Lorsqu'un projet de construction est mis aux enchères, son propriétaire recherche un entrepreneur responsable et qualifié pour effectuer les travaux à un coût raisonnable. Le processus de candidature garantit que les soumissionnaires potentiels travaillent à partir des mêmes informations, ce qui leur permet de comparer non seulement les prix, mais également la minutie de la soumission.
Les chances de réussite du projet augmentent considérablement lorsque le propriétaire prépare des informations factuelles complètes à l'intention des soumissionnaires. Cette information s'appelle un paquet d'offre ou des documents d'offre. Ces documents incluent les plans de projet, les spécifications, les listes de quantités, les informations de programme et les données sur tout équipement ou produit spécifique à utiliser. Des informations pertinentes sur les conditions du site sont également incluses. Une copie du contrat à signer fait souvent partie de la trousse afin de donner aux entreprises soumissionnaires le temps de l'examiner également. Les documents de soumission, pris ensemble, deviennent généralement partie intégrante du contrat du soumissionnaire retenu. Les quantités des offres et les prix unitaires contrôlent le montant des paiements en cours pendant la durée du projet.
Les offres publiques, ou celles avec une agence ou un propriétaire gouvernemental, suivent des règles différentes de celles des offres privées. Ils doivent être annoncés à l'avance et permettent à tout entrepreneur qualifié de soumissionner s'il le souhaite. Les propriétaires privés peuvent choisir de limiter le processus aux entrepreneurs qu’ils ont sélectionnés en tant que soumissionnaires.
Lorsque les soumissionnaires reçoivent les dossiers de candidature, ils affilent leurs crayons ou lancent leur logiciel d'estimation, et déterminent les coûts et la disponibilité des matériaux, la main-d'œuvre et les équipements nécessaires, l'ordre des travaux et les échéanciers. Les problèmes surviennent parfois lorsqu'ils considèrent un projet. Un exemple serait de trouver qu'un composant important a un long délai de livraison qui sera en conflit avec le calendrier de construction souhaité par le propriétaire. Un autre problème typique se produit lorsque les quantités fournies par le propriétaire ne correspondent pas aux quantités telles que définies par le soumissionnaire. Les questions sont adressées en demandant des éclaircissements au propriétaire. Un propriétaire responsable répondra à ces questions et partagera des informations nouvelles ou mises à jour avec tous les soumissionnaires.
Les visites sur site sont souvent organisées de manière à permettre aux contractants d'identifier les problèmes potentiels, tels que les problèmes d'accès, les conflits avec les structures existantes ou les améliorations pouvant être coûteux.
Lorsque la date de l'offre arrive, les agences gouvernementales peuvent ou non ouvrir des offres publiquement. Certaines agences exigent que la soumission soit attribuée au plus bas soumissionnaire. Cela est parfois problématique en ce que le plus bas soumissionnaire peut avoir commis une erreur ou autrement mal calculé le coût réel du projet, ce qui peut conduire à des économies de coûts ou à des travaux non conformes aux normes pendant la construction. Les propriétaires privés ne disposent généralement pas d'enchères publiques. Ils ont toute latitude pour utiliser des critères autres que le prix pour choisir un entrepreneur. Un contractant peut avoir un prix plus élevé, mais peut avoir identifié des économies de temps permettant de mettre le projet en ligne plus rapidement, par exemple.
Quel que soit le processus suivi, public ou privé, la soumission est évaluée en fonction de son exhaustivité. Un entrepreneur qui a exclu une partie des travaux, par exemple, peut être considéré comme "irrecevable" et cette offre peut être rejetée. Les informations qui ont été demandées mais qui n’ont pas été fournies, peut-être concernant l’assurance ou une liste de projets antérieurs, peuvent également constituer un motif de rejet d’une offre. Les contractants doivent veiller à inclure tous les documents demandés.
À la fin d'un processus d'appel d'offres bien géré, les offres donnent aux propriétaires de projet des critères objectifs permettant de sélectionner le meilleur entrepreneur pour les travaux.
