Les propriétaires d'entreprise peuvent éviter les problèmes potentiels en les anticipant et en élaborant des plans de scénarios «Si oui, alors quoi? Ce n’est pas une pensée négative de prévoir une baisse des ventes, la perte d’un fournisseur clé ou une augmentation du coût des matériaux. À l'aide d'un modèle simple, vous pouvez rédiger des scénarios qui vous aideront à gérer efficacement les problèmes et les opportunités potentiels.
Identifier et rechercher
La première étape de la rédaction d'un plan de scénario consiste à développer le scénario en détail et à effectuer une recherche pour prendre en charge les éventuels impacts de l'événement. Les scénarios peuvent inclure une baisse des prix, un nouveau concurrent, un resserrement du marché du travail, une atteinte à la sécurité, la perte d'un client clé ou un sinistre tel qu'un incendie ou un ouragan. Mener des recherches sur la manière dont le scénario pourrait se développer, en recherchant des signes avant-coureurs spécifiques. Rédigez une liste des effets de dominos que le scénario pourrait avoir sur chacun de vos départements. Par exemple, une baisse des ventes peut entraîner une modification de vos plans de production, de service de la dette ou de main-d'œuvre. Dressez une liste des réponses que vous pourriez entreprendre pour traiter le scénario et ses conséquences. Vous ne vous engagez pas à inclure chacune des réponses dans votre plan, mais cela vous aide à lancer des idées. Au fur et à mesure que vous commencez à rédiger votre document, vous serez alors en mesure de déterminer si chacun d'eux est utile ou non.
Décrivez le document
Tout bon document commercial commence par un plan détaillé. Cela vous aidera à rédiger le plan de scénario de manière cohérente. Votre plan doit inclure un résumé, une description du scénario potentiel, les impacts du scénario, les solutions aux problèmes, les mesures à prendre pour saisir les opportunités, vos recommandations, un résumé et une annexe. Vous pouvez avoir plusieurs sous-sections dans certaines des sections de macro de votre document. Par exemple, dans la section traitant des impacts potentiels d'un scénario, vous pouvez répertorier les effets sur votre comptabilité, vos ressources humaines, votre informatique, votre production et vos revenus.
Écrivez vos sections dans l'ordre
Commencez à écrire votre document dans l’ordre dans lequel le lecteur le lira. Cela vous aidera à assurer un flux logique d'une section à l'autre. Cela vous évitera également de faire référence de manière générale à quelque chose que vous n'avez pas expliqué dans une section précédente. Commencez par votre résumé, qui est un aperçu de votre document. Ce résumé ne doit pas contenir de matériel de support, mais plutôt une section de «quoi» sans le «pourquoi». Vous fournirez le support dans les sections suivantes. Incluez le scénario, le problème ou l’opportunité qu’il présente et la solution que vous recommandez. Suivez les dominos qui tombent lorsqu’un scénario se produit pendant que vous écrivez les sections de votre rapport, dites au lecteur comment vous allez les traiter, puis faites vos recommandations.
Résumer et récapituler
Suivez vos recommandations avec votre résumé. Une fois vos sections rédigées, résumez vos conclusions sans les détailler. Votre article peut suivre ce modèle d’écriture classique: «Dites-leur ce que vous allez leur dire; Dis leur; Dis-leur ce que tu leur as dit. Cela vous aidera à faire passer votre message principal au début, à appuyer vos arguments, puis à réaffirmer votre message principal à la fin. Votre résumé de fin de document devrait être similaire à votre résumé, mais vous pourrez faire référence à quelques points clés de votre document dans cette section. Suivez cela avec tous les tableaux, graphiques, budgets ou autres expositions dans votre annexe.
