Au fil des siècles, les contrats sont devenus le moyen universel d’établir un accord juridiquement contraignant entre deux parties. La gestion des contrats implique l'administration des relations entre les entités, telles que les clients, les partenaires, les fournisseurs ou le personnel. Les procédures incluent des détails sur la manière de mener les activités de négociation, de mise en œuvre, de résiliation et de renouvellement.
Éléments de procédure
Votre objectif en matière de gestion des contrats est de maximiser les profits et de minimiser les risques. Des procédures clairement définies facilitent la coordination entre les parties impliquées. Les contrats commerciaux comprennent les factures, les bons de commande et les accords de partenariat. Mettre en œuvre des procédures de gestion des contrats à l'aide de systèmes logiciels ou simplement documentés sous forme de manuel.
Vos procédures doivent définir comment les exigences relatives aux produits ou services fournis sont spécifiées. Le respect des spécifications du contrat constitue souvent la base pour déterminer la qualité. Des exigences commerciales variables entraînent des modifications de contrats, comme le permettent les procédures de gestion des contrats. Mettez en place des procédures complètes de gestion des contrats afin qu'en cas de problèmes de factures litigieuses et d'obligations non satisfaites, elles soient résolues plus rapidement, car vos contrats sont robustes.
Assurez-vous de respecter les lois et règlements qui régissent la langue des contrats et les droits et responsabilités des personnes impliquées. Alors que jadis une simple poignée de main était considérée comme juridiquement contraignante, les entreprises modernes comptent désormais sur une série de documents juridiques pour effectuer leurs transactions. Expliquez comment générer quatre principaux types de contrats: contrats à prix fixe, contrats à prix coûtant, partiellement définis et lettres. Les procédures de développement et de gestion des contrats pour chaque type doivent indiquer comment répertorier le prix, définir la portée, déterminer le calendrier de livraison, évaluer le risque pour chaque partie et décrire les relations commerciales en cours (le cas échéant).
Préparez-vous à gérer différents scénarios. Pour les contrats à prix fixe, les procédures supplémentaires doivent spécifier des conditions atténuantes telles que la rédaction du contrat si la quantité exacte de matériaux n'est pas connue ou si l'activité s'étend sur une longue période. Certains secteurs, tels que le secteur de la construction, incluent des incitations dans les contrats pour motiver l'efficacité opérationnelle. Les procédures associées aux contrats à frais remboursables définissent la manière de spécifier les conditions afin que l'acheteur assume le risque financier supporté par le vendeur en convenant d'un prix qui couvre (généralement) tous les coûts plus des frais. Les règles de surveillance de ces types de contrats (généralement utilisées par des agences à but non lucratif ou des partenaires commerciaux pour lesquels le gain financier n'est pas l'objectif principal) impliquent des déclarations d'attentes claires. Mettre en place des procédures pour les contrats partiellement définis et les lettres d’entente Investir du temps et des efforts dans la mise au point de procédures complètes garantit le bon déroulement des opérations de votre entreprise.
