Lorsque les performances des employés sont inférieures aux attentes de la société, de nombreux employeurs élaborent des plans d’amélioration des performances. Le but d'un plan d'amélioration des performances est de donner à l'employé une chance de remédier aux insuffisances de performances en utilisant une méthode structurée incluant des conseils du superviseur et un suivi régulier permettant de mesurer les progrès. Certains plans d’amélioration des performances constituent la dernière possibilité pour un employé de rester en poste. Par conséquent, construisez des plans avec des directives strictes qui répertorient les conséquences dont un employé est informé lors de la rédaction du plan.
Examinez l’évaluation du rendement de l’employé pour la période d’évaluation en cours. Comparez-le avec les évaluations de performance des évaluations précédentes pour déterminer si l'employé a démontré une compétence dans le passé en ce qui concerne des problèmes d'actualité.
Énumérer les normes de performance lorsque la performance de l’employé est inférieure aux attentes. Par exemple, si les normes de performance indiquent qu'un agent du service clientèle doit maintenir une satisfaction de 85% sur les commentaires des clients, un employé dont la note n'est que de 60% doit être amélioré. Les domaines à améliorer peuvent inclure les compétences de communication, les procédures d'assistance client et éventuellement les compétences de négociation et de résolution de conflits.
Discutez des forces de l’employé et de la manière d’utiliser ces compétences pour s’améliorer dans les domaines où ses performances doivent être améliorées. Par exemple, un employé qui fait preuve d'une grande compétence dans la fourniture d'une assistance client par téléphone peut travailler à transférer ces bonnes compétences en communication lorsqu'il assiste les clients dans une interaction face à face. Demandez à l’employé de lui indiquer comment il pourrait s’améliorer, par exemple une formation professionnelle ou des conseils personnalisés de la part d’un superviseur ou d’un employé chevronné.
Spécifiez les domaines à améliorer par ordre de priorité. Les domaines critiques viennent en premier, suivis des domaines dans lesquels l'employé peut apporter des améliorations ou des ajustements mineurs. Pensez à intégrer des ajustements mineurs à améliorer s'il s'agit de solutions relativement simples que l'employé peut résoudre immédiatement.
Documenter les commentaires de l'employé et les recommandations du superviseur. Construire un plan écrit qui répertorie les défauts de performance, conformément aux normes de performance. En outre, énumérez les activités que l’employé entreprendra pour s’améliorer et les ressources nécessaires pour l’améliorer.
Planifiez les étapes pour surveiller les progrès du plan d'amélioration des performances. Par exemple, si la durée du plan est de 45 jours, des conférences de suivi hebdomadaires avec un superviseur devraient révéler des améliorations progressives.
Énoncez les conséquences de ne pas suivre les termes du plan d'amélioration de la performance. Selon les domaines et les types d’améliorations, un employé qui ne remplit pas les conditions du plan peut être destitué ou même licencié.
Obtenir l'accord de l'employé sur les termes et conditions du plan d'amélioration de la performance. Fournissez à l'employé une copie du plan et demandez-lui de le signer pour indiquer qu'il comprend les exigences et les conséquences.
Joignez une copie du plan d’évaluation des performances actuel au plan d’amélioration des performances et déposez les deux documents dans le dossier personnel de l’employé.
