Les entreprises exigent généralement des formalités administratives pour tout, sauf les achats les plus modestes. Un bon de commande général réduit les formalités administratives. Par exemple, au lieu de trois douzaines de bons de commande de papier pour imprimantes au cours de la prochaine année, la société utilise un seul contrat d'achat ferme pour commander du papier pour une année. Cela permet d'économiser du temps et de l'argent, mais cela ne fonctionne pas pour chaque achat.
Conseils
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Les entreprises utilisent des bons de commande généraux lorsqu'elles ont besoin d'un approvisionnement constant en produit standardisé. Avec un bon de commande global, une entreprise peut acheter des fournitures pour un an à la fois. Le fournisseur livre toute l'année à la demande de l'entreprise.
Acheter avec une couverture PO
Un bon de commande général présente certains des avantages d’acheter en vrac. Comme il n'y a qu'un seul bon de commande, le personnel n'est plus obligé d'écrire plusieurs fois pour la même chose. En remplaçant plusieurs petits achats par un seul achat important, l'entreprise peut bénéficier de remises en gros, mais contrairement à un achat en gros, l'entreprise n'a pas à recevoir et à stocker la totalité de la quantité. Au lieu de cela, les acheteurs appellent simplement le vendeur quand ils ont besoin de se réapprovisionner.
Un bon de commande global est une version plus souple d’un ordre permanent. Les entreprises utilisent les commandes permanentes lorsqu'elles ont besoin de livraisons régulières de quantités spécifiques. Par exemple, un fabricant qui utilise 50 gallons d'acide chaque semaine peut établir un ordre permanent: Chaque lundi matin, le vendeur d'acide livre l'approvisionnement en acide de cette semaine. Si l'entreprise a besoin du même montant, mais selon un calendrier plus variable, elle utilisera probablement une commande ouverte. De cette façon, le vendeur ne livrera pas l'acide tant que l'entreprise ne le demandera pas.
Les commandes permanentes et permanentes permettent à une entreprise de gagner du temps et souvent de l’argent. Il n'est pas nécessaire de négocier les prix avec chaque envoi ou de rechercher un nouveau fournisseur, car la commande verrouille tout cela.
Utiliser des bons de commande
Un bon de commande général est un bon choix si votre société effectue de nombreux achats répétitifs ou fournit un produit ou un service normalisé. Si vous pouvez obtenir une réduction sur la quantité en allant en couverture, c'est encore mieux.
Un bon de commande global est un mauvais choix si vous ne disposez pas d'un prix ferme pour l'achat ou si le prix est sujet à modification sans préavis. C'est risqué si vous n'êtes pas sûr que le produit ou le service est d'une qualité suffisante pour répondre à vos besoins. Dans ces situations, il est souvent plus prudent de conserver plusieurs commandes d'achat jusqu'à ce que vous trouviez un fournisseur fiable.
Le bon de commande général doit définir les prix, les quantités, les conditions et les conditions de facturation. Il devrait préciser la durée de l'accord et inclure une clause de résiliation. Même après l’application de l’accord, surveillez vos achats. Si votre entreprise finit par commander plus que ce que prévoit l'accord, vous n'obtiendrez pas le prix garanti sur les biens supplémentaires.
