Plusieurs principes généraux peuvent guider la mise en œuvre des contrôles internes par une épicerie afin de fournir une assurance raisonnable de la conservation des actifs et de la fiabilité des documents comptables. Ceux-ci incluent l'établissement de la responsabilité; séparation des tâches; commandes physiques, mécaniques et électroniques; et vérification interne indépendante. Quel que soit le contrôle interne choisi par le magasin, celui-ci doit s’inscrire dans un cadre général d’information et de communication, de suivi, d’évaluation des risques et dans un environnement de contrôle dans lequel les responsables influencent et encouragent l’intégrité.
Contrôles Préventifs
Les contrôles internes peuvent être classés en fonction de leur objectif et de leur fonction. Des contrôles préventifs, tels que l’imposition de deux signatures sur les chèques de plus de 1 000 dollars, peuvent aider à éviter les erreurs et les irrégularités. Les épiceries peuvent mettre en œuvre des protocoles de prévention des pertes, notamment en obligeant les employés à assister à des séminaires sur le comportement éthique sur le lieu de travail.
Contrôles de détective
Un autre type de contrôle interne, les contrôles de détection, alerte les entreprises lorsque des irrégularités se produisent. Un exemple évident en est un détecteur de métal d’aéroport. Selon le type d'épicerie, certains magasins peuvent être suffisamment grands et proposer une vaste gamme de marchandises pour justifier l'utilisation de systèmes de détection.
Contrôles Correctifs
Les contrôles correctifs cherchent à traiter de manière punitive et corrective les cas d’irrégularités, qu’il s’agisse de cours sur la gestion de la colère ou de destitution du délinquant. Dans ce dernier cas, le contrôle correctif peut également servir de contrôle préventif pour les autres employés.
Contrôles généraux
Les grandes ou petites entreprises de vente au détail peuvent avoir de grandes quantités d'informations comptables sensibles stockées sur leurs systèmes informatiques; cela devrait être soumis à des contrôles de traitement de l'information. Cela peut impliquer une refonte de parties importantes de ou de l'ensemble du système, de la sauvegarde de fichiers à la suppression de logiciels, en passant par l'installation d'un logiciel anti-virus.
Contrôles d'application
Dans certains packages d’applications logicielles, des contrôles interdisent certaines actions. Par exemple, dans les logiciels de comptabilité tels que QuickBooks ou Peachtree, les utilisateurs ne sont pas autorisés à effectuer des écritures au journal lorsque les débits et les crédits ne sont pas égaux.
