Beaucoup d'épiceries et de restaurants acceptent de donner de la nourriture et des boissons à des organisations caritatives; cela pourrait faire partie de leur mission de contribuer à la communauté. Traitez les dons de nourriture comme une transaction commerciale en offrant à vos donateurs une documentation adéquate. Préparez-vous à leur donner une lettre de demande et un reçu pour leur don. En guise d’incitation, vous pouvez promouvoir leur entreprise en incluant leur logo ou leur nom sur le matériel promotionnel de votre événement.
Faites une liste des restaurants et des épiceries de votre région. Inclure leurs informations de contact telles que l'adresse et le numéro de téléphone.
Préparez un script que vous lirez lorsque vous appelez les restaurants et les magasins. L’appel téléphonique initial a pour but de recueillir des informations - qui est le responsable des relations avec la communauté et si l’entreprise offre des dons alimentaires. Commencez le script avec une présentation de vous-même, de l'organisation et de l'événement. Expliquez que vous recherchez des dons en nourriture pour votre organisme de bienfaisance ou votre événement et que vous souhaitez parler à un responsable des relations avec la communauté. Terminez votre script en demandant des dons et en recueillant des informations sur le bon contact.
Appelez chaque restaurant ou supermarché. Suivez votre scénario du mieux que vous pouvez, mais soyez aimable et spontané. C'est une bonne idée de développer une relation avec le contact approprié dès le début. Il y a des chances qu'il demande une lettre de demande. Dites-leur que vous en envoyez un. Si vous devez laisser un message, donnez un résumé de 30 à 30 minutes de votre organisation, de l’événement, de ce que vous demandez et d’un numéro de téléphone. Demandez-lui de vous rappeler.
Tapez une lettre d'une page pour chaque restaurant et magasin; cette lettre expliquera la mission et l’événement de votre organisation et servira de demande écrite officielle au donateur potentiel. Personnalisez votre lettre au contact approprié. Indiquez votre statut à but non lucratif et votre numéro d'identification fiscale fédérale. Mentionnez si vous utiliserez la nourriture pour nourrir des invités, des volontaires ou les deux. Spécifiez les aliments dont vous avez besoin. Dites à votre contact que vous l'appellerez pour faire un suivi dans les prochains jours. Incluez votre nom de contact et votre numéro de téléphone.
Livrez ou envoyez votre lettre puis préparez un script de suivi. Vous lirez à partir de ce script lorsque vous appelez votre contact pour voir s’il a reçu votre lettre. Mentionnez que vous avez envoyé une lettre de demande quelques jours en arrière et que vous vérifiez qu'ils l'ont bien reçue. Répétez votre demande en demandant à votre contact s’il est disposé à faire don d’aliments ou de boissons. Quand ils diront «Oui», faites-leur savoir que vous leur apporterez un reçu pour leur généreux don.
Articles dont vous aurez besoin
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Carnet de réception vierge
Conseils
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Vous pouvez acheter des carnets de reçus vierges dans un magasin de fournitures de bureau. Certains magasins peuvent fournir des articles d’un jour provenant de la section de la boulangerie ou des fruits et légumes, qu’il est encore acceptable de servir et de préparer en repas. Utilisez votre événement comme une opportunité de développer une relation à long terme avec des donateurs potentiels, qui pourraient apprécier de faire des dons à votre organisation régulièrement à l'avenir.
