Les chèques de banque et les chèques certifiés sont deux types de «chèques officiels», un chèque dont l’effacement est garanti. Les deux types de chèques officiels sont vérifiés et garantis par la banque émettrice. Cependant, ils ne sont pas les mêmes. Il existe quelques différences essentielles entre un chèque de banque et un chèque certifié, notamment le compte sur lequel chaque type de chèque est tiré. Avec un chèque de banque, la banque retire des fonds du compte du donneur d’ordre, puis écrit le chèque sur ce compte séquestre pour garantir le paiement. Avec un chèque certifié, le chèque est tiré sur le compte du payeur avec une garantie de la banque que le compte contient des fonds suffisants pour couvrir la transaction.
Qu'est-ce qu'un chèque de banque?
Un chèque de banque, également appelé chèque de banque, est un chèque émis et garanti par une banque. Lorsqu'un titulaire de compte chèque obtient un chèque bancaire, la banque retire le montant spécifique de l'argent du compte chèque du donneur d'ordre et la transfère dans un compte séparé. Dans presque tous les cas, une personne doit avoir un compte courant auprès de la banque pour pouvoir utiliser un chèque. Ensuite, lorsque le chèque est encaissé ou déposé par son destinataire, les fonds sont retirés de ce compte sécurisé. L’argent étant prélevé directement sur le compte du donneur d’ordre et mis de côté pour le destinataire, un chèque de banque ne peut pas être remboursé.
Qu'est-ce qu'un chèque certifié?
Un chèque certifié ne consiste pas à retirer des fonds du compte du payeur pour garantir le paiement. Au lieu de cela, l’attestation de la banque selon laquelle la signature du payeur est légitime et s’il dispose de fonds suffisants sur son compte constitue la sécurité offerte par l’utilisation d’un chèque certifié. Lorsqu'un chèque certifié est déposé ou encaissé, les fonds sont prélevés directement sur le compte indiqué sur le chèque.
Lorsque la banque certifie un chèque, elle bloque le montant de celui-ci sur le compte du donneur d’ordre afin d’assurer son encaissement ou son dépôt. Cependant, cela peut être moins sécurisé que de travailler avec un compte séquestre comme le ferait un chèque de banque. Les banques imposent souvent des restrictions pour accroître la sécurité des chèques qu'elles certifient. Ces restrictions incluent généralement des conditions telles que:
- vide après 90 jours
- nul si la signature est réputée frauduleuse
- Nul si le chèque a été certifié par erreur
Une banque n'est pas obligée d'honorer un chèque certifié frauduleux. C’est aussi vrai dans les cas où la signature du payeur est légitime, mais pas dans la certification, comme dans les cas où la signature et la certification sont contrefaites. Ce dernier scénario est un incident de vol d'identité. Lorsque la banque détermine que le chèque certifié est un faux, son auteur peut être tenu pour responsable du coût du chèque et des dommages que ses actes font subir aux autres personnes impliquées dans la transaction.
Pourquoi les entreprises utilisent des chèques de banque et des chèques certifiés
Les entreprises utilisent des chèques certifiés et des chèques de banque, car elles constituent un moyen plus sûr de payer et d’être payé. Avec un chèque personnel, la seule garantie dont dispose le destinataire est la promesse du payeur que le chèque sera effacé, ce qui n’est aucune garantie. L'utilisation de chèques de banque ou de chèques certifiés est plus sûre que l'utilisation d'espèces pour effectuer des achats, car:
- Si un paiement doit être annulé, le vendeur peut facilement annuler le chèque auprès de la banque émettrice.
- Il existe un enregistrement de la date à laquelle un chèque a été créé et à quel moment il a été déposé, de sorte qu'il est possible de résoudre les litiges avec de la documentation.
Une autre raison pour laquelle les entreprises, et dans certains cas, les particuliers, utilisent des chèques de banque est qu’ils ne contiennent pas le numéro de compte du payeur, tel qu’un chèque personnel. En utilisant un chèque de banque de cette manière, une entreprise peut réduire ses chances de devenir une cible de fraude d'identité.
Les entreprises utilisent des chèques certifiés et des chèques de banque pour effectuer des achats importants qu'il est difficile de faire avec de l'argent comptant, bien qu'un chèque de banque valide ou un chèque certifié équivaut à de l'argent comptant. En tant que tel, un fournisseur peut en accepter un sans avoir à se préoccuper de la cote de crédit du payeur. Souvent, les chèques de banque et les chèques certifiés remplacent les espèces, car ils sont plus sûrs à transporter et à garantir. En plus de ces avantages, il est plus facile de protéger un chèque contre toute perte. Vous ne pouvez pas non plus comptabiliser un chèque de la même manière que vous pouvez le faire.
Dans certains cas, une banque est tenue de payer un chèque certifié à partir de ses fonds. La question de savoir si la banque est responsable d'un chèque certifié dépend des circonstances entourant l'incident. Lorsque la certification figurant sur le chèque est falsifiée, la banque n’est pas tenue de la payer. Mais lorsque la banque certifie un chèque par erreur, le chèque peut toujours être légitime et la banque peut être tenue de payer le destinataire.Lorsqu'un problème lié à un chèque certifié empêche le payeur de l'utiliser, il peut demander réparation à la banque ou au client pour les dommages qui lui sont liés, en fonction de la partie qui est considérée comme étant la partie négligente en vertu de la règles imposées par le Code de commerce uniforme.
Avantages des chèques de banque et des chèques certifiés
Les chèques bancaires et les chèques certifiés ont un avantage considérable sur les chèques personnels et le crédit; ils sont garantis. Même un payeur bénéficiant d'un excellent crédit peut faire défaut sur son paiement ou déclarer faillite, ce qui met la destinataire dans la position difficile qui consiste à recouvrer les dettes qui lui sont dues. Dans les cas où un payeur défaillant déclare faillite, le créancier pourrait ne jamais être payé ou être obligé de payer pour recevoir une partie du montant total dû par le payeur.
Les chèques personnels ne garantissent pas non plus que le destinataire sera payé. Un chèque peut «rebondir», ce qui signifie que les fonds du compte chèque du payeur sont insuffisants pour le couvrir et que le destinataire peut subir une perte financière. Bien qu'une victime d'un chèque sans provision puisse engager une action en justice pour obtenir réparation des dommages subis d'un chèque sans provision, il s'agit d'un processus long et coûteux qui peut coûter plus cher à la victime que si le chèque avait été réglé..
Le fait d’obliger un acheteur à utiliser un chèque de banque ou un chèque certifié apaise le souci du vendeur de se faire payer rapidement et intégralement.
Pourquoi une entreprise choisirait-elle un chèque certifié plutôt qu'un chèque de banque ou un vice-versa?
Généralement, les entreprises choisissent les chèques de banque plutôt que les chèques certifiés. Les chèques de banque sont de plus en plus utilisés par les entreprises car les risques de falsification des chèques sont réduits. Ils sont l'option la plus sûre. Un chèque certifié peut être falsifié de différentes manières et un chèque certifié falsifié peut entraîner des difficultés juridiques et des dépenses pour toutes les parties impliquées dans la transaction.
Lorsque l'un ou l'autre type de chèque officiel est perdu, détruit ou volé, la banque émettrice peut exiger un paiement en garantie ou en cautionnement avant l'émission d'un nouveau. De plus, la banque a le droit de refuser d'honorer un chèque s'il a été modifié de quelque manière que ce soit, même si la signature et la certification sont légitimes. Par exemple, modifier le montant d'un chèque certifié, même si le compte du donneur d'ordre contient suffisamment de fonds pour le couvrir, peut entraîner l'annulation du chèque. Lorsque la banque refuse à tort un chèque légitime, elle peut être tenue pour responsable des dommages que l'une ou l'autre des parties impliquées dans la transaction subit en raison de l'erreur de la banque.
Comment ouvrir un compte bancaire d'entreprise
Pour rédiger des chèques certifiés de votre entreprise, vous devez créer un compte courant pour l’entreprise. Un compte bancaire commercial légitime votre entreprise. Si vous n'avez pas de compte courant d'entreprise, vous pouvez obtenir un chèque bancaire auprès d'une banque ou d'une caisse populaire, ou vous pouvez utiliser un mandat pour effectuer un achat plus important. En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez disposer d'un compte courant pour votre entreprise, car il fournit une couche supplémentaire de protection juridique en créant une entité distincte de vous en tant qu'individu. Si votre entreprise est poursuivie en justice, vos actifs sont protégés lorsque ceux-ci sont conservés dans un compte séparé. Avoir un compte professionnel séparé vous facilite également la gestion des transactions de ventes et de dépenses et la gestion de la facture fiscale de votre entreprise.
Vous devrez peut-être ouvrir quelques comptes bancaires pour votre entreprise si vous ne savez pas si un compte est suffisant ou si vous avez besoin de plusieurs comptes pour plusieurs dépenses et sources de revenus. Parlez à un conseiller commercial ou financier pour déterminer la bonne réponse pour vous et votre entreprise.
Recherchez la bonne banque pour ouvrir votre compte commercial et tout autre compte de votre choix, comme une carte de crédit professionnelle. Différentes banques offrent différentes options de gestion des comptes, et certaines offrent des services spécialisés pour des secteurs spécifiques. La banque dans laquelle vous avez votre compte personnel pourrait être la bonne pour votre compte professionnel, mais faites vos recherches au lieu d’utiliser cette banque car c’est facile.
Avec vos réponses, votre identifiant fiscal fédéral et votre raison sociale, dirigez-vous vers la banque pour ouvrir le compte. Vous pouvez également ouvrir votre compte en ligne auprès de certaines banques. Vous devrez fournir la preuve que votre entreprise est enregistrée auprès de l'État où elle est basée et que vous en êtes le propriétaire.
Vous devez également ouvrir un compte marchand pour que votre entreprise accepte les paiements des clients. Si vous prévoyez recevoir des paiements par carte de crédit, ouvrez un compte marchand de carte de crédit. Lors de la création de ces comptes bancaires, vous pouvez également configurer des comptes de paiement en ligne sur des plates-formes telles que PayPal ou Dwolla et les associer à votre compte de commerçant, ce qui facilitera le transfert direct des fonds des ventes sur vos comptes. Conservez une trace complète de tous vos comptes bancaires et des plates-formes en ligne auxquelles ils sont liés. L’utilisation de chèques certifiés et de chèques bancaires est un moyen d’effectuer et de recevoir des paiements sécurisés, mais lorsque vous effectuez des transactions en ligne, vos mesures de sécurité des enregistrements et de sécurité, telles que les mots de passe forts, sont vos meilleurs outils contre la fraude. Dans vos dossiers, assurez-vous de garder une trace de:
- toutes les dépenses d'entreprise, telles que les salaires des employés et les coûts d'acquisition de l'équipement
- vos taxes d'affaires
- tous les revenus d'entreprise
- les dons de charité faits par l'entreprise
Avec la banque de votre choix, vous pouvez obtenir des chèques de banque et des chèques certifiés pour les utiliser selon vos besoins. Ces types de contrôle sont souvent utilisés pour acheter de gros équipements, tels qu'un véhicule de société ou des machines spécialisées. Vous pouvez également utiliser ce type de chèque pour payer le dépôt de garantie et le loyer du premier mois d’un nouveau bail de bureau ou de magasin. Avec un chèque officiel, vous avez l’assurance que votre paiement sera accepté et que l’autre partie peut être assurée que le chèque rédigé par votre entreprise sera effacé.
