Pour gérer efficacement un guichet médical, qu’il s’agisse d’un petit cabinet ou d’une grande clinique, il faut mettre au point et appliquer des procédures complètes et claires qui traitent des tâches et des responsabilités nécessaires. Les procédures de bureau doivent mettre en valeur les tâches des employés, telles que décrire ce que les réceptionnistes doivent faire à l’ouverture et à la fermeture du bureau. Vous devez comprendre le fonctionnement du cabinet médical pour adapter les procédures de manière appropriée.
Les bases
Les procédures de bureau doivent indiquer comment interagir avec les clients. Les sujets pertinents incluent les salutations standard des clients (par exemple, en personne et par téléphone), les clients mécontents ou mécontents de la direction, la confidentialité des clients (par exemple, la réglementation HIPAA), ainsi que l'établissement et la notification des rendez-vous. De solides compétences en matière de service à la clientèle sont requises pour la plupart des employés de cabinet médical. Ainsi, les procédures doivent distinguer le «bon» service du «service client insuffisant». Des procédures standard en cas d'urgence ou de catastrophe naturelle, comme un incendie ou une inondation, sont nécessaires. Créez un manuel séparé pour les employés afin de discuter des politiques en matière de tenue vestimentaire, d'assiduité, de harcèlement sexuel, de paie, de vacances et d'avantages.
Records
Un cabinet médical performant gère efficacement les dossiers de ses patients. Les procédures de sauvegarde doivent être obligatoires pour les bureaux sans papier (par exemple, les informations patient stockées en ligne ou sur un programme informatique). Le manuel de la réception doit expliquer comment créer, mettre à jour et stocker les enregistrements des clients. Le manuel devrait également inclure des procédures sur la façon de rendre les dossiers inactifs, par exemple lorsque les patients déménagent. Un autre aspect important concerne les calendriers des médecins. Par exemple, en programmant deux patients par heure, un médecin peut disposer de 20 à 30 minutes de temps libre. Les procédures doivent expliquer comment planifier un nombre approprié de patients sur une base horaire et quotidienne. Les procédures peuvent également décrire une manière standard d’attribuer des salles d’examen.
Facturation
Les procédures du cabinet médical doivent détailler comment collecter les paiements des patients. Si un patient utilise une assurance, les procédures doivent expliquer quelles informations sont nécessaires pour la vérifier et pour collecter une quote-part, si nécessaire. Les procédures doivent expliquer s'il faut obtenir un paiement avant ou après la visite lorsqu'un patient paye de sa poche. Décrivez également les étapes nécessaires pour obtenir un remboursement rapide des réclamations d’assurance. Par exemple, expliquez qui codera ou identifiera les procédures médicales pour les dossiers des patients, ainsi que pour la facturation. Les procédures doivent spécifier comment gérer les comptes en souffrance, tels que ceux qui restent impayés pendant 6 mois ou 1 an.
