Malgré les avancées technologiques en matière de communication électronique, les télécopieurs restent un moyen important de diffusion des documents à partir de 2015. Les pages de garde des télécopies jouent un rôle important pour alerter les destinataires sur les destinataires et les contenus du fax.
Expéditeur et destinataire
L'une des principales fonctions d'une page de garde de télécopie est d'identifier l'expéditeur et le destinataire du document. Bien que les feuilles de couverture soient facultatives, un manque d'informations de contact de base peut entraîner des pertes de transmission. Si le destinataire prévu ne récupère pas le fax, l'alerte "Destinataire" sur la page de garde aide le document à parvenir à la bonne personne. En outre, un destinataire de télécopie qui reconnaît le nom de l'expéditeur peut adresser le document plus rapidement. De nombreuses entreprises ont des feuilles de couverture de fax basées sur des modèles, avec leurs noms et logos déjà imprimés sur la page.
Détails du document
Une page de garde de télécopie typique comporte également une section indiquant le motif de l'envoi de la télécopie ou des commentaires sur la pièce jointe. Cette section est utile lorsqu'un expéditeur s'inquiète de savoir si quelqu'un prendra la transmission au sérieux. Si une entreprise soumet une offre non sollicitée, par exemple, la page de couverture peut indiquer l'avantage pour le destinataire de la lecture complète du contenu. Les détails des documents peuvent également rappeler au destinataire que les documents télécopiés font suite à une discussion ou à un accord précédent.
Numéros de date et de page
La date de transmission et le nombre de pages envoyées sont également des éléments communs sur la page de couverture. Les deux sont importants pour la tenue des dossiers et la précision. Une date sur un fax permet à l'expéditeur de prouver qu'il a respecté un délai particulier. Le nombre de pages du fax est très important pour éviter les transmissions incomplètes. Une page de garde peut indiquer "5 pages, page de garde comprise". Cela alerte le destinataire que la transmission doit contenir cinq pages au total. S'il en manque, le destinataire peut avertir l'expéditeur du document incomplet.
Détails supplémentaires
Une page de couverture de télécopie est également utilisée pour transmettre des informations sur la confidentialité et la sécurité avec certains documents. Les agences gouvernementales, les institutions financières et les bureaux juridiques sont parmi les organisations qui pourraient avoir des déclarations de confidentialité ou de confidentialité sur une page de garde. Cette déclaration alerte le destinataire sur la nature délicate de la pièce jointe et contribue à garantir la responsabilité dans la protection des documents confidentiels. Les télécopies peuvent également lier légalement le destinataire aux exigences contractuelles ou réglementaires. Certaines entreprises utilisent des transmissions par fax pour envoyer des documents analogues à des mémos et incluent uniquement la page de couverture avec un résumé ou un message bref sur une page.
