Plus que jamais, les gestionnaires d'aujourd'hui doivent être des communicateurs efficaces - non seulement avec ceux qu'ils voient en face à face, mais aussi avec ceux qui travaillent à domicile ou au bureau satellite. S'il vous incombe de présenter deux personnes qui «se rencontreront» par courrier électronique, vous ferez ce que l'on appellera maintenant «l'introduction virtuelle». Sans le bénéfice des expressions faciales et des inflexions, il est vital d'adopter ton approprié et choisissez vos mots avec soin, en supposant qu'ils seront examinés autant pour ce que vous incluez que pour ce que vous choisissez d'omettre.
Connaissez votre public mais restez fidèle à votre objectif. Une personne doit être introduite en premier, l’autre en second lieu, choisissez donc la commande avec soin. Par exemple, si vous présentez un rédacteur et un éditeur qui travailleront ensemble à un projet, il serait approprié de présenter la personne responsable en premier. Si les deux personnes conservent le même statut mais qu'une a plus d'ancienneté, mentionnez d'abord cette personne.
Commencez par expliquer pourquoi vous faites l’introduction. Choisissez un ton qui reflète votre mission, sachant que cela pourrait également définir la teneur de la relation que vous essayez de forger. Votre ton doit aussi refléter votre style de direction et exprimer subtilement vos attentes. Par exemple, vous voudrez peut-être dire que vous êtes «ravi de créer un lien entre deux membres talentueux de votre équipe qui, autrement, n'auraient peut-être jamais la chance de travailler ensemble».
Consacrez le même temps à chaque personne, en soulignant les points clés concernant ses origines et ses talents respectifs. Vous voudrez peut-être écrire un paragraphe sur chaque personne, en terminant par les coordonnées de cette personne. Gardez l'oeil sur le ton; si vous épanchez une personne, assurez-vous d’épancher l’autre.
Énoncez vos attentes. Si vous voulez qu'ils parlent par téléphone, dites-le. Et leur donner une date limite pour le faire. Désignez une personne pour prendre l’initiative et vous signalez qu’elle a pris contact avec succès.
Fermez votre introduction virtuelle sur une note positive - probablement de la même façon que vous l'avez commencée. Soulignez vos espoirs de collaboration de production. Si vous transmettez une énergie positive, cela devrait être contagieux.
Conseils
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Comme pour tout type d'écriture, ne vous précipitez pas dans une introduction virtuelle. Il est rentable de le mettre de côté, de se tourner vers d'autres tâches et d'y revenir avec une nouvelle paire d'yeux. Essayez de le lire du point de vue de chacun, examinez vos choix de mots et apportez les modifications nécessaires avant de l'envoyer.
