluide.
Désigner le personnel approprié
Même les petites entreprises peuvent bénéficier de la désignation d'une personne unique pour gérer tout le courrier entrant et sortant afin de s'assurer que rien ne soit perdu ou mal acheminé vers son lieu de destination. Plus l'organisation est grande, plus le personnel doit être affecté à la réception, la collecte, la distribution et la collecte de tout le courrier et les colis de la société. Le courrier électronique devenant un choix plus populaire pour la communication et la distribution de documents officiels, la gestion du courrier en papier peut n'être qu'une partie de la description de travail d'un employé, en fonction du volume de courrier qui passe par les canaux de communication d'entreprise habituels. Pour les livraisons commerciales (par exemple, UPS, FedEx, DHL), la réceptionniste est généralement la meilleure personne pour recevoir et signer les colis entrants en raison de son emplacement privilégié. Ce n'est généralement pas une bonne idée de confier toutes les autres tâches de gestion du courrier à la réceptionniste, car cette responsabilité impliquerait souvent qu'elle laisse son bureau sans surveillance pendant de longues périodes.
Créer des organigrammes de distribution de courrier
Les gestionnaires et les employés responsables de la distribution du courrier devraient collaborer à l’élaboration de directives (à l’aide d’organigrammes, de listes de contrôle ou de tout format que votre société préfère), suivies par tous les employés, en particulier le personnel chargé de superviser la distribution et la collecte du courrier. Il doit prendre en compte chaque étape de la collecte du courrier: la collecte du courrier au centre de collecte (une boîte postale, un facteur, un bureau de poste, un personnel de livraison de colis ou une boîte aux lettres classique); rassembler à un endroit spécifique dans le bureau désigné uniquement pour le tri du courrier; distribuer soit dans des boîtes aux lettres ministérielles ou individuelles, soit directement à chaque bureau; collecter le courrier sortant et s'assurer que tout le courrier sortant est correctement adressé et tamponné; et garder la zone de collecte et de tri du courrier propre et bien approvisionnée.
Fournir les fournitures nécessaires
Assurez-vous que le poste de collecte et de distribution du courrier dispose de toutes les fournitures dont le personnel a besoin pour faire son travail. Si votre entreprise est suffisamment grande pour que la distribution du courrier se fasse de manière plus efficace en utilisant un emplacement central, installez un classeur ou un classeur de courrier robuste avec un grand nombre de casiers pour chaque département ou membre du personnel et étiquetez-les clairement. Les départements auront besoin de trous plus grands que les individus, donnez-leur donc beaucoup d'espace.Conservez une armoire ou un bureau bien approvisionné avec des rouleaux de ruban adhésif et des distributeurs de ruban adhésif. Matériau d'emballage; des enveloppes; renvoyez des étiquettes de différentes tailles préimprimées avec l'adresse de votre entreprise; poster des étiquettes de différentes tailles préimprimées avec certaines des destinations de courrier les plus courantes de votre entreprise; timbres heure et date; une échelle d'emballage; des stylos; Marqueurs; bacs de stockage; et un petit camion à main ou dolly. N'oubliez pas d'inclure un déchiqueteur et des bacs de recyclage de taille industrielle. Si votre entreprise reçoit plus de courrier qu'une personne ne peut déchiqueter ou recycler, envisagez de faire appel à une entreprise de gestion / de recyclage de documents externe pour gérer le travail à votre place.
Garder une trace de tout le courrier entrant et sortant
Créez un système de gestion du courrier électronique pour suivre tous les messages entrants et sortants. Si votre entreprise n’est que vous et un assistant, vous pouvez ignorer cette étape. Toutefois, si vous supervisez un grand service ou une grande entreprise comptant des dizaines d’employés, créez un système permettant de suivre les dates d’envoi du courrier et, le cas échéant, qui. Il est particulièrement important de créer ces systèmes si votre entreprise reçoit de nombreux documents et packages juridiques sensibles. Même dans les petits bureaux, les objets sont perdus plus souvent que vous ne le pensez; Il est préférable d'éviter ces situations frustrantes en créant une feuille de calcul Excel de base, par exemple, qui indique quand un paquet est arrivé et quand il a été réclamé par son destinataire ou son représentant.
