Les lettres constituent le meilleur moyen de s’assurer que les employés ou les clients sont avertis d’un changement de politique. Les gens ont tendance à ignorer les pancartes et les courriels, car ils sont bombardés chaque jour de tant de publicités et de courriels. Les lettres, en revanche, sont plus difficiles à ignorer car elles sont associées à des formalités et à des messages importants. Les lettres de notification sont simples à écrire et très efficaces.
Chargez le papier à en-tête de la société dans votre imprimante. La plupart des entreprises ont pour politique de faire en sorte que les communications officielles soient sur papier à en-tête, car cela permet de véhiculer l'idée de cohérence et d'autorité.
Ouvrez la lettre en tapant la date. Si la lettre est destinée à une personne, tapez le nom et l'adresse du destinataire. Si la lettre fait partie d'un envoi groupé d'avis similaires, ne tapez pas le nom et n'utilisez pas la fonctionnalité de fusion et publipostage de votre programme de traitement de texte pour insérer les noms.
Commencez la lettre en tapant "Cher M./Mme. (Nom)" suivi de deux points, ou pour un envoi plus général "Cher client valorisé" ou une plaisanterie similaire.
Commencez la lettre en expliquant brièvement la situation. Si vous écrivez pour annoncer de mauvaises nouvelles, comme dans un avis de livres en retard ou une facture en souffrance, expliquez le montant de la facture et son retard. Si vous écrivez pour informer les clients d'un changement de stratégie, expliquez le problème qui a créé la nécessité de le modifier.
Expliquez clairement et succinctement l’avis afin que le destinataire ne rate pas le message. Indiquez les dates pertinentes pour l'entrée en vigueur de la politique.
Donnez des informations sur l'action, telles que les délais ou les procédures que le destinataire de la lettre doit suivre. Fournissez vos coordonnées au cas où ils auraient des questions.
Fermez la lettre en remerciant l’employé ou le client de son attention et tapez votre nom. Connectez-vous dans l'espace au-dessus de votre nom.
Conseils
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Gardez la lettre brève et factuelle. Si vous vous excusez, trop de clients ou d’employés pourraient interpréter cela comme une indication qu’ils peuvent contester l’avis ou le changement de politique.
